大宗食品采购询价制度

PAGE大宗食品采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司大宗食品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，保证所采购食品的质量安全，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及大宗食品采购的部门和项目，包括但不限于食堂食材采购、员工福利食品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.质量优先原则：在保证质量的前提下，进行价格比较，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。4.成本效益原则：通过合理询价和供应商选择，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求确认1.使用部门提出需求：各使用部门根据实际工作或业务需求，提前填写《大宗食品采购需求申请表》，详细注明所需食品的品种、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.审核与调整：采购部门收到申请表后，对需求进行审核，如有必要，与使用部门沟通调整需求，确保需求准确清晰。（二）供应商选择1.建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，对供应商进行资质审查和实地考察，建立合格供应商库。2.确定询价对象：根据采购需求，从供应商库中选取若干家符合条件的供应商作为询价对象。选取时应考虑供应商的信誉、产品质量、价格水平、供货能力等因素。（三）询价文件编制1.编制询价文件：采购部门根据采购需求和供应商情况，编制《大宗食品采购询价文件》。询价文件应包括询价函、采购需求明细、报价要求、质量标准、交货方式、付款方式等内容。2.审核与发放：询价文件编制完成后，由采购部门负责人审核，确保文件内容准确无误。审核通过后，将询价文件发放给选定的供应商。（四）报价收集1.供应商报价：供应商在收到询价文件后，应按照要求在规定时间内填写报价单，注明所供食品的品种、规格、数量、单价、总价、交货时间等信息，并签字盖章后回复采购部门。2.报价整理：采购部门对供应商的报价进行整理，将相同食品的不同供应商报价进行汇总，形成报价比较表。（五）询价评审1.组建评审小组：由采购部门、使用部门、质量控制部门等相关人员组成询价评审小组，负责对供应商的报价和其他相关因素进行评审。2.评审内容：评审小组根据询价文件要求，对供应商的报价、产品质量、信誉、供货能力、售后服务等方面进行综合评审。评审过程中，可要求供应商对报价或其他疑问进行澄清说明。3.确定中标供应商：评审小组根据评审结果，按照综合得分或性价比等原则，确定中标供应商。中标供应商应在满足采购需求的前提下，具有最低的价格或最佳的综合优势。（六）合同签订1.采购合同起草：采购部门根据评审结果，起草与中标供应商的采购合同。合同应明确双方的权利义务、食品品种规格数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.合同审核与签订：采购合同起草完成后，由公司法务部门或相关专业人员进行审核，确保合同合法合规。审核通过后，由公司授权代表与中标供应商签订采购合同。三、询价文件要求（一）基本内容1.询价函：明确询价的目的、范围、要求等，告知供应商询价的相关事项。2.采购需求明细：详细列出所需大宗食品的品种、规格、数量、质量要求等信息，确保供应商清楚了解采购需求。3.报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等，要求供应商按照统一标准进行报价。4.质量标准：明确所采购食品应符合的国家、行业或企业质量标准，作为供应商报价和供货的依据。5.交货方式：说明食品的交货地点、交货时间、运输方式等要求。6.付款方式：明确公司的付款方式和时间节点，如预付款比例、验收合格后付款期限等。（二）格式规范1.字体字号：询价文件应使用统一的字体和字号，一般标题用二号宋体，正文用四号宋体，确保文件清晰易读。2.排版格式：采用规范的排版格式，如段落间距、页边距等应符合公文排版要求，使文件整体美观整齐。3.编号页码：对询价文件的各部分内容进行编号，方便查阅和引用。同时，标注页码，便于供应商阅读和理解文件内容。（三）语言表达1.准确清晰：询价文件的语言表达应准确无误，避免模糊不清或歧义性的表述，确保供应商能够准确理解采购需求和报价要求。2.简洁明了：在保证内容完整的前提下，尽量简洁明了，避免冗长复杂的句子和过多的修饰词，以便供应商快速获取关键信息。3.专业规范：使用专业术语和行业规范表述，体现询价文件的专业性和严肃性，符合相关法律法规和行业标准的要求。四、报价要求（一）报价内容1.食品品种规格：详细列出所供食品的具体品种、规格型号，确保与询价文件要求一致。2.单价总价：分别注明每个品种食品的单价和总价，总价应根据单价和数量准确计算得出。3.交货时间：明确食品的交货时间，应符合询价文件规定的交货期限要求。4.其他费用：如运输费、包装费、税费等其他可能产生的费用，应单独列出或包含在总价中说明。（二）报价格式1.统一模板：供应商应按照采购部门提供的统一报价格式进行报价，确保报价内容完整、规范、易于比较。2.签字盖章：报价单应由供应商法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章，以确认报价的真实性和有效性。（三）报价有效期1.明确期限：在询价文件中明确报价的有效期，一般为[X]个工作日。供应商应在报价有效期内提交报价，超出有效期的报价将不予接受。2.特殊情况处理：如遇市场价格波动较大等特殊情况，采购部门可根据实际情况与供应商协商延长报价有效期或重新询价。五、评审标准（一）价格因素1.报价合理性：评审小组对供应商的报价进行分析，判断其价格是否合理，是否符合市场行情。2.价格比较：将各供应商的报价进行比较，选择价格最低且符合采购需求的供应商，但价格最低并非唯一的评审标准。（二）质量因素1.质量证明文件：要求供应商提供所供食品的质量合格证明文件，如检验报告、认证证书等，证明其产品质量符合要求。2.质量信誉：考察供应商的质量信誉记录，了解其在以往采购活动中是否存在质量问题。（三）信誉因素1.商业信誉：评估供应商的商业信誉，包括是否按时履行合同、是否存在违约行为、是否有良好的售后服务等。2.社会信誉：了解供应商在社会上的声誉，是否受到相关部门的处罚或负面评价。（四）供货能力因素1.生产能力：考察供应商的生产规模、生产设备、生产工艺等，评估其是否具备足够的生产能力满足公司的采购需求。2.供货稳定性：了解供应商的原材料供应情况、生产计划安排等，判断其是否能够保证稳定的供货，避免出现断货等情况。（五）售后服务因素1.售后服务承诺：要求供应商提供售后服务承诺，包括产品退换货政策、质量问题处理流程、维修保养服务等内容。2.响应速度：评估供应商在处理售后服务问题时的响应速度和解决问题的能力，确保在出现问题时能够及时得到解决。六、监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对大宗食品采购询价过程进行自查，检查询价文件编制、供应商选择、报价收集、评审等环节是否符合制度要求，发现问题及时整改。2.审计部门审计：公司审计部门定期对大宗食品采购项目进行审计，检查采购过程的合规性、采购成本的合理性、合同执行情况等，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）供应商管理1.供应商评价：采购部门定期对供应商进行评价，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行打分评级，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。2.供应商培训：采购部门可根据需要组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、交货期要求等信息，提高供应商的服务水平和合作意识。（三）违规处理1.违规行为界定：明确在大宗食品采购询价过程中可能出现的违规行为，如供应商串通报价、采购人员收受回扣、泄露询价信息等。2.处理措施：对于发现的违规行为，根据情节轻重，采取相应的处理措施，如取消供应商资格、追究相关人员责任、要求供应商承担违约责任等，并