大连港公司采购制度

PAGE大连港公司采购制度一、总则（一）目的为规范大连港公司（以下简称“公司”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划和预算，根据公司需求编制采购申请。2.组织供应商选择、评审和管理，建立供应商数据库。3.执行采购合同签订、履行和验收等工作。4.收集、整理采购信息，分析采购数据，提出改进建议。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购评审，负责采购物资的验收和使用。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额和性质，按照公司审批权限规定，提交相应层级的领导审批。3.对于重大采购项目，需经采购决策委员会审议通过。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批后的采购申请表，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购方式、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导备案。（四）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，筛选出符合要求的供应商。2.供应商评审：采购部门定期对供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评审结果，对供应商进行分类管理。3.供应商选择：采购项目实施前，采购部门根据采购需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于单一来源采购项目，需提供充分的理由和审批文件。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同经公司法律部门审核后，由采购部门负责人与供应商签订。重大采购合同需经公司领导签字确认。（六）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.采购过程中出现问题或变更时，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题，并按规定办理变更手续。（七）验收与付款1.验收：物资到货后，需求部门按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，经部门负责人签字确认。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商补货、换货或退货。2.付款：财务部门根据验收报告和采购合同约定，审核采购发票等付款凭证，办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度规定，确保资金安全。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门按照国家法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标条件不具备、时间紧迫或需要与供应商进行谈判的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判，谈判过程中应明确采购需求、质量标准、价格等关键条款，通过多轮谈判确定成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购部门根据报价情况，选择价格合理、信誉良好的供应商成交。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.审批程序：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据，经公司相关部门审核后，报公司领导审批。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和业务需求，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算草案经财务部门审核后，提交公司预算管理部门汇总，纳入公司年度预算。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照采购预算执行采购任务，控制采购支出。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序办理。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进建议。（三）预算考核公司建立采购预算考核制度，对采购部门预算执行情况进行考核。考核指标包括采购预算完成率、采购成本节约率等。考核结果与采购部门绩效挂钩。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期评估供应商信用状况。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。2.质量风险管理：严格采购物资验收标准，加强质量检验。要求供应商提供质量保证文件，对重要物资进行抽检或监造。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格预警机制。通过招标、询价等方式，合理确定采购价格。与供应商协商签订价格调整条款，降低价格波动风险。4.法律风险管理：采购合同签订前，由公司法律部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识。（三）风险监控与改进1.采购部门定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况，采取相应的应对措施。2.根据风险监控结果，总结经验教训，不断完善采购风险管理体系，提高风险管理水平。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门负责收集与采购活动相关的信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。2.对收集到的信息进行整理、分类和归档，建立采购信息数据库，以便查询和使用。（二）信息分析与利用1.采购部门定期对采购信息进行分析，为采购决策提供依据。分析内容包括采购成本分析、供应商绩效分析、市场趋势分析等。2.根据信息分析结果，提出改进采购工作的建议和措施，优化采购流程，提高采购效益。（三）信息保密采购部门应加强对采购信息的保密管理，制定信息保密制度，明确信息保密责任。对涉及公司商业秘密和敏感信息的采购资料，应严格保密，防止信息泄露。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购违规行为的举报。对举报事项