基建集中采购制度

PAGE基建集中采购制度一、总则（一）目的为规范公司基建项目集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建项目的集中采购活动，包括但不限于工程建设所需的材料、设备、构配件等物资采购，以及与基建项目相关的服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争和公正评标。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保基建项目质量。4.成本效益原则：在保证质量的前提下合理控制采购成本，提高采购效益。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立基建集中采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人组成，负责对基建集中采购的重大事项进行决策，包括采购政策制定、采购计划审批、供应商选择、采购合同签订等。（二）采购执行机构公司设立基建集中采购办公室，作为采购执行机构。采购办公室负责具体组织实施基建集中采购活动，包括采购需求收集、采购文件编制、采购信息发布、供应商邀请、开标评标组织、采购合同签订与执行等工作。采购办公室应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作高效有序进行。（三）相关部门职责1.项目部门：负责提出基建项目的采购需求，提供技术规格书、工程量清单等相关资料，参与采购文件评审和供应商考察，配合采购办公室签订采购合同并监督合同执行情况。2.技术部门：负责对采购需求进行技术审核，提供技术支持和咨询，参与采购文件评审和评标工作，协助解决采购过程中的技术问题。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同评审，办理采购款项支付手续。4.审计部门：负责对基建集中采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购文件、合同等相关资料，防范采购风险。三、采购流程（一）采购需求申报项目部门根据基建项目进展情况和实际需求，填写《基建集中采购需求申报表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等信息，并附上技术规格书、工程量清单等相关资料，经部门负责人审核后提交至采购办公室。（二）采购计划编制与审批采购办公室收到采购需求申报表后，进行汇总整理，结合公司库存情况和采购预算，编制《基建集中采购计划》。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排等内容。采购计划经采购办公室负责人审核后，报基建集中采购领导小组审批。（三）采购文件编制采购办公室根据采购计划和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求说明书、投标文件格式、评标标准和方法等内容。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、交货期、售后服务等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。采购文件编制完成后，经采购办公室负责人审核，报基建集中采购领导小组审批。（四）采购信息发布采购办公室通过公司内部网站、行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与投标。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商邀请与资格审查采购办公室根据采购项目特点和要求，邀请潜在供应商参与投标。供应商应具备相应的资质条件、生产能力、技术水平、信誉状况等。采购办公室对供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等。资格审查合格的供应商方可参与投标。（六）投标文件接收与开标评标采购办公室接收供应商提交的投标文件，并按照规定的时间和地点组织开标。开标过程应公开透明，由采购办公室工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。开标结束后，采购办公室组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关部门人员和技术、经济等方面的专家组成。评标委员会按照评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（七）中标通知与合同签订采购办公室根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标供应商应在规定的时间内与采购办公室签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，报基建集中采购领导小组备案。（八）采购合同执行与验收采购办公室负责跟踪采购合同执行情况，督促供应商按时交货、提供服务。项目部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收合格后出具验收报告。财务部门根据验收报告和采购合同办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购办公室通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的基建项目采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购办公室通过发布邀请书，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商数量有限的基建项目采购，或者涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况不适宜公开招标的项目采购。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购办公室与不少于三家的供应商分别进行谈判，并在规定时间内进行两轮报价，从中择优选择成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的基建项目采购，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目采购，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目采购，或者不能事先计算出价格总额的项目采购。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购办公室从某一特定供应商处采购物资或服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的基建项目采购，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目采购，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目采购。（五）询价询价是指采购办公室向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小以及采购金额较小的基建项目采购。五、采购预算与资金管理（一）采购预算编制项目部门应根据基建项目实际需求和市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、总价等内容。采购预算经项目部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门根据公司预算管理要求和资金状况，对采购预算进行审核，并报基建集中采购领导小组审批。（二）采购资金支付采购资金支付应按照采购合同约定执行。财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购款项支付手续。采购款项支付应严格按照公司财务管理制度进行，确保资金安全。（三）采购预算调整在采购过程中，如因市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整采购预算的，项目部门应填写《基建集中采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等信息，并附上相关证明材料。采购预算调整申请表经项目部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门根据公司预算管理要求和资金状况，对采购预算调整进行审核，并报基建集中采购领导小组审批。六、供应商管理（一）供应商准入采购办公室建立供应商准入制度，并定期更新供应商名录。供应商准入应具备以下条件：1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政法规规定的其他条件。供应商准入申请应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料。采购办公室对供应商准入申请进行审核，审核合格的供应商纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核采购办公室定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价与考核结果为优秀的供应商，在下次采购时给予优先考虑；对评价与考核结果为不合格的供应商，暂停其参与公司采购活动，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与退出供应商出现以下情况之一的，采购办公室应将其淘汰并退出供应商名录：1.提供虚假材料骗取供应商资格的；2.产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的；3.交货期严重延误，影响公司基建项目进度的；4.售后服务不到位，客户投诉较多的；5.存在商业贿赂等不正当交易行为的；6.法律、行政法规规定的其他情形。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购办公室应定期对基建集中采购活动进行风险识别与评估，识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等，并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。（二）风险应对措施针对识别出的采购风险，采购办公室应制定相应风险应对措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、建立质量检验制度、加强价格监控、强化合同执行监督等，降低采购风险发生的可能性和影响程度。（三）风险监控与预警采购办公室应建立采购风险监控与预警机制，对采购过程中的风险进行实时监控。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应措施进行处理，确保采购活动顺利进行。八、监督与检查（一）内部监督公司审计部门负责对基建集中采购活动进行内部审