基建采购流程制度汇编

PAGE基建采购流程制度汇编一、总则（一）目的为规范公司基建采购流程，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司基建项目顺利实施，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建项目的采购活动，包括但不限于工程建设所需的材料、设备、构配件等物资采购，以及与基建项目相关的服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购计划管理(一)采购需求提出1.项目部门职责：各基建项目部门根据项目建设进度和实际需求，负责提出采购需求，详细填写《基建采购需求申请表》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容。2.审核与审批：采购需求申请表由项目部门负责人审核后，报项目分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司领导班子集体决策。(二)采购计划编制1.采购部门职责：采购部门根据审批后的采购需求申请表，结合市场供应情况和公司库存状况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等要素。2.采购计划调整：如因项目变更、设计调整等原因导致采购计划需要调整，项目部门应及时提出变更申请，经审核审批后，采购部门相应调整采购计划。三、供应商管理(一)供应商选择1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并根据采购需求对供应商进行筛选。筛选标准包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估：采购部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括企业基本情况、生产能力、质量管理体系、财务状况、市场口碑等。3.合格供应商名录：根据供应商评估结果，建立合格供应商名录。只有列入合格供应商名录的供应商才能参与公司基建采购项目的投标和供货。(二)供应商考核1.考核指标设定：采购部门制定供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核指标应明确具体、可量化，并与采购合同条款相对应。2.定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，每季度或每半年填写《供应商考核表》。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.考核结果应用：对于考核结果优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于考核结果不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从合格供应商名录中删除。四、采购方式(一)公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的基建采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。根据报名情况，对供应商进行资格预审，确定入围供应商名单。向入围供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采购部门与中标供应商签订采购合同。(二)邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的基建采购项目，或者采用公开招标方式的费用占项目采购总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。其他招标程序与公开招标基本相同。(三)**竞争性谈判**1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的基建采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并与其签订采购合同。(四)**单一来源采购**1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的基建采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式理由，报公司领导审批。经批准后，与供应商进行协商，签订采购合同。(五)**询价**1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的基建采购项目。2.询价程序：采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价并提供相关资料。采购部门根据供应商报价情况，确定成交供应商，并与其签订采购合同。五、采购合同管理(一)合同签订1.合同起草：采购部门根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同初稿完成后，由采购部门负责人审核，报公司法律事务部门进行合法性审查，再提交公司分管领导审批。重大采购合同需经公司领导班子集体审议。3.合同签订：采购合同经审核审批后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档备案。(二)合同执行1.供应商履约管理：采购部门负责跟踪供应商的履约情况，督促供应商按照合同约定按时、按质、按量交付货物或提供服务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求其限期整改或承担违约责任。2.公司内部协调：采购部门应协调公司内部相关部门，确保合同执行过程中的各项工作顺利进行。如涉及项目施工进度、验收标准等问题，采购部门应与项目部门、质量部门等进行沟通协调，共同解决问题。(三)合同变更与解除1.变更申请：如因项目变更、设计调整等原因需要变更采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并提出合同变更申请。合同变更申请应说明变更的原因、内容、对合同价格和交货时间的影响等。2.变更审批：合同变更申请经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。重大合同变更需经公司领导班子集体决策。3.解除合同：如因不可抗力、供应商违约等原因需要解除采购合同，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的规定办理解除合同手续。解除合同后，采购部门应及时清理合同执行情况，处理善后事宜。六、采购验收管理(一)验收准备1.验收方案制定：项目部门负责制定采购物资或服务的验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。验收方案应在采购合同签订后及时制定，并报采购部门备案。2.验收人员确定：验收人员应由项目部门、质量部门、采购部门等相关人员组成。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购物资或服务的技术要求和验收标准。(二)验收实施1.到货通知：供应商交货前，应提前通知采购部门和项目部门。采购部门及时将到货信息通知验收人员，做好验收准备工作。2.初验：货物到货后，验收人员按照验收方案进行初步验收。初验内容包括货物数量、规格型号是否与合同一致，外观质量是否符合要求等。初验合格后，验收人员填写《基建采购初验报告》。3.终验：对于需要进行安装调试或试运行的采购物资或服务，在初验合格后，由项目部门组织相关人员进行终验。终验内容包括设备运行情况、性能指标是否达到合同要求，服务质量是否符合标准等。终验合格后，验收人员填写《基建采购终验报告》。(三)验收结果处理1.验收合格：如采购物资或服务验收合格，验收人员在验收报告上签字确认，并将验收报告提交采购部门。采购部门按照合同约定办理付款手续。2.验收不合格：如采购物资或服务验收不合格，验收人员应及时通知供应商，要求其限期整改或更换货物。整改或更换后仍不符合要求的，采购部门应按照合同约定扣除相应款项，并追究供应商的违约责任。七、采购付款管理(一)付款申请1.申请依据：采购部门根据采购合同约定和验收情况办理付款申请。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，并填写《基建采购付款申请表》。2.审核与审批：付款申请表由采购部门负责人审核后，报公司财务部门进行资金审核，再提交公司分管领导审批。重大采购付款需经公司领导班子集体审议。(二)付款方式1.预付款：对于金额较大、风险较高的采购项目，可根据合同约定支付一定比例的预付款，但预付款比例一般不超过合同总金额的30%。2.进度款：根据项目建设进度和合同约定，分期支付进度款。进度款支付比例和时间应在合同中明确约定。一般情况下，进度款支付比例不超过合同总金额的80%。3.验收款：采购物资或服务验收合格后，支付验收款。验收款支付比例一般为合同总金额的15%。4.质保金：预留合同总金额的5%作为质保金，质保期届满后，如无质量问题，质保金一次性无息支付给供应商。(三)付款执行1.财务部门职责：财务部门根据审批后的付款申请表，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款时，应严格审核发票等相关凭证的真实性、合法性和完整性。2.付款记录与凭证管理：财务部门应做好采购付款记录，保存付款凭证等相关资料，以备审计和查询。八、采购监督与审计(一)内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购业务进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。对自查中发现的问题，及时进行整改。2.公司内部审计：公司审计部门定期对基建采购项目进行审计，检查采购活动的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购计划执行情况、供应商选择与管理、采购方式选用、采购合同签订与执行、采购验收与付款等环节。审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见和建议。(二)外部监督1.接受政府监管：采购活动应接受政府相关部门的监