大学采购管理制度及流程

PAGE大学采购管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开，采购过程应当公平、公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：采购活动应当注重资金使用效益，降低采购成本，提高采购质量。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行采购合同约定。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.职责：审议学校采购管理制度、采购政策和采购计划。审议重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.职责：贯彻执行国家法律法规和学校采购管理制度。制定和完善采购工作流程和操作规范。组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。负责采购项目的验收工作。建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）使用部门1.职责：提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核。配合采购部门进行供应商选择和采购合同签订。负责采购项目的使用和验收。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应当根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校财力状况，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算管理要求进行申报和审批。（二）预算执行1.采购部门应当严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照学校预算调整程序进行申报和审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[具体金额]万元以上的。工程采购单项合同金额达到[具体金额]万元以上的。服务采购单项合同金额达到[具体金额]万元以上的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字盖章后提交采购部门。2.《采购申请表》应当附相关的技术文件、市场调研资料等。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购部门应当组织相关人员进行论证，并报采购管理委员会审批。3.采购项目经审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购文件格式、评标标准等内容。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等条款，确保采购项目的质量和要求得到明确和落实。（四）供应商选择1.采购部门通过发布采购公告、邀请供应商投标等方式，广泛征集供应商。2.采购部门对供应商的资格条件、信誉状况、经营业绩、技术能力等进行审查，确定符合要求的供应商名单。3.对于采用招标方式采购的项目，采购部门应当组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款，确保双方的权利和义务得到明确和落实。2.采购合同签订后，采购部门应当将合同副本送使用部门、财务部门等相关部门备案。（六）采购项目验收1.使用部门负责采购项目的验收工作。使用部门应当按照采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.采购部门应当协助使用部门进行验收工作，并提供必要的技术支持和服务。3.验收合格的采购项目，使用部门应当签署验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购付款手续。2.采购付款应当严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和合规。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应当对采购活动进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.学校纪检监察部门应当对采购活动进行纪律监督，查处采购活动中的违规违纪行为。（二）外部监督1.学校采购活动应当接受财政、审计、监察等部门的监督检查。2.学校应当按照规定向社会公开采购信息，接受社会监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案保管采购档案应当由采购部门负责保管，保管