基层工会商品采购制度

PAGE基层工会商品采购制度一、总则（一）目的为加强基层工会商品采购管理，规范采购行为，确保采购商品的质量和服务，提高资金使用效益，维护工会会员的合法权益，依据相关法律法规和行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层工会组织的各类商品采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、节日慰问品、文体活动用品等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和工会相关规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员和相关部门的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购商品和服务的性价比。4.廉洁高效原则：杜绝采购过程中的腐败行为，提高采购效率，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构基层工会委员会是采购决策机构，负责审议和批准采购计划、采购预算、采购合同等重大事项。（二）采购执行部门工会指定专人或成立采购小组作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应具备相应的采购专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）职责分工1.工会委员会职责制定采购政策和制度，明确采购原则和流程。审议和批准采购计划和预算。监督采购过程，确保采购活动合法合规。对采购结果进行审核和决策。2.采购执行部门职责编制采购计划，报工会委员会审批。组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购商品验收、入库、结算等工作。建立采购档案，保存采购相关资料。定期向工会委员会汇报采购工作进展情况。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应包括采购商品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制应充分考虑工会会员的需求和意见，确保采购商品符合工会工作实际和会员利益。3.采购计划应报工会委员会审议批准后实施。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需调整采购计划，采购执行部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容和预算变化情况。2.采购计划调整申请经工会委员会审议批准后实施。四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，信誉良好，无不良记录。生产经营的商品质量可靠，符合国家相关标准和行业要求。具有良好的售后服务体系，能够及时响应工会的需求。价格合理，具有较强的市场竞争力。2.供应商筛选与评估采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行筛选，根据供应商选择标准进行初步评估，确定入围供应商名单。定期对入围供应商进行评估，评估内容包括商品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.供应商合作与管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。建立供应商沟通机制，定期与供应商沟通采购需求和商品质量情况等，及时解决合作中出现的问题。对供应商的表现进行评价和考核，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作方式。五、采购流程（一）采购申请1.工会各部门或会员根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购商品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给采购执行部门。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后提交。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.将审核后的采购申请表报工会委员会审批。工会委员会根据采购计划和预算情况进行审批，批准后交采购执行部门组织采购。（三）采购实施1.采购执行部门根据批准的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照相关法律法规和招标程序进行操作，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，应成立谈判小组或询价小组，与供应商进行谈判或询价，并按照规定程序确定成交供应商。4.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确合同条款和双方责任。采购合同应报工会委员会备案。（四）商品验收1.采购商品到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对商品的数量、规格、质量等进行检查。2.验收合格的商品办理入库手续，填写入库单。验收不合格的商品，采购执行部门应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理。3.对验收过程中发现的问题，采购执行部门应做好记录，并及时向工会委员会报告。（五）结算付款1.采购执行部门根据验收合格的入库单和采购合同，办理结算手续。结算时应核对发票、入库单、采购合同等相关凭证，确保结算金额准确无误。2.按照工会财务管理制度的规定，办理付款手续。付款应严格按照合同约定执行，确保资金支付安全。六、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购商品的预计金额、采购时间安排等内容。2.采购预算编制应充分考虑工会工作实际和财务状况，确保预算合理可行。3.采购预算报工会委员会审议批准后纳入工会年度预算管理。（二）预算执行与控制1.采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算调整程序办理审批手续。3.工会财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期核对采购支出与预算执行情况，确保预算执行的严肃性。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购申请表、采购合同、供应商资料、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。2.,采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料完整、清晰、可查。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照相关法律法规和工会档案管理规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.工会委员会应加强对采购活动的内部监督，定期检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购商品的质量和服务等。2.工会经费审查委员会应对采购预算执行情况、采购资金使用情况等进行审查监督，确保资金使用合理合规。（二）外部监督接受上级工会、审计部门、会员代表等的外部监督检查，对提出的意见和建议及时整改落实。九、责