城市管理采购制度

PAGE城市管理采购制度一、总则（一）目的为加强城市管理采购工作的规范化、制度化建设，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城市管理部门及所属单位（以下简称“采购人”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动应遵循公开透明的原则，依法依规公开采购信息，确保采购过程和结果的公开性，保障社会公众的知情权和监督权。2.公平竞争原则营造公平竞争环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过公平竞争实现物有所值，提高采购效率和质量。3.公正原则采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保采购过程公正，维护供应商的合法权益，保证采购结果公正合理。4.诚实信用原则采购人、供应商和采购代理机构在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构城市管理部门应成立采购决策机构，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。采购决策机构由部门领导、相关业务科室负责人等组成，其职责如下：1.研究制定采购政策和制度，指导采购工作的开展。2.审议采购计划，确保采购项目符合城市管理工作的实际需求。3.审核采购方式的选择，根据项目特点和预算情况确定合适的采购方式。4.监督采购过程，对采购活动中的重大问题进行决策。（二）采购执行机构采购人负责具体采购项目的实施，应明确采购工作的具体承办科室或岗位，配备专业的采购人员，其职责如下：1.根据城市管理工作需求，编制采购计划，报采购决策机构审批。2.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。4.建立采购档案，妥善保存采购活动中的各类文件资料。（三）采购监督机构城市管理部门应设立采购监督机构，对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规。采购监督机构的职责如下：1.制定采购监督制度和流程，明确监督的内容和方式。2.对采购项目的采购计划、采购方式、采购文件、采购过程和采购结果进行监督检查。3.受理供应商的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.定期对采购工作进行评估，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制采购人应按照财政部门的要求，结合城市管理工作实际，科学合理地编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价等详细信息，并明确资金来源和用途。在编制采购预算时，应充分考虑项目的必要性、可行性和经济性，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应报采购决策机构审批。采购决策机构应根据城市管理工作的重点和资金状况，对采购预算进行审核，确保预算符合部门整体规划和资金安排。经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整和变更。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报原审批机构批准。（三）预算执行采购人应严格按照批准的采购预算组织采购活动，控制采购成本，确保采购资金的合理使用。在采购过程中，如发现预算不足或有其他预算调整事项，应及时按照规定程序申请追加预算或调整预算。同时，应加强对采购资金的支付管理，严格按照合同约定和财政资金支付规定办理支付手续，确保资金安全。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。采购人应按照规定的程序和要求，通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采购人应根据项目特点和实际情况，合理确定邀请招标的供应商名单，并按照规定的程序进行邀请和开标评标。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购人应按照规定的程序组织竞争性谈判，与供应商进行充分的沟通和协商，确保谈判过程的公平公正。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购人应按照规定的程序进行单一来源采购的审批和实施，确保采购的必要性和合理性。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购人应按照规定的程序组织询价，向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。五、采购程序（一）采购计划申报采购人根据城市管理工作需求，每年定期编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划应报采购决策机构审批，经批准后的采购计划作为采购活动的依据。（二）采购文件编制采购人根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平公正。（三）采购信息发布采购人应按照规定的程序和渠道，发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。采购信息应在法定媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商报名及资格审查供应商应按照采购文件的要求，在规定时间内报名参加采购活动。采购人对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。（五）开标评标采购人按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购人当众开标，公布供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。评标时，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术和经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（六）中标成交结果公示及合同签订采购人根据评标委员会的推荐意见，确定中标成交供应商，并在规定媒体上公示中标成交结果。公示期不得少于三个工作日。公示无异议后按照采购文件和中标成交供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格型号、数量、价格、交货时间和地点、售后服务等内容。（七）采购项目验收采购人应按照采购合同的要求组织采购项目验收。验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号、性能等是否符合合同约定。验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括验收的时间、地点、内容、结论等信息。如发现采购货物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购人应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或承担相应的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应在中标成交结果公示无异议后，按照采购文件和中标成交供应商的投标文件签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。合同应包括以下主要条款：1.当事人的名称或者姓名和住所。2.标的。3.数量。4.质量。5.价款或者报酬。6.履行期限、地点和方式。7.违约责任。8.解决争议的方法。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定按时提供采购货物、工程和服务。在合同履行过程中，如发生争议或需要变更合同内容，双方应协商解决，并签订书面协议。（三）合同变更与解除采购合同的变更或解除应符合法律法规的规定和合同约定。变更或解除合同应经双方协商一致，并签订书面协议。因不可抗力或其他法定事由需要变更或解除合同的，应及时通知对方，并提供相关证明文件。（四）合同纠纷处理如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在纠纷处理过程中，双方应遵守法律法规的规定，维护自身合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动中形成的各类文件资料，如采购计划、采购文件、采购公告、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理与归档采购人应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，应及时对各类文件资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并归档保存。采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。（三）档案查阅与使用采购档案的查阅和使用应按照规定的程序进行。因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、摘抄、传播采购档案内容。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的采购档案，应严格按照保密规定进行管理。八、监督检查与责任追究（一）监督检查采购监督机构应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择是否合规、采购文件的编制是否规范、采购过程是否公正透明、采购合同签订及履行情况、采购档案管理等。监督检查可以采取定期检查、专项检查、随机抽查等方式进行。（二）投诉处理供应商认为采购活动存在违法