大数据采购制度

PAGE大数据采购制度一、总则（一）目的为规范公司大数据采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及大数据相关的软硬件设备、数据资源、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益原则：以提高公司大数据应用效益为出发点，合理选择采购方式和供应商，确保采购资金的合理使用。4.风险防控原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和防控，保障公司利益。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展需要，结合大数据战略规划，提出大数据采购需求。需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、预算金额等内容。2.需求提出部门应对需求的必要性、可行性进行充分论证，确保需求合理、准确。（二）需求审核1.采购部门收到需求后，组织相关技术专家、财务人员等对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、合规性、技术可行性、预算合理性等。2.对于重大采购需求，应提交公司管理层进行审批。（三）需求变更1.在采购过程中，如因业务发展变化等原因需要变更采购需求，需求提出部门应及时提交变更申请，并说明变更的原因、内容、对采购进度和成本的影响等。2.采购部门收到变更申请后，按照需求审核流程进行审批，审批通过后方可实施变更。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的大数据采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的大数据采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的大数据采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的大数据采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的大数据采购项目，可以采用询价方式采购。四、采购流程（一）采购计划制定1.采购部门根据需求审核结果，结合公司采购预算和采购周期，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、时间安排、责任人等内容。2.采购计划经审批通过后，作为采购活动的执行依据。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，并建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商名单。2.供应商评估组织相关人员对筛选出的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、业绩、技术实力、产品质量、服务水平、价格等方面。可以采用实地考察、问卷调查、数据分析、第三方评估等方式进行评估。3.供应商选择根据评估结果，选择综合实力较强、信誉良好、价格合理、能够满足采购需求的供应商作为中标候选人或成交供应商。对于重大采购项目，应采用集体决策的方式确定供应商。4.供应商管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商绩效评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、服务水平等进行评估，根据评估结果对供应商进行奖惩。对供应商的信息进行动态管理，及时更新供应商数据库。（三）采购合同签订1.采购部门根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等内容。2.采购合同经双方审核无误后，由法定代表人或授权代表签字并加盖公章。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。（四）采购执行与监控1.采购执行采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。对于采购过程中出现的问题，及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题。2.采购监控建立采购监控机制，对采购过程进行全程监控。监控内容包括采购计划执行情况、采购方式合规性、供应商选择公正性、采购合同履行情况等。定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时整改。（五）验收与付款1.验收采购项目完成后，采购部门组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量标准、技术参数等方面。验收合格后，由验收人员签署验收报告。2.付款采购部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行。财务部门对付款申请进行审核，审核无误后支付款项。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门组织相关人员对大数据采购过程中可能存在的风险进行识别，识别内容包括市场风险、技术风险、质量风险、合同风险、供应商风险、法律风险等方面。2.可以采用风险矩阵、德尔菲法、头脑风暴法等工具进行风险识别。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.可以采用定性评估和定量评估相结合的方式进行风险评估。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于重大风险，应制定专项风险应对方案，并报公司管理层审批。六、采购档案管理（一）档案收集采购部门负责收集采购活动过程中产生的各类文件资料，包括采购需求文件、采购计划、采购合同、供应商资料、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理对收集到的文件资料进行分类、整理、编号，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管将整理好的档案资