城发恒伟招标采购制度

PAGE城发恒伟招标采购制度一、总则（一）目的为规范城发恒伟招标采购活动，加强对招标采购工作的管理与监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城发恒伟公司及下属各部门、各项目涉及的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，对待所有潜在供应商，为其提供平等的参与机会，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司招标采购管理制度、流程和标准。2.组织实施公司年度招标采购计划，协调各部门的采购需求。3.建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。4.组织招标采购项目的招标、评标、定标等工作，负责采购合同的签订、执行和监督。5.负责处理招标采购过程中的投诉、质疑等问题，协调解决采购纠纷和争议。（二）需求部门1.根据公司业务发展和项目需求，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、交货期等详细信息。2.参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作，提供专业技术支持和意见。3.协助招标采购管理部门进行供应商考察、谈判等工作，负责采购合同的验收和使用反馈。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.参与采购合同的审核工作，对合同付款条款进行把关，监督采购资金的支付。3.负责对采购项目的成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的合法性等。2.对采购项目的成本效益进行审计评价，提出改进建议和意见，防范采购风险。3.负责处理采购活动中的违规违纪行为，追究相关人员的责任。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、交货期、预算金额等内容，并提交至招标采购管理部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，并加盖部门公章。对于重大采购项目，还需提交公司领导审批。(二)采购审批1.招标采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2..审核通过后，将采购申请表提交至财务部门审核预算。财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并签署意见。3.对于预算金额较大或涉及重大决策的采购项目，需提交公司领导进行审批。公司领导根据项目情况，做出批准或不批准的决定。（三）采购计划制定1.招标采购管理部门根据采购申请表和审批意见，结合公司年度采购计划和实际情况，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.采购计划经招标采购管理部门负责人审核签字后，报公司领导备案。（四）供应商选择与管理1.招标采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容。2.根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出《投标邀请书》或《询价通知书》等采购文件。3.对参与投标或报价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等。4.组织对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、售后服务等方面的情况。实地考察应由招标采购管理部门、需求部门等相关人员共同参与，并填写《供应商考察报告》。5.根据资格审查和实地考察结果，对供应商进行综合评价，确定入围供应商名单。入围供应商名单应经招标采购管理部门负责人审核签字，并报公司领导批准。6.与入围供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。同时，建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，并根据考核结果对供应商进行奖惩。（五）采购文件编制1.根据采购项目的特点和要求，招标采购管理部门编制招标文件或询价文件等采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术部门、财务部门等相关人员的意见，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件编制完成后，经招标采购管理部门负责人审核签字，并报公司领导审批后发布。（六）招标采购实施1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。招标采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。投标截止后，组织开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。招标采购管理部门向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。投标截止后，组织开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额项目。招标采购管理部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。招标采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求且报价最低的原则确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。招标采购管理部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和其他合同条款，签订采购合同。（七）开标、评标与定标1.开标：按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。2.评标：组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评标结果的客观性和公正性。3.定标：根据评标委员会推荐的中标候选人，招标采购管理部门提出定标建议，报公司领导审批。公司领导根据定标建议，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。（八）合同签订与执行1.中标通知书发出后，招标采购管理部门应在规定时间内与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应经需求部门、财务部门、审计部门等相关人员审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性等。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。招标采购管理部门负责跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门负责对采购货物或服务进行验收，验收合格后签署验收报告。财务部门按照合同约定及时支付货款。（九）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同和相关标准对采购货物或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的质量、效果、进度等方面。2.验收过程中，需求部门应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况。验收报告应由需求部门负责人审核签字，并加盖部门公章。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知招标采购管理部门，由招标采购管理部门与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定通过法律途径解决。（十）采购资料归档1.招标采购管理部门负责对采购项目的相关资料进行整理、归档和保管。采购资料包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标文件或报价文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等。2.采购资料应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案。档案保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定的要求。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的合法性等。审计监督应覆盖招标采购活动的全过程，包括采购申请、采购审批、供应商选择、采购文件编制、招标采购实施、开标评标定标、合同签订与执行、采购验收等环节..2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对招标采购活动中违规违纪行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）外部监督1.接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合其工作，提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告公司领导和相关部门。五、违规处理（一）违规行为界定1.在招标采购活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反国家法律法规及相关政策要求进行采购活动。未按照规定的采购程序和标准进行采购操作。与供应商串通，谋取不正当利益。泄露采购活动中的商业秘密。在采购过程中接受供应商的贿赂或其他不正当利益。其他违反本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，审计部门应进行调查核实，并根据违规情节轻重，提出相应的处理建议。2.对于情节较轻的违规行为，给予责任人警告、批评教