国资公司采购制度

PAGE国资公司采购制度一、总则（一）目的为加强国资公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国资公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构国资公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购方式和采购预算。3.监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行部门国资公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，其职责包括：1.制定采购管理制度和流程。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.选择供应商，进行商务谈判和合同签订。4.负责采购项目的验收和付款申请。5.建立供应商档案，管理采购信息。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，办理采购付款手续，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司业务发展需要和实际工作需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经需求部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门根据公司采购政策和资源状况，对采购计划进行综合平衡和审核，编制年度采购计划和月度采购计划。3.年度采购计划应报采购决策委员会审批，月度采购计划应报公司领导备案。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.采购计划的调整应经需求部门负责人审核、采购部门复核后，报原审批部门批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项合同估算价在200万元人民币以上的。工程采购单项合同估算价在400万元人民币以上的。服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。发出中标通知书。签订合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标、定标。发出中标通知书。签订合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请对象。组织谈判。确定成交供应商。签订合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。进行市场调查。确定供应商。签订合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购低于30万元的货物。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。发出询价通知书。收集报价。确定成交供应商。签订合同。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并经需求部门负责人签字确认后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报采购决策机构或公司领导审批。（三）采购实施1.选择供应商：采购部门根据采购项目的特点和要求，通过招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择合适的供应商。采购部门应建立供应商评估机制，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，确定合格供应商名单，并定期进行更新。2.商务谈判：采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就采购合同的条款进行协商，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。商务谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确保双方的利益得到保障。3.签订合同：商务谈判达成一致后，采购部门应起草采购合同，并经法律部门审核后，与供应商签订合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施。（四）采购验收1.验收准备：采购项目到货前，采购部门应通知需求部门和相关人员做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具、组织验收人员等。2.验收实施：采购项目到货后，需求部门应按照合同要求和验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收人员应认真填写验收记录，对验收结果负责。3.验收报告：验收完成后，需求部门应出具验收报告，说明验收情况和验收结论。验收报告应经验收人员签字确认后，报采购部门存档。（五）采购付款1.付款申请：采购项目验收合格后，采购部门应根据合同约定，填写付款申请表，附上验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。2.付款审批：财务部门对付款申请表进行审核，重点审核采购项目的真实性、合同执行情况、发票合规性等内容。审核通过后，报公司领导审批。3.付款执行：公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。（二）风险评估采购部门应根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，制定风险评估标准和模型。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险的采购项目，应采取风险规避措施，如放弃采购项目、选择其他供应商等。2.风险降低：对于中等风险的采购项目，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、签订详细的合同条款、增加验收环节等。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式进行风险转移。4.风险接受：对于低风险的采购项目，可采取风险接受措施，如建立风险预警机制，及时发现和处理风险事件。（四）风险监控采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并采取相应的措施进行调整和应对。七、采购信息管理（一）采购档案管理采购部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购计划、采购申请、采购审批文件、招标文件、投标文件、合同文本、验收报告、付款凭证等内容。采购档案的保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定。（二）采购信息统计与分析采购部门应定期对采购信息进行统计和分析，包括采购金额、采购数量、采购项目分布、供应商情况等方面。通过采购信息统计与分析，为公司采购决策提供数据支持，优化采购流程，提高采购效率。（三）采购信息保密采购部门应加强对采购信息的保密管理，确保采购信息不泄露。采购信息涉及公司商业秘密和敏感信息的，相关人员应严格遵守保密规定，不得擅自披露。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购合同的执行情况等内容。2.