低值易耗采购管理制度

PAGE低值易耗采购管理制度一、总则（一）目的为了加强公司低值易耗品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门低值易耗品的采购活动。低值易耗品是指单位价值在规定标准以下，使用寿命较短，不能作为固定资产核算的各种用具、设备、材料等。具体范围包括但不限于办公用品、办公设备耗材、劳保用品、小型仪器设备等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证质量的前提下，依据市场行情，合理控制采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保采购信息的及时、准确、完整披露。4.归口管理原则：根据低值易耗品的类别，实行归口管理，明确各归口部门的职责和权限。二、采购职责分工（一）采购部门1.负责建立和维护合格供应商名录，定期对供应商进行评估和管理。2.依据采购申请，按照采购流程组织实施采购活动，包括询价比价、合同签订、订单跟踪等。3.负责与供应商沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题。4.收集、整理采购相关信息，建立采购档案，定期进行采购数据分析和总结。（二）使用部门1.根据实际工作需要，提出低值易耗品的采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.参与采购物品的验收工作，对采购物品的质量、规格、数量等进行确认。3.协助采购部门对采购物品的使用情况进行跟踪和反馈，提供改进建议。（三）归口管理部门1.负责制定本归口管理范围内低值易耗品的采购标准和规范。2.审核使用部门的采购申请，提出审核意见。3.参与采购物品的选型、验收等工作，提供专业技术支持和指导。4.对本归口管理范围内低值易耗品的采购情况进行统计和分析，提出管理建议。（四）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，定期与采购部门核对账目。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写《低值易耗品采购申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至归口管理部门审核。2.归口管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购物品的必要性、合理性、规格型号等是否符合要求。审核通过后，报分管领导审批。3.分管领导根据公司实际情况和预算安排，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请交采购部门办理采购手续；审批不通过的，采购申请返回使用部门，并说明原因。（二）采购实施1.采购部门接到审批通过的采购申请后，根据采购物品的特点和市场情况，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括询价采购、招标采购、定点采购等。2.询价采购：对于金额较小、市场价格相对透明的低值易耗品，采购部门可向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为中标单位，并签订采购合同。3.招标采购：对于金额较大、技术要求较高或涉及公司重大利益的低值易耗品采购项目，采购部门应组织招标采购。招标采购应按照公司相关招标管理规定进行，包括发布招标公告、组织开标评标、确定中标单位等环节。4.定点采购：对于一些常用的、标准化程度较高的低值易耗品，采购部门可与供应商建立定点采购关系。定点采购供应商应通过公开招标或其他方式确定，并签订定点采购协议。采购时，采购部门直接向定点供应商采购，按照协议约定的价格和交货期执行。5.在采购过程中，采购部门应与供应商就采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行充分沟通和协商，确保采购合同的条款明确、合理、合法。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本交财务部门、归口管理部门和使用部门备案。（三）采购验收1.采购物品到货前，采购部门应及时通知使用部门和归口管理部门做好验收准备工作。2.使用部门和归口管理部门按照采购合同和相关标准对采购物品进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。验收合格后，验收人员在《低值易耗品验收单》上签字确认。3.对于验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商负责更换、补货或退款等处理。如因供应商原因给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）采购付款1.采购物品验收合格后，采购部门应及时整理采购发票、验收单、采购合同等相关资料，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，报分管领导审批。3.分管领导审批通过后，财务部门按照公司资金支付流程办理付款手续。付款方式应根据合同约定和公司实际情况选择，如支票、汇票、电汇、网上银行支付等。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.对于新供应商的选择，采购部门应进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、信誉状况、售后服务能力等。考察结束后，采购部门应填写《供应商考察评估报告》，提出是否选择该供应商的建议。3.采购部门应组织相关部门对新供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。评审通过的供应商纳入合格供应商名录，并签订合作协议。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于评估不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.采购部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果和相关信息，为供应商管理提供依据。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应及时将其从合格供应商名录中淘汰：连续两次评估不合格的；提供的产品质量出现严重问题，给公司造成重大损失的；违反合同约定，给公司造成不良影响的；其他不符合公司合作要求的情况。2.采购部门在淘汰供应商前，应提前通知供应商，并说明淘汰原因。同时，采购部门应及时寻找替代供应商，确保公司采购工作的正常进行。五、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门下一年度的工作任务和实际需求，编制低值易耗品采购预算。采购预算应详细列出采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购金额等信息。2.采购部门汇总各部门的采购预算，结合公司年度经营计划和资金状况，编制公司年度低值易耗品采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性、与公司资金状况的匹配性等。审核通过后，报公司管理层审批。（二）预算执行1.公司年度低值易耗品采购预算经批准后，各部门应严格按照预算执行采购活动。采购部门应根据预算控制采购进度和金额，确保采购活动在预算范围内进行。2.如因特殊原因需要调整采购预算，使用部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因和调整金额。经归口管理部门审核、分管领导审批后，报财务部门备案。（三）预算分析1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购金额与预算金额的差异，分析差异产生的原因。2.采购部门应配合财务部门进行预算分析工作，提供采购相关数据和信息。对于预算执行过程中出现的问题，应及时采取措施加以解决，确保采购预算的有效执行。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商风险、质量风险、价格风险、交货期风险、合同风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析风险产生的原因和可能造成的影响，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.供应商风险应对：采购部门应通过建立合格供应商名录、定期评估供应商、与供应商签订合作协议等方式，降低供应商风险。同时，应建立供应商应急管理机制，如备用供应商的选择和管理，以应对供应商出现突发情况时的供应中断问题。2.质量风险应对：采购部门应加强对采购物品质量的控制，在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。在验收环节，应严格按照标准进行验收，确保采购物品质量符合要求。对于质量不合格的采购物品，应及时与供应商协商处理，避免给公司造成损失。3.价格风险应对：采购部门应关注市场价格动态，通过询价、比价、招标等方式，选择合理的采购价格。同时，应与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格，降低价格风险。4.交货期风险应对：采购部门应在采购合同中明确交货期条款，要求供应商按时交货。同时，应建立订单跟踪机制，及时了解供应商的生产进度和交货情况，如发现可能影响交货期的问题，应及时与供应商沟通协商，采取措施确保按时交货。5.合同风险应对：采购部门应加强对采购合同的管理，确保合同条款明确、合理、合法。在签订合同前，应组织相关部门对合同进行审核，避免合同纠纷的发生。同时，应建立合同执行跟踪机制，及时了解合同执行情况，确保合同的有效履行。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对低值易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督。同时，应建立采购信息公开制度，及时公布采购相关信息，接受公司员工的监督。（二）考核评价1.公司应建立采购工作考核评价制度，对采购部门和相关人员的采购工作进行考核评价。考核评价内容包括采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。2.采购部门应定期对本部门采购工作进行总结和自评，针对存在的问题及时进行整改。同时，应配合公司考核部门做好采购工作的考核评价工作。3.公司根据考核评价结