学校原材采购制度

PAGE学校原材采购制度一、总则（一）目的为规范学校原材采购行为，加强采购管理，确保采购工作公开、公平、公正，保证原材质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类教学用品、办公用品、食品、药品、维修材料等所有原材的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合标准的原材，以保障教学、生活等各项工作的正常开展。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生及相关部门的监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校长担任组长，副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、后勤部门负责人、教师代表等。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购办公室，挂靠后勤部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购活动的策划、执行、协调等工作。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出原材采购需求，明确采购原材的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购原材的使用情况进行跟踪和反馈。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金的合理、合规支出。3.质量监督部门：负责对采购原材的质量进行检验和监督，确保采购原材符合相关标准和要求。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各需求部门应根据教学、生活等工作的实际需要，提前编制原材采购计划。采购计划应明确采购原材的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后，报采购办公室汇总。采购办公室应根据学校的整体工作安排和资金状况，对各部门的采购计划进行综合平衡，编制年度采购计划。3.年度采购计划应报采购领导小组审议通过后实施。采购计划一经确定，应严格执行，不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序办理审批手续。（二）采购预算编制1.采购办公室应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购原材的名称、规格、型号、数量、单价、总价等内容，并明确采购资金的来源。2.采购预算应经财务部门审核后，报采购领导小组审议通过。采购预算应纳入学校年度预算管理，严格控制采购资金的支出。3.在采购过程中，如因市场价格波动等原因导致采购预算需要调整，采购办公室应及时提出调整申请，经财务部门审核、采购领导小组批准后实施。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的原材采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的原材采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的原材采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的原材采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的原材采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的原材采购项目，或者不能事先计算出价格总额的原材采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的原材采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的原材采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的原材采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的原材采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各需求部门根据采购计划，填写《采购申请表》，详细说明采购原材的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购预算等内容，并经部门负责人签字后报采购办公室。2.采购审批：采购办公室收到《采购申请表》后，应进行初审。初审合格的，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购金额、采购方式等情况进行审批，批准后由采购办公室组织实施采购。3.采购实施：采购办公室根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购。采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照相关法律法规的规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，应按照规定程序组织谈判、协商、询价等活动。4.供应商选择：采购办公室应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素，进行比较和评估，选择合格的供应商。5.采购合同签订：采购办公室与确定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购原材的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并符合相关法律法规的规定。采购合同签订后，应报财务部门备案。6.采购验收：采购原材到货后，采购办公室应组织需求部门、质量监督部门等相关人员进行验收。验收内容包括原材的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商联系，要求供应商采取措施解决问题，如退货、换货、补货等。7.采购付款：采购原材验收合格后，采购办公室应根据采购合同的约定，及时办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证，并经财务部门审核后支付。五、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应与供应商签订书面采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括以下主要条款：1.采购原材的名称、规格、型号、数量、质量要求；2.价格、交货时间、交货地点、付款方式；3.售后服务内容及要求；4.违约责任；5.争议解决方式等。（二）合同履行采购办公室和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购办公室应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供原材，并提供相应的售后服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力等原因需要变更或解除合同的，采购办公室应及时与供应商协商，并签订书面协议。2.变更或解除采购合同的，应按照规定程序办理审批手续，并报财务部门备案。（四）合同档案管理采购办公室应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和保存。采购合同档案应包括采购合同文本、相关审批文件、验收报告、付款凭证等资料。采购合同档案应妥善保管，以备查阅。六、采购监督与审计（一）内部监督机制1.学校建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。3.学校设立举报信箱和举报电话，接受师生及社会各界对采购活动的举报和监督。对举报的问题，学校应及时进行调查处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）供应商评价与管理1.采购办公室应建立供应商评价机制，定期对供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等情况进行评价。评价结果应作为供应商选择和管理的重要依据。2.对评价不合格的供应商，采购办公室应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等，并将相关情况通报学校相关部门。（三）采购人员管理1