基层工会内部采购制度

PAGE基层工会内部采购制度一、总则（一）目的为加强基层工会内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，维护工会和职工的合法权益，依据相关法律法规和行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层工会组织的各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备器材、服务项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构基层工会设立采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席及相关委员为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.根据工会工作需要，编制采购计划和预算。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）采购监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督。其职责包括：1.审查采购计划和预算的合理性。2.监督采购过程的合规性，检查采购文件和程序是否符合规定。3.参与采购项目的验收工作，并对采购结果进行审查。4.对采购活动中的违规行为提出处理意见。三采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划、活动安排以及实际需求，于每年年初编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应征求各部门意见，经采购领导小组审核后报工会委员会批准。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的资金来源和金额。采购预算应纳入工会年度财务预算，并严格按照预算执行。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照工会财务管理制度的规定履行审批手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目。1.采购执行部门应按照相关法律法规和行业标准编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。2.招标文件应在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。3.采购执行部门应组织开标、评标和定标工作，按照评标标准确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。2.被邀请的供应商应按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。采购执行部门应组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。（三）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。1.采购执行部门应向至少三家符合条件的供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.供应商应在规定的时间内报价，并将报价文件送达采购执行部门。采购执行部门应根据供应商的报价情况，进行比较和分析，选择最优供应商，并与其签订采购合同。（四采购谈判采购谈判是指采购人直接与一家或几家供应商就采购事宜进行协商，达成采购协议的一种采购方式。适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或者采购金额较小、不适合采用招标方式采购的项目。1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，制定谈判方案，明确谈判目标、谈判内容、谈判程序等。2.采购执行部门应与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、商务条款、价格、交货时间等内容进行协商和沟通，达成一致意见后签订采购合同。（五）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的一种采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。1.采购执行部门应填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容，并附上相关证明材料。2.单一来源采购申请表应经采购领导小组审核后报工会委员会批准。采购执行部门应按照批准的单一来源采购方式与供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交至采购执行部门[采购申请应明确采购项目的紧急程度，对于紧急采购项目应注明紧急原因及预计完成时间]。采购执行部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合理性以及是否符合采购计划和预算，并提出初审意见[初审意见应明确是否同意采购申请，如不同意应说明理由]。（二）采购审批采购执行部门将初审通过的采购申请报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审议，做出审批决定[审批决定应明确批准采购申请、修改采购申请或驳回采购申请，并说明理由]。（三）采购实施1.确定采购方式：采购执行部门根据采购项目的特点和需求，按照本制度规定的采购方式，确定具体的采购方式，并报采购领导小组备案。2.编制采购文件：采购执行部门根据采购方式编制相应的采购文件，如招标文件、询价单、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、报价要求、合同条款等内容。3.发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书；对于询价和采购谈判项目，采购执行部门应向符合条件的供应商发出询价单或谈判邀请书。4.组织采购活动：采购执行部门按照采购文件的要求，组织开标、评标、询价、谈判等采购活动。在采购活动中，应严格遵守相关法律法规和行业标准，确保采购过程的公正、公平、公开。5.确定供应商：采购执行部门根据采购活动的结果，按照评标标准或报价情况，确定中标供应商或成交供应商。采购领导小组应参与重要采购项目供应商的确定过程，并发表意见[对于中标供应商或成交供应商的确定，应形成书面记录，记录采购活动的过程、结果以及参与人员的意见]。（四）合同签订采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应报采购领导小组备案[采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便跟踪合同履行情况]。（五）采购验收1.验收准备：采购执行部门应在采购项目到货前，通知相关部门和人员组成验收小组，并明确验收标准和验收程序。验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定详细的验收方案[验收方案应包括验收的时间、地点、人员分工、验收内容、验收方法等]。2.实施验收：采购项目到货后，验收小组应按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收小组应如实填写验收报告，对验收结果进行签字确认[验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、供应商名称、验收时间、验收内容、验收结果等内容]。3.验收结果处理：如验收合格,采购执行部门应按照采购合同的约定办理付款手续；如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或退换货物。如供应商拒不履行义务，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任[对于验收不合格的采购项目，应建立跟踪处理机制，直至问题得到解决]。（六）付款管理采购执行部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续[付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，并经采购执行部门负责人审核签字]。付款申请应报工会财务部门审核，经工会主席审批后支付款项[工会财务部门应严格按照财务管理制度对付款申请进行审核,确保付款的准确性和合规性]。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.采购执行部门应根据采购项目的需求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购执行部门可以通过招标公告、邀请招标、询价、采购谈判等方式，选择潜在供应商，并将其纳入供应商库[在选择供应商时，应重点考察供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况]。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价[评价周期可以根据实际情况确定，一般为每年一次]。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法。2.根据供应商评价结果，采购执行部门应将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，采购执行部门可以在后续采购活动中给予优先考虑；对于不合格供应商，采购执行部门应将其从供应商库中删除，并停止与其合作[供应商评价结果应形成书面报告，作为供应商管理的重要依据]。（三）供应商激励与约束1.采购执行部门应建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，可以给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款、提供合作机会等[激励措施应明确具体的奖励标准和条件，以激发供应商的积极性和主动性]。2.采购执行部门应建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定或存在其他违规行为的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的处罚措施，如减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等[约束措施应明确具体的处罚标准和程序，以维护采购活动的正常秩序]。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、询价单、谈判文件等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告发票等相关凭证以及其他与采购活动有关的文件和资料[采购档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查阅和管理]。（二）档案保管采购执行部门应指定专人负责采购档案的保管工作，确保采购档案的安全、完整。采购档案应妥善保管[保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般为采购项目结束后若干年]。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料[档案查阅申请表应包括查阅人员姓名、查阅原因、查阅内容、查阅时间等内容]。八、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，检查采购计划和预算的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，工会经费审查委员会应及时提出整改意见，并督促采购执行部门进