交通局软件采购制度

PAGE交通局软件采购制度一、总则（一）目的为规范交通局软件采购行为，确保所采购软件符合交通业务需求，提高软件采购质量和效益，保障资金使用安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关及所属各单位软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.需求导向原则：以满足交通业务实际需求为出发点，确保采购软件的适用性。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。4.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，合理控制采购成本。5.监督管理原则：加强对软件采购全过程的监督管理，确保采购活动规范有序。二、采购需求确定（一）需求调研1.各业务部门应定期开展软件需求调研，结合交通业务发展规划和实际工作需要，梳理软件功能需求、性能需求、安全需求等。2.需求调研可采用问卷调查、实地访谈、研讨会等多种方式，广泛征求相关人员意见，确保需求的全面性和准确性。（二）需求分析与论证1.信息技术部门对业务部门提出的软件需求进行汇总、分析和整理，形成详细的需求文档。2.组织相关专家和业务骨干对需求文档进行论证，评估需求的合理性、可行性和技术实现难度，对需求进行优化和完善。（三）需求变更管理1.在软件采购过程中，如因业务发展、政策调整等原因需要变更需求，业务部门应提出书面变更申请，说明变更原因、内容和影响。2.信息技术部门对变更申请进行审核，评估变更的必要性和可行性，并组织相关人员进行评审。3.经评审通过的需求变更，应及时调整采购计划和合同条款，并通知相关部门和供应商。三、采购计划制定（一）计划编制依据根据需求调研结果、业务发展规划和预算安排，编制软件采购计划。（二）计划内容1.采购软件的名称、功能描述、技术要求等。2.采购预算，明确资金来源和金额。3.采购时间安排，包括采购启动时间、招标时间、合同签订时间、软件交付时间等。4.采购方式，根据软件特点和采购金额选择合适的采购方式。（三）计划审批1.采购计划编制完成后，提交局领导审批。2.经审批后的采购计划应严格执行，如因特殊情况需要调整，应重新履行审批程序。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的软件采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序进行，发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节应严格遵守相关法律法规和招投标管理规定。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购软件的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应进行公示，并说明理由，经批准后与单一供应商协商确定采购价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.业务部门根据软件采购计划，填写采购申请表，详细说明采购软件的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经业务部门负责人签字确认，并提交信息技术部门审核。（二）采购审核1.信息技术部门对采购申请表进行审核，重点审核软件需求的合理性、技术方案的可行性、采购预算的准确性等。2.审核通过后，采购申请表提交财务部门进行预算审核。（三）预算审核1.财务部门根据单位预算安排和资金状况，对采购预算进行审核，确保采购资金的合规性和合理性。2.预算审核通过后，采购申请表返回业务部门，由业务部门提交局领导审批。（四）采购实施1.经局领导审批同意后，业务部门按照选定的采购方式组织实施采购。2.公开招标、邀请招标项目应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；竞争性谈判、单一来源采购、询价项目由业务部门或信息技术部门组织相关人员进行采购活动。3.在采购过程中，应严格按照采购文件要求进行开标、评标、谈判、询价等工作，确保采购活动的公正性和合法性。（五）合同签订1.确定成交供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、信息技术部门等相关部门备案。（六）验收付款1.软件交付后，业务部门应组织信息技术部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收合格后，业务部门填写验收报告，并提交财务部门办理付款手续。3.财务部门按照采购合同约定和资金支付程序，及时支付软件采购款项。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对参与交通局软件采购的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、软件著作权证书、业绩情况、信誉状况等。（二）供应商库建设1.建立交通局软件采购供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。2.定期对供应商库进行更新和维护，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，对供应商的产品质量、售后服务、合同履行情况等进行评价和考核。2.评价与考核结果作为供应商后续参与采购活动的重要依据，对表现优秀的供应商给予优先采购权，对表现不佳的供应商进行警告、限制参与采购活动等处理。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.对软件采购过程中可能存在的风险进行识别，包括需求变更风险、采购方式选择风险、供应商违约风险、质量风险、安全风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于需求变更风险，加强需求变更管理；对于采购方式选择风险，严格按照规定选择采购方式；对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同管理；对于质量风险，加强验收环节管理；对于安全风险，要求供应商提供安全保障措施等。2.定期对采购风险进行监控和评估，及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。八、监督与检查（一）内部监督1.成立软件采购监督小组，由纪检监察部门、财务部门、信息技术部门等人员组成，对软件采购活动进行全过程监督。2.监督小组应定期对采购项目进行检查和抽查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的合规