国企采购流程询价制度

PAGE国企采购流程询价制度一、总则（一）目的为规范国企采购流程中的询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国企内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，确保供应商能够充分了解采购需求和询价要求，参与公平竞争。4.诚实信用原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、询价流程（一）采购需求确定1.需求部门提出：各需求部门根据业务需要，详细填写采购需求申请表，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.审核与完善：采购部门对需求部门提交的采购需求申请表进行审核，如有必要，与需求部门沟通，进一步完善采购需求，确保需求明确、准确。（二）询价准备1.成立询价小组：采购部门根据采购项目的性质和规模，组建询价小组。询价小组由采购部门人员、技术专家、财务人员等组成，人数一般不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括询价邀请函、采购需求明细、报价要求、技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.确定询价供应商名单：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，确定询价供应商名单。询价供应商数量一般不少于三家。（三）询价发出1.发送询价邀请函：采购部门向确定的询价供应商发送询价邀请函，告知供应商采购项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等信息。2.提供询价文件：供应商收到询价邀请函后，如需获取询价文件，采购部门应及时提供。（四）报价接收1.供应商报价：供应商应在报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购部门或按照询价文件要求的方式进行电子报价。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.报价文件接收与登记：采购部门负责接收供应商的报价文件，并进行登记。登记内容包括供应商名称、报价文件送达时间、报价金额等信息。（五）询价评审1.初步评审：询价小组对供应商的报价文件进行初步评审，检查报价文件的完整性、符合性等。对不符合要求的报价文件，予以否决。2.详细评审：对通过初步评审的报价文件，询价小组按照评标标准进行详细评审。评标标准可包括价格、技术、商务、售后服务等方面。询价小组根据评审结果，推荐中标候选人。（六）结果确定与通知1.采购决策：采购部门根据询价小组的推荐意见，结合公司采购政策和实际情况，确定中标供应商。2.中标通知：采购部门向中标供应商发出中标通知书，同时将采购结果通知未中标供应商。（七）合同签订与执行1.合同签订：中标供应商应在规定时间内与采购方签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.合同执行：采购方和中标供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。采购部门负责对合同执行情况进行跟踪和监督。三、询价文件编制（一）基本要求1.完整性：询价文件应包含采购项目的所有必要信息，确保供应商能够全面了解采购需求。2.准确性：采购需求明细、技术规格、商务条款等内容应准确无误，避免模糊不清或歧义。3.规范性：询价文件的格式、内容编排等应符合行业规范和公司要求。（二）内容构成1.询价邀请函：采购项目名称、编号。采购项目简介，包括采购背景、采购目的等。询价供应商资格要求，如营业执照、资质证书、业绩证明等。询价文件获取方式、时间、地点。报价截止时间、地点及报价方式。开标时间、地点（如有）。采购方联系方式。2.采购需求明细：采购物资或服务的名称、规格、型号。详细的技术参数和质量要求。数量清单及计量单位。交货时间要求，包括分批交货的时间节点。交货地点。3.报价要求：报价应包含的内容，如货物价格、运输费、安装调试费、税费等。报价方式，如总价报价或分项报价。报价货币及汇率换算要求。报价有效期。4.技术规格：采购物资或服务的技术标准和规范。技术方案要求，如工艺流程、技术指标等。技术支持和售后服务要求，如技术培训、维修保养等。5.商务条款：付款方式及结算周期。包装要求、运输方式及保险责任。验收标准和方法。违约责任及争议解决方式。6.评标标准：价格评分标准，如最低价法、综合评分法等。技术评分标准，包括技术方案的合理性、先进性等。商务评分标准，如公司信誉、业绩、售后服务承诺等。其他评分因素及权重分配。四、询价供应商管理（一）供应商选择1.资格审查：采购部门对潜在供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、生产能力、财务状况、信誉等情况，确保供应商具备履行采购合同的能力。2.实地考察：对于重要采购项目或新合作供应商，采购部门可组织实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。3.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商信誉档案。（二）供应商培训1.采购政策培训：向供应商宣传公司采购政策和相关法律法规，确保供应商了解采购要求和行为规范。2.技术培训：对于技术要求较高的采购项目，采购部门可组织供应商进行技术培训，使其熟悉采购物资或服务的技术标准和规范。（三）供应商激励与约束1.激励措施：对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、合作机会增加、表彰奖励等。2.约束措施：对于违反采购合同或公司规定的供应商，采取相应的约束措施，如警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等。五、询价过程监督（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门在询价过程中，应定期对询价文件编制、询价发出、报价接收、评审等环节进行自查，确保询价活动规范有序。2.内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购结果的公正性等，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受上级主管部门监督：接受上级主管部门对采购询价活动的监督检查，积极配合上级主管部门的工作，及时整改存在的问题。2.社会监督：对于涉及公共利益或社会关注度较高的采购项目，主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。六、询价档案管理（一）档案内容1.采购需求申请表：记录采购项目的原始需求信息。2.询价文件：包括询价邀请函、采购需求明细、报价要求、技术规格、商务条款、评标标准等。3.供应商报价文件：供应商提交的报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等。4.询价评审记录：询价小组的评审意见、推荐中标候选人名单等。5.中标通知书：采购方发给中标供应商的通知文件。6.采购合同：采购方与中标供应商签订的合同文本。7.其他相关文件：如实地考察报告、供应商评估记录等。（二）档案保管1.保管期限：询价档案应按照公司档案管理规定进行保管，保管期限一般不少于[X]年。2.保管方式：采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类装订成册，存放于专门的档案柜中；电子档案应进行备份存储，确保数据安全。（三）档案查阅与使用1.查阅权限：公司内部人员查阅询价档案，应按照规定的审批程序进行申请，经批准后方可查阅。查阅档案应在指