外协采购跟进制度

PAGE外协采购跟进制度一、总则（一）目的为加强公司外协采购管理，规范采购流程，确保采购物资及服务符合公司要求，保障公司生产经营活动顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外协采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、服务等的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资及服务质量符合公司要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定外协采购计划，选择供应商，签订采购合同。2.跟进采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。3.定期评估供应商，建立供应商档案。（二）需求部门1.提出外协采购需求，明确采购物资及服务的规格、数量、质量等要求。2.参与供应商选择、采购合同评审等工作。3.协助采购部门跟进采购合同执行情况，及时反馈使用过程中的问题。（三）质量部门1.负责对采购物资及服务进行质量检验和验收。2.参与供应商评估，提供质量方面的意见和建议。3.对采购过程中的质量问题进行调查和处理。（四）财务部门1.负责审核采购合同，安排采购资金。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持。3.监督采购资金的使用情况。三、采购流程（一）采购申请需求部门根据生产经营需要，填写《外协采购申请表》，详细注明采购物资及服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况和生产计划，制定外协采购计划。采购计划应明确采购物资及服务的名称、规格、数量、供应商选择标准、采购时间等内容。（三）供应商选择1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、质量控制等方面的情况，确定入围供应商名单。3.组织相关部门对入围供应商进行实地考察，了解其实际情况，评估其是否符合公司要求。4.根据考察结果，综合考虑供应商的价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最终供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资及服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交相关部门进行评审，确保合同条款符合公司要求和法律法规规定。评审通过后，由授权代表签字盖章生效。（五）采购合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资及服务。2.供应商交付采购物资及服务前，应提前通知采购部门和需求部门，以便安排验收工作。3.需求部门应按照采购合同要求，对采购物资及服务进行接收和初步检验，如发现问题应及时通知采购部门。（六）验收管理1.质量部门负责组织对采购物资及服务进行最终验收，确保其符合采购合同要求和质量标准。2.验收过程中，应严格按照验收标准进行检验，并做好记录。如发现质量问题，应及时与供应商协商解决，必要时可要求供应商退换货或承担相应的违约责任。3.验收合格后，质量部门出具《验收报告》，作为采购付款的依据之一。（七）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，并按照公司财务制度安排付款。2.付款方式应符合采购合同约定，如采用银行转账、支票等方式支付。付款前，应确保相关手续齐全，如发票、验收报告等。3.财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，及时发现和解决付款过程中存在的问题。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、质量控制等方面的要求。供应商准入标准应符合国家法律法规及行业标准。2.新供应商申请加入时，应向采购部门提交相关资料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、质量认证证书、业绩证明等。采购部门对申请资料进行审核，符合准入标准的供应商纳入供应商名录。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。评估周期一般为每年一次，特殊情况可根据实际需要缩短评估周期。2.采购部门组织相关部门对供应商进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格和不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加订单、提供合作机会等。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定或出现质量问题的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作直至终止合作等。（四）供应商档案管理1.采购部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、合同执行情况等内容。供应商档案应及时更新，确保信息准确、完整。2.供应商档案应妥善保管，以便查询和使用。采购部门应定期对供应商档案进行整理和归档，防止档案丢失或损坏。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度，并确定风险等级。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，优先应对高风险事件。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采取相应的应对措施。如对于供应商违约风险，可在采购合同中明确违约责任，加强合同执行监督；对于质量风险，可加强质量检验和验收，选择质量可靠的供应商；对于价格风险，可进行市场调研，合理确定采购价格，签订价格调整条款等。2.建立风险预警机制，如果风险指标达到预警值，应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，避免风险扩大。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对外协采购活动进行审计，检查采购流程是否合规，采购合同是否有效执行，采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）考核机制1.根据采购部门的工作目