地产公司行政采购制度

PAGE地产公司行政采购制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各项目公司的行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、物业服务、车辆租赁、会议服务、印刷服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护公司的利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司行政部门为采购执行部门，负责具体的采购工作。其职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求和市场情况，合理安排采购任务。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.负责采购合同的起草、审核、签订和执行，跟踪采购合同的履行情况，及时处理合同纠纷。4.负责采购物品的验收、入库、保管和发放，确保采购物品的质量和数量符合要求。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高采购工作的水平。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量等要求，并对采购物品的使用情况进行跟踪和反馈。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，对采购合同进行财务审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购合同是否合法有效，采购资金是否使用合理等。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至行政部门，行政部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的可行性等。如审核通过，行政部门将采购申请提交至采购决策委员会审批；如审核不通过，行政部门应及时与需求部门沟通，说明原因，并要求需求部门进行修改或调整。（二）采购审批采购决策委员会对采购申请进行审批，根据采购金额的大小和重要性程度，采取不同的审批方式：1.对于金额较小的采购项目，采购决策委员会可授权行政部门负责人进行审批。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购决策委员会应召开会议进行审议，经参会人员充分讨论后，以投票表决的方式决定是否批准采购申请。（三）采购实施1.行政部门根据采购审批结果，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购人员等，并组织实施采购活动。2.采购方式：招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购的方式。行政部门应按照国家有关法律法规和公司的招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作，选择最优的供应商中标。询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购的方式。行政部门应向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择价格合理、信誉良好的供应商成交。竞争性谈判采购：对于采购时间紧迫、采购需求特殊、招标失败等情况，可采用竞争性谈判采购的方式。行政部门应组织成立谈判小组，与供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情况，可采用单一来源采购的方式。行政部门应按照公司的单一来源采购管理规定，与供应商进行协商，确定成交价格和采购合同条款。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。同时，采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，确保采购活动的公正、公平、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，行政部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。2.采购合同签订前，行政部门应将合同文本提交至财务部门进行财务审核，审核通过后，再提交至公司法律顾问进行法律审核。如合同文本存在问题或风险，应及时与供应商协商修改，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，行政部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门及时了解合同内容，跟踪合同履行情况。（五）验收与付款1.验收：采购物品到货后，需求部门应按照采购合同的要求对采购物品进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量等方面。如验收合格，需求部门应在《验收单》上签字确认；如验收不合格，需求部门应及时通知行政部门，行政部门应与供应商协商解决，直至验收合格为止。2.付款：财务部门根据采购合同和《验收单》，审核采购款项的支付申请，确保支付款项的准确性和合规性。如审核通过，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。四、供应商管理（一）供应商选择1.行政部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，为供应商的选择提供参考依据。2.在选择供应商时，行政部门应根据采购项目的需求和特点，制定供应商选择标准，明确供应商的资格条件、技术能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。3.行政部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行初步筛选和评估。对于符合供应商选择标准的潜在供应商，行政部门应邀请其参与采购项目的投标或报价。4.在供应商选择过程中，行政部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等，确保供应商的实际情况与提供的资料相符。同时，行政部门应要求供应商提供样品或试用产品，进行质量检测和性能测试，确保采购物品的质量符合要求。（二）供应商评估1.行政部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合同履行情况等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。2.根据供应商评估结果，行政部门应将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级，并对不同等级的供应商采取不同的管理措施：优秀供应商：给予优先合作机会，在采购价格、交货期、售后服务等方面给予一定的优惠政策。合格供应商：继续保持合作关系，加强沟通与管理，定期对其进行评估和考核。不合格供应商：暂停合作关系，要求其限期整改，整改合格后可重新评估；如整改后仍不合格，应终止合作关系，并将其从供应商信息库中删除。（三）供应商激励与约束1.激励措施：行政部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如表彰、奖励金、优先合作机会等，以激励供应商提高产品质量、降低价格、改善服务，增强供应商的合作积极性和忠诚度。2.约束措施：行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，对供应商的违约行为进行约束和处罚。如供应商未按照采购合同约定的时间、质量、数量等要求履行合同义务，行政部门有权扣除供应商的履约保证金、要求供应商承担违约责任、暂停合作关系等。五、采购风险管理（一）风险识别行政部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、供应商风险等。（二）风险评估行政部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，如风险矩阵、风险指数等方法。（三）风险应对针对不同等级和影响程度的采购风险，行政部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。具体措施如下：1.风险规避：对于风险较高、无法承受的采购风险，行政部门应采取风险规避措施，如取消采购项目、选择其他供应商、改变采购方式等。2.风险降低：对于风险中等、可以采取措施降低的采购风险，行政部门应采取风险降低措施，如加强市场调研、优化采购流程、加强供应商管理、签订风险分担条款等。3.风险转移：对于风险较低、可以通过保险、担保等方式转移的采购风险，行政部门应采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等。4.风险接受：对于风险较低、对公司影响较小的采购风险，行政部门可采取风险接受措施，如建立风险预警机制、加强监控和管理等。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购合同是否合法有效，采购资金是否使用合理等。审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法等，并按照审计计划组织实施审计工作。2.行政部门应建立采购内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购人员滥用职权、谋取私利等行为的发生。同时，行政部门应定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决采购过程中存在的问题。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、工商行政管理部门等，及时整改存在的问题，确保采购活动合法合规。2.公司应建立供应商投诉处理机制，接受供应商的投诉和举报，及时处理供