学校后勤零星采购制度

PAGE学校后勤零星采购制度一、总则（一）目的为规范学校后勤零星采购行为，加强对采购活动的管理与监督，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障学校教学、科研及日常工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校后勤部门涉及的各类零星采购活动，包括但不限于办公用品、教学用品、维修材料、小型设备及服务等采购项目，单次采购金额在[X]元以下的采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校及供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现性价比最优。4.诚信原则：学校与供应商应诚实守信，严格履行采购合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立后勤零星采购领导小组（以下简称“领导小组”），负责对后勤零星采购工作进行决策和指导。领导小组由学校分管后勤工作的领导担任组长，后勤部门负责人、财务部门负责人及相关职能部门代表为成员。其主要职责包括：1.审议后勤零星采购管理制度及相关政策；2.审批年度后勤零星采购预算；3.对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门后勤部门作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。其主要职责包括：1.根据学校教学、科研及日常工作需要，编制后勤零星采购计划；2.按照采购流程，组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动；3.负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况；4.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料；5.定期向领导小组汇报采购工作进展情况。（三）采购监督部门学校纪检监察部门负责对后勤零星采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公正透明。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，对采购过程中的违规行为进行调查处理；2.受理供应商及学校内部人员对采购活动的投诉举报，并及时进行核实处理；3.参与重大采购项目的开标、评标等活动，对采购过程进行现场监督。（四）财务部门职责财务部门负责对后勤零星采购资金进行审核与管理，确保资金使用合理、合规。其主要职责包括：1.审核采购预算，确保采购资金安排合理；2.对采购合同进行财务审核，监督合同执行过程中的资金支付情况；3.负责采购资金的结算与报销工作，严格按照财务制度进行账务处理。三、采购预算管理（一）预算编制后勤部门应根据学校年度工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度后勤零星采购预算。预算编制应遵循“统筹兼顾、合理安排、勤俭节约”的原则，详细列出各类采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容。采购预算应报领导小组审批后执行。（二）预算调整在预算执行过程中，如因学校教学、科研及日常工作需要发生重大变化，导致原采购预算无法满足实际需求时，后勤部门应及时编制预算调整方案，报领导小组审批。预算调整方案应详细说明调整的原因、项目内容、金额及调整后的预算安排等情况。（三）预算执行监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行统计分析，确保采购资金严格按照预算执行，杜绝超预算采购行为。如发现预算执行过程中存在问题，应及时督促后勤部门进行整改。四、采购流程（一）采购申请学校各部门根据教学、科研及日常工作需要，填写《后勤零星采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交至后勤部门。（二）采购审批后勤部门收到采购申请后，应组织相关人员对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于金额较大或涉及重要物资及服务的采购申请，应提交领导小组审批。经审批同意后的采购申请，方可进入采购流程。（三）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小及市场情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.询价采购：适用于采购规格、标准统一，市场货源充足且价格变化幅度较小的采购项目。后勤部门应向至少三家符合资质要求的供应商发出询价单，供应商根据询价单要求报价。后勤部门根据报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。2.竞争性谈判采购：适用于采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。后勤部门应成立谈判小组，与不少于三家符合资质要求的供应商进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采用单一来源采购方式的，后勤部门应填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由，并经领导小组审批后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。（四）采购实施1.招标采购：对于符合招标条件的采购项目，后勤部门应按照国家及学校相关招标规定，组织招标采购活动。招标采购应发布招标公告，邀请符合资质要求的供应商参与投标。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。后勤部门应与中标供应商签订采购合同。2.询价采购、竞争性谈判采购及单一来源采购：后勤部门应按照选定的采购方式，与供应商进行沟通协商，确定采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。（五）合同签订与履行采购合同签订后，后勤部门应及时将合同副本送财务部门备案。在合同履行过程中，后勤部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并按照合同约定进行处理。（六）验收与付款1.验收：采购项目到货后，后勤部门应组织相关人员按照采购合同及验收标准进行验收。验收内容包括货物的规格、数量、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应填写《后勤零星采购验收单》，并签字确认。对于验收不合格的采购项目，后勤部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。2.付款：财务部门根据采购合同及验收单，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，原则上应通过银行转账方式支付。对于符合财政集中支付条件的采购项目，应按照财政集中支付规定办理支付手续。五、供应商管理（一）供应商准入1.后勤部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供质量合格、价格合理的商品或服务。2.供应商应向后勤部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、产品质量认证文件、业绩证明材料等相关资质证明文件。后勤部门对供应商提交的资料进行审核，审核合格后将供应商纳入学校后勤零星采购供应商名录。（二）供应商评价与考核1.后勤部门应定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价与考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下应优先选择其供货；对于不合格供应商，应及时将其从供应商名录中剔除，并停止与其合作。（三）供应商动态管理后勤部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商名录。对于新出现的符合资质要求的供应商，应及时纳入名录；对于已列入名录的供应商，如出现经营状况恶化、违法违规行为等情况，应及时进行调整。同时，应定期向供应商反馈学校的采购需求和意见建议，加强与供应商的沟通与合作。六、采购档案管理后勤部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中的各类文件资料进行妥善保管。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购方式选择文件、采购合同、验收单、发票等相关资料。采购档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，并指定专人负责保管。采购档案的保管期限应按照国家及学校相关规定执行，一般为[X]年。七、监督与检查（一）内部监督学校纪检监察部门、财务部门及审计部门应定期对后勤零星采购活动进行内部监督检查。监督检查内容包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况、采购资金使用情况等方面。对于发现的问题，应及时督促整改，并按照学校相关规定进行处理。（二）外部监督接受学校教职工及社会公众的监督。对于教职工及社会公众提出的意见和建议，应认真对待，及时处理，并将处理结果进行反馈。同时，应积极配合上级主管部门及相关监管部门的监督检查工作，如实提供采购活动相关资料，接受监督检查。八、责任追究（一）对学校内部人员的责任追究1.学校内部人员在采购活动中如有违反本制度规定，存在违规操作、滥用职权、谋取私利等行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.给学校造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（二）对供应商的责任追究1.供应商在采购活动中如有违反法律法规及采购合同约定