园林局采购管理制度

PAGE园林局采购管理制度一、总则（一）目的为加强园林局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于园林局机关及所属各事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优供应商，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购过程应公正，维护供应商合法权益。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构园林局成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导、相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审批采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构园林局设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室的职责包括：1.贯彻执行采购管理制度。2.编制采购计划和采购预算。3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。5.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）采购监督机构园林局纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查，并受理供应商的投诉举报。其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和本制度规定。2.检查采购过程中的廉洁自律情况。3.调查处理供应商的投诉举报事项。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据园林局年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核后，报采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。2.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加的。因不可抗力等原因，需要变更采购项目内容或数量的。其他确需调整采购预算的情况。2.采购预算调整应按照以下程序办理：采购办公室提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额等情况。财务部门对预算调整申请进行审核，并提出审核意见。采购领导小组对预算调整申请进行审议批准。采购办公室根据批准的预算调整申请，调整采购预算，并相应调整采购文件和采购合同。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到50万元以上的。3.公开招标采购程序如下：采购办公室编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。采购办公室在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。采购办公室对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购办公室组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购办公室向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购程序如下：采购办公室根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。邀请供应商的数量不得少于三家。采购办公室对被邀请供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购办公室组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购办公室向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购程序如下：采购办公室编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。采购办公室发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。采购办公室对报名参加谈判的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购办公室组织谈判活动，与合格供应商分别进行谈判，确定成交供应商。采购办公室向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序如下：采购办公室提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等情况。采购办公室组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。采购领导小组对单一来源采购申请和论证意见进行审议批准。采购办公室与单一来源供应商进行谈判，商定价格、条件和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购程序如下：采购办公室编制询价文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、询价程序等内容。采购办公室向符合条件的供应商发出询价单，邀请其报价。采购办公室对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购办公室向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的质量标准、验收要求、售后服务等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求。2.采购文件应明确、具体、合理，避免出现模糊不清、歧义或歧视性条款。3.采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保能够满足采购项目的实际需要。（三）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应经采购办公室负责人审核。2.采购文件审核应重点审查采购文件的合法性、完整性、准确性和合理性。3.采购文件审核通过后，方可发布采购信息和组织采购活动。六、采购信息发布（一）发布渠道1.采购办公室应在指定媒体上发布采购信息，包括招标公告、谈判公告、询价公告等。2.指定媒体包括政府采购网、园林局官方网站等。（二）发布内容1.采购信息应包括采购项目名称、采购项目编号、采购项目内容、采购方式、采购预算金额、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采购信息应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚假陈述采购项目的相关情况。（三）发布时间1.采购信息应在规定的时间内发布。公开招标采购项目的招标公告应在开标前20日发布；邀请招标采购项目的投标邀请书应在开标前15日发出；竞争性谈判采购项目的谈判公告应在谈判前3日发布；询价采购项目的询价单应在询价前3日发出。2.采购信息发布后，不得擅自变更或撤销。如因特殊情况需要变更或撤销采购信息的，应按照规定程序办理审批手续，并及时发布变更或撤销公告。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备独立承担民事责任的能力。2.供应商应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.供应商应具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.供应商参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.供应商应符合法律法规规定的其他条件。（二）供应商注册登记1.采购办公室应建立供应商信息库，对供应商进行注册登记。2.供应商注册登记应提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等资料。3.采购办公室应对供应商提供的资料进行审核，审核通过后将其纳入供应商信息库。（三）供应商评价与考核1.采购办公室应定期对供应商进行评价与考核。评价与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。2.采购办公室应根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对评价与考核优秀的供应商，给予优先采购等奖励；对评价与考核不合格的供应商，暂停其参与采购活动一段时间，情节严重的，取消其供应商资格。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标或成交供应商确定后及时签订。2.采购合同应按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更或补充。3.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购办公室和供应商应按照合同约定履行各自义务。2.采购办公室应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务，并提供相关证明文件。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号是否符合合同约定，以及售后服务是否到位等。3.验收合格后，采购办公室应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购项目编号、采购合同编号、验收时间、验收人员、验收结论等内容。（四）合同付款1.采购合同付款应按照合同约定执行。2.采购办公室应根据验收报告和合同约定，及时办理付款手续。3.付款方式包括一次性付款、分期付款等。采购办公室应根据采购项目的特点和需求，选择合适的付款方式。九、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、采购信息发布记录、供应商资格审查文件、开标评标记录、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.采购办公室应指定专人负责采购档案的保管工作。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。3.采购档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。3.查阅采购档案后，应及时归还档案资料，并办理归还手续。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.园林局纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查。监督检查内容包括采购管理制度执行情况、采购程序合规情况、采购文件编制情况、采购信息发布情况、供应商管理情况、采购合同履行情况等方面。2.采购办公室应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现问题