全国总工会福利采购制度

PAGE全国总工会福利采购制度一、总则（一）目的为规范全国总工会福利采购工作，确保采购活动合法、公正、透明，保障工会会员的合法权益，提高福利采购资金的使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于全国总工会机关及直属单位的福利采购活动，包括但不限于节日慰问品、生日蛋糕、体检服务、文体活动用品等各类福利项目的采购。（三）基本原则1.合法性原则：福利采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.透明性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员和社会公众的监督，确保采购过程透明化。4.效益性原则：在保证福利质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益，实现福利采购的性价比最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构全国总工会成立福利采购领导小组，负责审议福利采购计划、采购政策、采购预算等重大事项，对福利采购工作进行决策和指导。领导小组由工会领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门全国总工会指定专门的部门或机构作为福利采购的执行部门，负责具体的采购组织实施工作。执行部门应具备相应的采购专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规要求。其主要职责包括：1.根据福利采购计划，制定采购方案，明确采购方式、采购程序、采购标准等。2.组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库，并定期进行评估和更新。3.按照规定的采购程序，组织采购活动，包括发布采购公告、接受供应商报名、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购合同的履行和管理，协调处理采购过程中的争议和问题。5.对采购项目进行验收，确保采购物品或服务符合合同要求和质量标准。6.整理和归档采购文件和资料，建立采购档案，以备查阅和审计。（三）监督部门全国总工会设立专门的监督部门，对福利采购活动进行全过程监督。监督部门应独立行使监督职能，确保采购活动合法合规、公正透明。其主要职责包括：1.制定监督计划，明确监督重点和监督方式，对采购活动进行定期或不定期的监督检查。2.审查采购文件和采购程序，确保采购活动符合法律法规和本制度的要求。3.受理对采购活动的投诉和举报，及时调查处理违规行为，并提出处理意见和建议。4.对采购项目的资金使用情况进行监督，确保资金专款专用，合理使用。三、采购预算管理（一）预算编制1.福利采购执行部门应根据工会工作计划和会员需求，结合上一年度福利采购实际情况，编制年度福利采购预算。预算编制应充分考虑工会经费状况、市场价格波动等因素，确保预算合理、准确。2.年度福利采购预算应明确采购项目名称、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并报福利采购领导小组审议通过。3.福利采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（二）预算执行1.采购执行部门应按照批准的预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。2.在采购过程中，如遇市场价格波动较大等因素导致预算不足，采购执行部门应及时向福利采购领导小组报告，并提出调整预算的建议。经批准后，方可调整预算并继续进行采购。3.财务部门应加强对福利采购预算执行情况的监督和管理，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争较为充分的福利采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的福利采购项目，或者采用公开招标方式的费用占项目采购价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的福利采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的福利采购项目。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的福利采购项目。五、采购程序（一）采购计划制定采购执行部门根据工会工作计划和会员需求，结合预算安排，制定年度福利采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报福利采购领导小组审批。（二）采购需求确定采购执行部门根据采购计划，进一步明确采购项目的具体需求，包括技术规格、质量标准、服务要求等。如有必要，可组织相关人员进行论证或征求意见，确保采购需求的合理性和准确性。（三）供应商选择与邀请1.采购执行部门根据采购需求，从供应商库中选择符合要求的供应商，并向其发出采购邀请。邀请方式可根据采购方式的不同选择招标公告、投标邀请书、谈判邀请书、询价单等。2.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在指定媒体上发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包含采购项目的基本信息、采购要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。招标公告或投标邀请书应确保潜在供应商能够及时获取相关信息。3.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门应直接向选定的供应商发出谈判邀请书、单一来源采购协商函或询价单，明确采购项目的具体要求、谈判时间及地点、报价要求等内容。（四）采购文件编制与发放1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、投标邀请书、谈判文件、询价单、采购合同草案等内容，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、报价要求、评标标准、合同条款等实质性内容。2.采购执行部门应将编制好的采购文件发放给被邀请的供应商，并确保供应商能够及时收到采购文件。对于公开招标项目，采购文件应在规定的时间内发售给潜在供应商，并收取相应的费用。（五）投标与响应1.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并在规定的时间内提交给采购执行部门。投标文件或响应文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，确保对采购文件的实质性条款作出响应。2.对于公开招标和邀请招标项目，供应商应在投标截止时间前将投标文件密封送达指定地点。采购执行部门应在投标截止时间后，按照规定的开标程序组织开标，公布投标人名称、投标价格等主要内容。3.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，供应商应在规定的谈判时间或报价截止时间前提交响应文件或报价单。采购执行部门应组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，供应商应根据谈判或询价情况进行报价和答疑。（六）评标与谈判1.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应组建评标委员会，评标委员会由工会代表、技术专家、经济专家等组成，人数应为五人以上单数。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，并出具评标报告。2.对于竞争性谈判项目，采购执行部门应组建谈判小组，谈判小组由工会代表、技术专家、经济专家等组成，人数应为三人以上单数。谈判小组应与供应商进行谈判，根据谈判情况确定成交供应商，并出具谈判报告。3.对于单一来源采购项目，采购执行部门应与供应商进行协商，就采购项目的价格、质量、服务等条款达成一致意见，并签订采购合同。协商过程中，应确保采购行为的合法性和合理性。4.对于询价项目，采购执行部门应组建询价小组，询价小组由工会代表、技术专家、经济专家等组成，人数应为三人以上单数。询价小组应根据供应商的报价情况，确定成交供应商，并出具询价报告。（七）合同签订采购执行部门应根据评标报告、谈判报告或询价报告，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（八）采购验收1.采购合同签订后，采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，采购执行部门应及时与供应商协商解决。供应商应按照合同约定承担相应的责任，采取补救措施或退换货物等。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务。2.在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他特殊情况导致合同无法履行或需要变更合同内容的，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同。（三）合同变更与解除1.采购合同签订后，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利和义务等条款。2.如因不可抗力或其他法定原因导致采购合同无法履行或需要解除合同的，双方应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同纠纷处理在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。七、采购监督与审计（一）监督检查1.监督部门应定期对福利采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否签订及履行、采购资金使用是否合理等。2.监督部门可采取查阅资料、实地检查、问卷调查、个别访谈等方式进行监督检查，并做好检查记录。对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求采购执行部门限期整改。（二）投诉处理1.工会会员或其他相关人员如对福利采购活动存在疑问或异议，可向监督部门投诉。投诉应实名提出，并提供相关证据材料。2.监督部门应及时受理投诉，并进行调查核实。对于投诉事项属实的，应按照规定的程序进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。（