公共机构采购管理制度

PAGE公共机构采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公共机构采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公共机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公共机构内各部门、各单位使用财政性资金及其他资金进行的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购产品，提高采购资金使用效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公共机构主要领导担任主任，相关部门负责人为成员。2.职责审议采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购事项，协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责负责编制采购计划和采购预算，报采购管理委员会审议。组织实施采购活动，包括制定采购文件（含招标文件、谈判文件、询价文件等）、发布采购信息、组织开标评标等。建立供应商库，对供应商进行资格审查和管理。负责采购合同的签订、履行、验收等工作。整理和归档采购文件及相关资料。（三）其他相关部门1.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审工作。配合采购部门进行采购项目的验收。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购资金的支付进行审核和监督。参与采购项目的验收和结算工作。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性。对采购项目的资金使用情况进行审计。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公共机构的工作需要和事业发展规划，会同需求部门、财务部门等编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，合理安排采购资金。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报采购管理委员会审议。2.采购管理委员会应根据公共机构的实际情况和资金状况，对采购预算进行审核和批准。3.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于规定天数。发售招标文件，对潜在供应商进行资格审查。组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行。确定中标供应商，发布中标公告。中标公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于规定天数。签订采购合同。采购部门应在中标通知书发出之日起规定时间内，与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.程序采购部门确定邀请招标的供应商名单，一般不少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等内容。组织开标、评标活动，程序与公开招标相同。确定中标供应商，发布中标公告，签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家，并向其发出谈判邀请书。组织谈判活动。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门组织成立单一来源采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由。将论证意见报采购管理委员会批准。采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，一般不少于三家，并向其发出询价通知书。供应商应在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起规定时间内，与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，督促供应商履行合同义务，及时了解合同执行情况。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物或服务。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。2.验收应按照采购合同的约定和相关标准进行，验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等方面。3.验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收结果等内容。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同的约定，审核采购部门提交的付款申请，办理付款手续。2.付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式、付款时间等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。3.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，不得擅自改变付款条件。六、采购监督与检查（一）内部监督1.采购管理委员会应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动的真实性、合法性和效益性，对发现的问题及时提出整改意见。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应及时向社会公开，接受公众的监督和质疑。2.政府采购监管部门应加强对公共机构采购活动的监督管理指导，对违法违规行为依法进行处理。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、生产经营许可证、业绩情况、信誉情况等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。（二）供应商库建设1.采购部门应建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库应定期进行更新和维护，对不符合要求的供应商及时进行清理。3.在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。（三）供应商评价与奖惩1.采购部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.根据评价结果，对优秀供应商给予表彰和奖励，对不合格供应商进行警告、限制参与采购活动等处罚。3.供应商评价结果应作为今后选择供应商的重要依据。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件（含招标文件、谈判文件、询价文件等）、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。2.采购档案应按照项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。3.采购档案应妥善保管，保存期限应符合国家有关规定。（三）档案查阅与借阅1.因工作