后勤物资采购询价制度

PAGE后勤物资采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司后勤物资采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资的质量和适用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司后勤部对各类后勤物资的采购询价活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、食堂食材、宿舍用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写《后勤物资采购需求申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。2.部门负责人对申请内容进行审核，签字确认后提交至后勤部。（二）询价准备1.后勤部采购专员收到《后勤物资采购需求申请表》后，对需求进行整理和分析。2.根据物资特点和市场情况，确定询价方式，如线上询价平台、电话询价、邮件询价、实地走访询价等。3.收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等内容，并定期进行更新和维护。（三）询价实施1.采购专员向选定的供应商发送询价函。询价函应明确物资的详细要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.对于重要物资或采购金额较大的项目，可组织供应商进行现场询价或报价会，要求供应商提供详细的产品资料、报价明细及售后服务承诺等。3.在询价过程中，采购专员应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问，并记录相关信息。（四）报价评估1.采购专员收集各供应商的报价后，对报价进行整理和分析。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.采用综合评分法对供应商进行评估。根据物资的重要性和采购需求，确定各项评估指标的权重，如价格权重为[X]%，质量权重为[X]%，交货期权重为[X]%，售后服务权重为[X]%等。3.对每个供应商进行评分，计算得分。得分计算公式为：总分=价格得分×价格权重+质量得分×质量权重+交货期得分×交货期权重+售后服务得分×售后服务权重。4.根据评分结果，选择得分最高的供应商作为拟中标供应商。如得分相同，可根据价格、质量等因素进行综合比较，确定最终供应商。（五）合同签订1.采购专员与拟中标供应商协商合同条款，起草采购合同。合同应明确物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.将起草好的合同提交至后勤部负责人审核，审核通过后提交至公司法务部门进行合法性审查。3.法务部门审查通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。（六）采购验收1.物资到货前，采购专员应通知相关部门准备验收工作。2.验收人员按照合同要求和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行验收。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收合格后，验收人员填写《后勤物资采购验收单》，签字确认。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，并记录相关情况。（七）付款结算1.采购专员根据合同约定和验收情况，填写《后勤物资采购付款申请表》，附上采购合同副本、验收单、发票等相关资料。2.将付款申请表提交至后勤部负责人审核，审核通过后提交至财务部门。3.财务部门按照公司财务制度和合同约定进行付款结算。三、询价人员职责（一）采购专员职责1.负责后勤物资采购询价工作的具体实施，包括需求收集、询价函发送、供应商报价收集与整理、合同起草与签订等。2.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。3.与供应商保持沟通，协调解决采购过程中的问题。4.协助相关部门进行物资验收工作。5.及时向上级汇报采购询价工作进展情况。（二）部门负责人职责1.审核本部门提交的《后勤物资采购需求申请表》，确保需求合理、准确。2.参与重要物资采购询价过程中的供应商评估和决策。3.对本部门采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。（三）验收人员职责1.按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收。2.填写《后勤物资采购验收单》，如实记录验收情况。3.对验收不合格的物资提出处理意见。（四）财务人员职责1.审核采购付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。2.按照公司财务制度和合同约定进行付款结算。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购专员应根据物资采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商。2.对于新的采购项目，可通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式寻找潜在供应商。3.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。（二）供应商评估1.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合作态度等方面。2.采用定性和定量相结合的评估方法，如问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等，对供应商进行全面评估，并给予相应的评分。3.根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，对供应商的违约行为进行约束和处罚。3.定期与供应商进行沟通和交流，反馈公司的需求和意见，共同探讨改进措施，促进双方合作关系的持续发展。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对后勤物资采购询价活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购成本是否控制在预算范围内等。2.后勤部应建立内部监督机制，对采购询价工作进行全过程监督，确保采购活动公开、公平、公正。3.鼓励公司员工对采购询价过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.关注市场动态和行业信息，及时了解国家政策法规的变化，确保公司采购询价活动符合外部监管要求。六法规遵循（一）法律法规遵循后勤物资采购询价活动必须严格遵守国家法律法规，如《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的要求，确保采购行为合法合规。（二）行业标准遵循采购活动应符合所在行业的相关标准和规范，如行业质量标准、