大学采购内部控制制度

PAGE大学采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强大学采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院在教学、科研、行政及后勤等活动中涉及的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受学校师生和社会的监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在满足教学、科研和管理需求的前提下，优化采购流程，提高采购资金使用效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订等。协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。对采购活动进行监督和检查，确保采购活动合规运行。2.需求部门根据教学、科研和管理需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用情况。对采购项目进行财务核算和绩效评价。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性和采购资金的使用效益。对采购项目进行专项审计和绩效审计，提出审计意见和建议。5.监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。监督采购管理部门和相关工作人员履行职责情况，确保廉洁采购。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据教学、科研和管理计划，结合学校财务预算安排，在每年规定时间内编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，形成学校年度采购预算草案，报学校领导审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报学校领导审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行调整。2.采购预算调整应遵循必要性、合理性和可行性原则，确保调整后的采购预算能够满足学校教学、科研和管理的实际需求。3.采购预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额、调整后的预算安排等，并附相关证明材料。经采购管理部门审核、学校领导审批后，报财务部门备案。三、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据教学、科研和管理需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求及其用途、预算金额等内容，并签字盖章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、合规性进行审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，并报学校领导审批。（三）采购方式选择和采购文件编制1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采购管理部门按照选定的采购方式编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应经采购管理部门负责人审核签字后，报学校领导审批。（四）供应商选择1.采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商、资格审查等方式，确定符合条件的供应商名单。2.对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择优质供应商参与采购活动。3.建立供应商库，对供应商进行动态管理，定期对供应商的表现进行评价和考核，淘汰不合格供应商。（五）采购合同签订1.采购管理部门与选定的供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应经采购管理部门负责人审核签字后，报学校领导审批。重大采购合同应经学校法律顾问审核。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（六）采购验收1.需求部门负责组织采购项目的验收工作，成立验收小组，验收小组应由需求部门、采购管理部门、使用部门等相关人员组成。2.验收小组应按照采购合同和相关标准对采购货物、工程和服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格、性能、技术指标等。3.验收合格后，验收小组应出具《采购验收报告》，并签字盖章。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，对采购付款申请进行审核。2.采购付款申请应经需求部门负责人、采购管理部门负责人审核签字后，报财务部门负责人审批。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对不符合合同约定的付款申请，财务部门有权拒绝支付。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.建立采购风险识别清单，对识别出的风险因素进行详细记录，明确风险的来源、影响范围和可能造成的后果。（二）风险评估1.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.风险评估可采用风险矩阵、层次分析法等工具，对风险发生的可能性和影响程度进行打分，计算风险值，根据风险值确定风险等级。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险的采购项目，应采取风险规避策略，如取消采购项目或选择其他替代方案；对于中风险的采购项目，应采取风险降低策略，如加强供应商管理、完善采购合同条款、严格验收程序等；对于低风险的采购项目，可采取风险接受策略，但应密切关注风险变化情况。（四）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.采购管理部门应定期向学校领导汇报采购风险监控情况，对发现的重大风险问题及时提出应对措施建议。3.根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保采购风险始终处于可控状态。五、采购信息管理（一）信息收集1.采购管理部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。2.需求部门应及时向采购管理部门提供采购项目的需求信息，包括采购项目的变更、调整等情况。（二）信息整理和分析1.采购管理部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供依据。分析内容包括采购市场价格走势、供应商表现、采购项目执行情况等。（三）信息公开1.建立采购信息公开制度，按照规定的程序和范围，及时公开采购项目的相关信息，包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果公告、采购合同等。2.采购信息公开应通过学校官网、校内公告栏等渠道进行，确保采购信息的全面、及时、准确公开，接受学校师生和社会的监督。六、监督检查与绩效评价（一）监督检查1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性和采购资金的使用效益。2.监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。3.采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）绩效评价1.建立采购绩效评价制度，对采购项目的实施效果、采购资金使用效益、供应商服务质量等进行绩效评价。2.绩效评