卫生局物资采购管理制度

PAGE卫生局物资采购管理制度一、总则（一）目的为加强卫生局物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证物资质量，控制采购成本，确保卫生局各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关及所属各医疗卫生机构的物资采购活动。物资包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、办公设备、后勤物资等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督，保证采购信息的透明度。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，降低采购费用。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，满足医疗卫生工作的实际需求，保障医疗安全。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购工作的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构卫生局成立物资采购领导小组，作为物资采购的决策机构。领导小组由卫生局领导班子成员、相关职能科室负责人等组成。其主要职责包括：1.审议物资采购管理制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购金额、中标（成交）供应商等重大事项。3.协调解决物资采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构卫生局设立物资采购办公室，作为物资采购的执行机构。采购办公室设在后勤管理部门，配备专业的采购人员。其主要职责包括：1.贯彻执行物资采购管理制度和相关法律法规。2.负责编制物资采购计划，经审批后组织实施采购活动。3.按照规定的采购方式和程序，组织采购项目的招标、谈判、询价等工作。4.负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.建立物资采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。6.定期对物资采购工作进行总结分析，提出改进建议。（三）采购需求部门各医疗卫生机构的临床科室、医技科室、行政科室等为采购需求部门。其主要职责包括：1.根据实际工作需要，提出物资采购申请。2.参与采购项目的技术参数论证、验收工作。3.配合采购执行机构做好采购合同的签订、履行等工作。（四）监督部门卫生局纪检监察部门为物资采购的监督部门。其主要职责包括：1.监督物资采购管理制度的执行情况。2.对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报。3.查处采购活动中的违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各采购需求部门应于每年年底前，根据本部门下一年度的工作任务和业务发展需求，编制物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购需求部门将编制好的采购计划报本机构的财务部门进行预算审核，财务部门根据预算管理要求对采购计划进行审核，提出审核意见。3.采购需求部门将经财务部门审核后的采购计划报卫生局物资采购办公室。物资采购办公室对各采购需求部门的采购计划进行汇总、整理，结合卫生局的整体工作安排和资金情况，编制卫生局年度物资采购计划。（二）采购计划审批1.卫生局年度物资采购计划编制完成后，报物资采购领导小组审批。物资采购领导小组应在规定时间内对采购计划进行审议，提出审批意见。2.经物资采购领导小组审批通过的采购计划，由物资采购办公室组织实施。如因特殊情况需要调整采购计划，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经本机构负责人审核后，报卫生局物资采购办公室。物资采购办公室审核同意后，报物资采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在200万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。3.采用公开招标方式采购物资，物资采购办公室应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。招标代理机构应在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购物资，物资采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购物资，物资采购办公室应成立谈判小组。谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购物资的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购物资，物资采购办公室应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。论证通过后，报物资采购领导小组审批。经审批同意后，物资采购办公室与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购物资，物资采购办公室应成立询价小组。询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。询价小组根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写物资采购申请表。采购申请表应包括物资名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由、预计到货时间等内容。2.采购需求部门负责人对采购申请表进行审核，签字确认后报本机构的财务部门进行预算审核。（二）预算审核1.财务部门根据预算管理要求，对采购申请表进行预算审核。审核内容包括采购项目是否符合预算安排、采购金额是否合理等。2.财务部门在采购申请表上签署审核意见，并加盖财务印章。（三）采购审批1.经财务部门审核后的采购申请表，报卫生局物资采购办公室。物资采购办公室对采购申请表进行形式审查，审查内容包括采购申请表填写是否完整、手续是否齐全等。2.物资采购办公室根据采购项目的金额和性质，按照本制度规定的采购方式和审批程序进行审批。采购金额在规定限额以下的采购项目，由物资采购办公室负责人审批；采购金额超过规定限额的采购项目，报物资采购领导小组审批。（四）采购实施1.物资采购办公室根据审批通过的采购申请表，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购物资的，物资采购办公室应委托招标代理机构发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购物资的，物资采购办公室应按照相应的采购程序组织采购活动。采购过程中应制作采购记录，记录采购项目的名称、采购方式、采购日期、采购程序、供应商名称、采购金额等内容。（五）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，物资采购办公室应与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，物资采购办公室应将合同文本送本机构的法律顾问进行合法性审查。法律顾问应出具审查意见，确保合同内容合法合规。3.采购合同签订后，物资采购办公室应将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（六）验收付款1.采购物资到货后，采购需求部门应按照采购合同的约定进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准等。验收合格后，采购需求部门应填写物资验收单，并签字确认。2.采购需求部门将物资验收单送物资采购办公室。物资采购办公室根据物资验收单和采购合同，办理付款手续。付款时，财务部门应审核采购合同的执行情况、物资验收单等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。3.如采购物资验收不合格，采购需求部门应及时通知物资采购办公室与供应商协商解决。协商不成的，按照采购合同的约定处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由物资采购办公室与中标（成交）供应商签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，物资采购办公室应将合同文本送本机构的法律顾问进行合法性审查。法律顾问应出具审查意见，确保合同内容合法合规。3.采购合同签订后，物资采购办公室应将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.物资采购办公室和采购需求部门应按照采购合同的约定，履行各自的义务。物资采购办公室应督促供应商按时、按质、按量供应物资，采购需求部门应及时组织验收。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，物资采购办公室应及时与供应商协商，并签订书面协议。协议签订后，应送相关部门备案。（三）合同验收1.采购物资到货后，采购需求部门应按照采购合同的约定进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准等。验收合格后,采购需求部门应填写物资验收单，并签字确认。2.物资验收单应作为采购合同付款的重要依据。财务部门应根据物资验收单和采购合同，办理付款手续。（四）合同归档1.物资采购办公室应建立采购合同档案，妥善保管采购合同及相关资料。采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收单、付款凭证等。2.采购合同档案应按照年度、项目等进行分类整理，便于查阅和管理。合同档案保管期限按照国家有关规定执行。七、采购监督与考核（一）监督检查1.卫生局纪检监察部门应定期对物资采购活动进行监督检查，检查内容包括采购管理制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.物资采购办公室应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应配合纪检监察部门的监督检查工作。3.采购需求部门应积极配合监督检查工作，如实提供采购活动相关资料和情况。（二）投诉处理1.任何单位和个人对物资采购活动中的违规行为有权向卫生局纪检监察部门投诉举报。纪检监察部门应及时受理投诉举报，并进行调查处理。2.投诉举报应提供明确的投诉事项、相关证据材料等。纪检监察部门应在规定时间内对投诉举报进