大学采购管理内部控制制度

PAGE大学采购管理内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强大学采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，确保公平竞争。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，获得合理的采购价格和服务。4.公正原则：采购决策应公正，不得偏袒任何一方，维护各方合法权益。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。（四）定义与解释1.采购：指学校各部门、各单位为了开展教学、科研、管理等活动，使用财政性资金、自有资金等购买货物、工程和服务的行为。2.货物：指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。3.工程：指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。4.服务：指除货物和工程以外的其他采购对象，包括各类专业服务、信息服务、咨询服务等。5.内部控制：指学校为了实现采购管理目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对采购活动进行风险防范和监督管理的过程。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，作为采购决策机构。采购工作领导小组由学校分管领导担任组长，成员包括财务部门、审计部门、资产管理部门、纪检监察部门等相关负责人。其职责如下：1.审议采购管理的重大政策、制度和流程。2.审定采购预算和采购计划。3.审批采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，作为采购执行机构。采购管理部门负责组织实施采购活动，其职责如下：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购管理的各项制度。2.制定和完善采购工作流程和操作规范。3.编制采购预算和采购计划。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.审核采购文件和采购合同。6.负责采购项目的验收工作。7.建立和管理采购档案。8.协调与供应商的关系，处理采购纠纷。（三）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购活动，其职责如下：1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求。2.配合采购管理部门编制采购文件和采购合同。3.参与采购项目的评审和验收工作。4.提供采购项目的技术参数、规格要求等相关资料。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。3.资产管理部门：负责对采购项目进行资产登记和管理，参与采购项目的验收工作。4.纪检监察部门：负责对采购活动进行纪律监督，查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校发展规划和年度工作计划，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行编制。3.采购管理部门应会同财务部门对采购需求部门编制的采购预算进行审核，审核通过后报采购工作领导小组审定。（二）预算执行1.采购预算一经审定，必须严格执行。采购管理部门应按照采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后报采购工作领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析。2.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，检查采购项目是否按照预算执行，是否存在超预算采购等问题。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据学校采购预算和采购需求情况，编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购管理部门应会同采购需求部门对年度采购计划进行审核，审核通过后报采购工作领导小组审定。（二）计划执行1.采购管理部门应按照年度采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时完成。2.如因特殊情况需要调整采购计划，采购管理部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经采购工作领导小组审批后进行调整。（三）计划监督1.采购工作领导小组应定期对采购计划执行情况进行检查和监督，及时发现和解决采购计划执行过程中存在的问题。2.采购管理部门应定期向采购工作领导小组汇报采购计划执行情况，接受采购工作领导小组的监督和指导。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和学校有关规定执行。3.采购管理部门应按照国家和学校有关规定，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应按照国家和学校有关规定，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。采购管理部门应组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应按照国家和学校有关规定，成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动。谈判小组应与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应按照国家和学校有关规定，组织单一来源采购活动。采购管理部门应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应按照国家和学校有关规定，成立询价小组，制定询价文件，组织询价活动。询价小组应向供应商发出询价单，并要求其在规定时间内报价。询价小组应根据供应商的报价情况，确定成交供应商。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、商务要求、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合国家和学校有关规定，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。（二）采购文件审核1.采购管理部门应会同采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.采购文件审核通过后，报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组应在规定时间内对采购文件进行审批，并出具审批意见。（三）采购文件发放1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间和方式，向供应商发放采购文件。采购文件发放应进行登记，确保采购文件发放的准确性和完整性。2.供应商应在规定时间内领取采购文件，并按照采购文件要求编制投标文件或响应文件。（四）采购文件修改与澄清1.在采购文件发出后，如需要对采购文件进行修改或澄清，采购管理部门应及时发布修改公告或澄清通知，并将修改或澄清内容以书面形式通知所有已领取采购文件的供应商。2.供应商应按照修改或澄清后的采购文件要求编制投标文件或响应文件。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应根据评标结果或谈判结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应符合国家和学校有关规定，确保采购合同的合法性、合规性和有效性。采购合同签订前，采购管理部门应会同采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门对采购合同进行审核。审核通过后，报采购工作领导小组审批。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应督促成交供应商按照采购合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购需求部门应配合采购管理部门做好采购合同履行的监督工作，及时向采购管理部门反馈采购合同履行过程中存在的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如需要对采购合同进行变更或解除，采购管理部门应与成交供应商协商一致，并签订书面协议。采购合同变更或解除前，采购管理部门应会同采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门对采购合同变更或解除的原因、内容、影响等进行审核。审核通过后，报采购工作领导小组审批。2.采购合同变更或解除后，采购管理部门应及时调整采购预算和采购计划，并做好相关记录。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织采购需求部门、资产管理部门等相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同约定。2.验收合格后，采购管理部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收单位公章。（五）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间安排，及时支付采购资金。付款前，财务部门应审核采购合同的履行情况和验收报告等相关资料。2.采购管理部门应配合财务部门做好采购资金支付的相关工作，及时向财务部门提供采购合同的履行情况和验收报告等相关资料。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、采购质量风险、采购合规风险等。2.采购管理部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.供应商管理：建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和审核，选择优质的供应商。加强对供应商的监督和管理，定期对供应商的供货情况进行检查和评估，确保供应商按时、按质、按量供货。2.采购价格管理：建立采购价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格。采用招标、谈判、询价等多种采购方式进行采购，通过竞争降低采购价格。加强对采购价格的审核和控制，防止采购价格过高或过低。3.采购质量管理：建立采购质量控制机制，明确采购质量标准和验收程序，确保采购项目的质量符合要求。加强对采购项目的验收工作，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，确保采购项目质量合格。4.采购合规管理：加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的法律意识和合规意识。建立采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现和解决采购过程中存在的风险问题。2.采购管理部门应建立风险预警机制，对可能出现的采购风险进行预警，及时采取措施进行防范和控制。九、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购管理部门应建立采购信息收集和整理机制，及时收集和整理采购项目的相关信息，如采购需求、采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、采购验收等信息。2.采购管理部门应将采购信息进行分类、归档和存储，确保采购信息的完整性、准确性和安全性。（二）信息发布与共享1.采购管理部门应建立采购信息发布平台，及时发布采购项目的相关信息，如采购公告、中标公告、成交公告等信息。采购信息发布平台应向社会公开，接受社会监督。2.采购管理部门应建立采购信息共享机制，与采购需求部门、财务部门、审计部门、资产管理部门等相关部门共享采购信息，提高采购工作效率和管理水平。（三）信息分析与利用1.采购管理部门应建立采购信息分析机制，定期对采购信息进行分析和研究，总结采购工作经验和教训，为采购