今麦郎公司采购管理制度

PAGE今麦郎公司采购管理制度一、总则（一）目的为规范今麦郎公司采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司生产经营所需物资的及时供应，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于今麦郎公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括原材料、辅料、设备、办公用品、服务等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，通过科学的采购管理，降低采购成本和费用，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益，杜绝不正当交易行为。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购活动中的职责和权限，确保采购工作有序开展。二、采购管理职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划、采购预算，组织实施采购活动，确保公司生产经营所需物资的及时供应。2.建立和维护供应商管理体系，开展供应商开发、评估、选择、考核等工作，建立合格供应商名录。3.负责采购合同的起草、审核、签订、执行及跟踪管理，确保合同的有效履行。4.收集市场信息及供应商信息，进行市场调研和分析，为公司采购决策提供依据。5.负责采购成本的控制和管理，通过谈判、招标等方式降低采购价格，提高采购效益。6.协调与其他部门的关系，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购工作顺利进行。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营计划和实际需求，编制物资需求计划，并提交给采购部门。2.参与采购合同的评审，提出技术、质量、服务等方面的要求和建议。3.负责对采购物资的验收工作，确保物资符合公司要求。4.在采购活动中提供必要的协助和支持，如提供技术资料、样品等。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的合理安排和安全。2.参与采购合同的评审，对采购价格、付款方式等财务条款进行审核。3.负责采购付款的审核和办理，按照合同约定及时支付货款。4（四）审计部门职责（五）法务部门职责三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司生产经营计划、库存状况及市场需求预测，提前编制物资需求计划。物资需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购部门收到需求部门提交的物资需求计划后，进行汇总、分析和审核。结合库存情况，对需求计划进行调整和优化，制定采购计划。采购计划应包括采购物资的种类、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购计划和物资需求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，初步确定潜在供应商名单。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、管理水平、信誉状况等方面的情况。根据考察结果，对潜在供应商进行综合评估，选择符合公司要求的供应商进行开发。2.供应商评估与选择采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商提供物资的质量、价格、交货期、服务水平等方面。建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方法对供应商进行评分。评估指标体系应根据不同物资的特点和公司的需求进行设置，如质量指标可包括产品合格率、退货率等；价格指标可包括采购价格、价格稳定性等；交货期指标可包括按时交货率、交货延迟天数等；服务水平指标可包括售后服务响应时间...根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，B类供应商为合格供应商，C类供应商为需改进供应商。在采购活动中，优先选择A类供应商，对于B类供应商，应加强管理和监督，对于C类供应商，应限制其参与采购活动，督促其进行改进。3.供应商考核采购部门建立供应商考核制度，定期对供应商进行考核。考核周期可根据实际情况设定，一般为季度或年度。考核内容包括供应商的供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面...考核结果应及时反馈给供应商，并要求其采取措施进行改进。根据供应商考核结果，对供应商进行动态管理。对于考核优秀的供应商，可给予一定的奖励，如增加采购份额、延长合作期限等；对于考核不合格的供应商，应暂停或终止合作，并要求其整改。整改合格后，可重新评估其是否符合公司要求。（三）采购方式选择1.招标采购对于金额较大或技术复杂、竞争激烈的物资采购项目，应采用招标采购方式。采购部门负责制定招标方案，并发布招标公告。招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。组织潜在投标人进行现场勘查和答疑，解答投标人提出的疑问。开标、评标过程应严格按照相关法律法规和公司规定进行，确保公平、公正、公开。评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。根据评标结果，确定中标人，并签订采购合同。2.询价采购对于金额较小、市场供应充足、价格比较透明的物资采购项目，可采用询价采购方式。（四）采购合同签订1.采购部门根据采购方式确定中标供应商或询价结果后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同初稿提交给需求部门、财务部门、法务部门等相关部门进行评审。需求部门主要对物资的技术要求、质量标准等方面进行审核；财务部门主要对采购价格和付款方式等财务条款进行审核；法务部门主要对合同的合法性、合规性进行审核。3.根据各部门的评审意见，采购部门对采购合同进行修改和完善，确保合同条款符合公司要求和法律法规规定。4.采购合同经公司分管领导审批后...（五）采购合同执行与跟踪1.采购部门负责采购合同的执行，按照合同约定及时与供应商沟通，确保供应商按时、按质、按量供应物资。2.建立采购合同执行跟踪台账，记录采购合同的执行情况，包括物资的到货时间、数量、质量验收情况、付款情况等信息。3.定期对采购合同执行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任，维护公司合法权益。4.需求部门在收到采购物资后，应按照公司规定进行验收。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决退货、换货等问题。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和物资验收情况，审核采购付款申请。采购付款申请应包括合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款期限等信息，并附上相关的发票、验收报告等证明文件。2.财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应根据合同约定和公司资金状况选择合适的方式，如支票、汇票、电汇、网上银行支付等。3.财务部门应及时记录采购付款情况，定期与采购部门核对付款信息，确保采购付款的准确性和及时性。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.建立采购风险评估指标体系...（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划和采购数量，避免因市场波动导致采购成本增加。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。2.供应商风险应对五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.通过内部审计，发现采购活动中存在的问题和风险，提出改进建议和措施，促进采购管理工作规范、高效运行。3.公司纪检监察部门对采购活动进行监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护公司利益和形象。（二）外部监督1