大学采购物品管理制度

PAGE大学采购物品管理制度总则目的为加强大学采购物品管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于大学各部门、各学院及所属单位采购物品的活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：追求采购资金的最大使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。采购管理机构及职责采购管理委员会1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表、学生代表等组成。2.职责研究制定学校采购物品管理的政策、制度和办法。审议学校年度采购计划和重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。采购部门1.职责贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。负责编制学校年度采购计划，经批准后组织实施。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，签订采购合同。建立采购档案，妥善保管采购活动的相关文件和资料。负责采购项目的验收工作，对采购物品的质量、数量、规格等进行检查。需求部门1.职责根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购物品的需求计划。参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、合同签订等工作。负责采购物品的使用和管理，配合采购部门做好验收工作。采购计划管理采购计划的编制1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度的工作任务和预算安排，编制采购物品需求计划，报采购部门。2.采购部门对各需求部门报送的采购计划进行汇总、审核，结合学校年度预算和实际情况，编制学校年度采购计划，报采购管理委员会审议批准。采购计划的调整1.因工作任务变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，报采购部门。2.采购部门对调整申请进行审核，报采购管理委员会批准后，对采购计划进行调整。采购方式及程序公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。服务类采购项目单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。工程类采购项目单项合同估算价达到[具体金额]以上的。2.公开招标程序采购部门在学校指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件。组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。对被邀请的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件。组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判但未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序采购部门组织成立单一来源采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组对采购项目进行论证，形成论证意见，明确采购项目只能从某一特定供应商处采购的理由。采购部门将单一来源采购论证意见报采购管理委员会批准。采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于[具体数量]家。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同管理合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应在规定时间内与中标或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同履行1.采购合同签订后，采购部门和需求部门应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。3.需求部门应做好采购物品的接收、验收和使用管理工作，发现问题及时与采购部门沟通解决。合同变更与解除1.在合同履行过程中，因特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购管理委员会备案。合同纠纷处理1.采购合同履行过程中发生纠纷的，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，采购部门应及时向采购管理委员会报告情况，配合学校相关部门做好协调工作。采购验收管理验收组织1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门等相关人员成立验收小组，对采购物品进行验收。2.验收小组应根据采购合同和相关标准规范，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收程序等。验收内容1.采购物品的数量、规格、型号、质量等应符合采购合同和相关标准规范的要求。2.采购物品的技术资料、售后服务承诺等应齐全、有效。验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购部门和需求部门，采购部门和需求部门应做好验收准备工作。2.供应商交货时，验收小组应按照验收方案对采购物品进行现场验收，检查采购物品的数量、规格、型号、质量等是否符合要求，并对采购物品的技术资料进行核对。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改或退换货物，整改或退换货物后仍不合格的，按照合同约定追究供应商的违约责任。采购资金管理预算管理1.学校财务部门应根据学校年度预算安排，审核采购部门编制的采购计划，合理安排采购资金。2.采购资金应专款专用，不得挪作他用。支付管理1.采购合同签订后，采购部门应按照合同约定的付款方式，向学校财务部门提交付款申请。2.学校财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照规定程序办理付款手续。采购监督与审计内部监督1.学校监察部门应加强对采购活动的监督检查，对采购过程中的违法违纪行为进行严肃查处。2.采购管理委员会应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。审计监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。采购档案管理档案收集采购部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购计划、采购申请、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件和资料进行分类、整理、编号、装订等，确保档案资料的完整性和规范性。档案保管采