伙房采购索证制度

PAGE伙房采购索证制度一、总则1.目的为加强伙房食品安全管理，规范采购索证行为，确保所采购食品及食品原料符合食品安全标准，保障就餐人员的身体健康，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织内部伙房采购食品、食品添加剂及食品相关产品的索证管理活动。3.职责分工伙房采购人员负责按照本制度要求向供应商索取相关证件，并妥善保管。伙房管理人员负责对采购索证情况进行监督检查，确保索证工作落实到位。食品安全管理人员负责对采购索证资料进行审核，对不符合要求的索证情况提出整改意见。二、索证要求1.食品生产企业采购食品时，应当索取食品生产企业的食品生产许可证副本复印件。索取所采购食品的产品合格证明文件，如检验报告、质量合格证等。对于实施生产许可管理的食品添加剂，应当索取生产企业的食品生产许可证副本复印件以及产品合格证明文件。2.食品经营企业采购食品时，应当索取食品经营企业的食品经营许可证副本复印件。索取所采购食品的产品合格证明文件，如检验报告、质量合格证等。采购进口食品的，应当索取进口食品的报关单、检验检疫证明等文件。3.食用农产品生产者采购食用农产品时，应当索取食用农产品产地证明或者购货凭证、销售凭证。销售凭证应当如实记录食用农产品的名称、数量、进货日期以及供货者名称、地址、联系方式等内容，并保存相关凭证。4.集中交易市场开办者采购食品时，应当索取集中交易市场开办者的营业执照副本复印件。索取市场内食品经营者的食品经营许可证副本复印件。索取所采购食品的产品合格证明文件，如检验报告、质量合格证等。5.其他供货者根据实际情况，索取相应的资质证明文件和产品合格证明文件。三、索证程序1.首次采购采购人员在首次采购食品、食品添加剂及食品相关产品时，应当向供应商索要并查验相关证件。将索取的证件复印件加盖供应商公章或签字确认，并注明与原件一致，同时留存原件供核对。对索取的证件进行整理、归档，建立索证档案。2.日常采购采购人员每次采购时，应当检查所采购食品、食品添加剂及食品相关产品的索证档案，确保所采购产品的索证资料齐全、有效。如发现索证资料缺失或过期，应当及时向供应商索取补充，并更新索证档案。四、索证档案管理1.档案内容索证档案应当包括供应商的资质证明文件、产品合格证明文件、采购凭证等。资质证明文件应当包括食品生产许可证副本复印件、食品经营许可证副本复印件、营业执照副本复印件等。产品合格证明文件应当包括检验报告、质量合格证等。采购凭证应当包括购货发票、送货清单等。2.档案建立索证档案应当按照供应商名称、采购日期、产品名称等进行分类整理，建立电子和纸质档案。电子档案应当存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。纸质档案应当存放在专门的档案柜中，便于查阅和管理。3.档案查阅伙房采购人员、管理人员、食品安全管理人员等因工作需要查阅索证档案的，应当填写查阅申请表，经批准后按照规定进行查阅。查阅人员应当爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、损坏。查阅结束后，应当及时将档案归还，并做好查阅记录。4.档案保存期限索证档案应当保存至食品、食品添加剂及食品相关产品保质期满后6个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于2年。五、监督检查1.定期检查伙房管理人员应当定期对采购索证情况进行检查，检查内容包括索证资料的完整性、有效性、档案管理情况等。每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.不定期抽查食品安全管理人员应当不定期对采购索证情况进行抽查，重点检查采购人员是否按照本制度要求索取相关证件，索证资料是否真实、有效。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.违规处理对于未按照本制度要求索取相关证件或索证资料不全、不实的采购人员，责令其限期整改。整改后仍不符合要求的，视情节轻重给予警告、罚款等处罚；情节严重的，解除劳动合同。因采购索