乡镇正版软件采购制度

PAGE乡镇正版软件采购制度一、总则（一）目的为规范乡镇正版软件采购行为，保障软件使用的合法性、安全性和规范性，提高软件使用效益，促进信息化建设健康发展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇各部门、各单位在开展工作过程中涉及的正版软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家关于软件知识产权保护等法律法规，确保采购的软件为正版授权产品。2.实用性原则根据工作实际需求，采购功能适用、性能稳定、质量可靠的软件产品，避免盲目采购和资源浪费。3.规范性原则规范采购流程，明确采购环节各相关方的职责和权限，确保采购活动公开、公平、公正。4.安全性原则采购的软件应具备良好的安全性能，能够有效保障信息系统安全稳定运行，防止数据泄露和遭受恶意攻击。二、采购需求确定（一）需求调研1.各部门、各单位应定期开展软件使用情况调研，梳理现有软件资产，评估软件功能满足工作需求的程度。2.根据工作发展规划和业务变化，分析未来可能产生的软件需求，形成详细的需求调研报告。（二）需求审核1.需求调研报告提交至乡镇信息化管理部门进行审核。2.信息化管理部门组织相关技术专家和业务骨干，对需求的合理性、必要性、可行性进行评估，提出审核意见。3.对于涉及重大业务变革或复杂技术应用的软件需求，应组织专题论证会，广泛征求意见，确保需求准确无误。（三）需求变更管理1.在软件采购过程中，如因业务调整等原因需要变更采购需求，应填写需求变更申请表，详细说明变更内容、原因及对采购进度和预算的影响。2.需求变更申请表经原需求提出部门负责人、信息化管理部门负责人审核后，报乡镇分管领导审批。3.经审批同意的需求变更，应及时通知采购部门调整采购方案，并对相关文档进行更新。三、采购流程（一）采购计划制定1.采购部门根据审核通过的软件采购需求，结合预算安排，制定年度软件采购计划。2.采购计划应明确采购软件的名称、版本、数量、采购时间、预算金额等详细信息，并报乡镇财政部门备案。（二）采购方式选择1.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.竞争性谈判采购符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。4.公开招标采购达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。（三）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确软件的功能要求、性能指标、售后服务等详细内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.在采购文件中应明确对供应商提供正版软件证明材料的要求，如软件著作权登记证书、正版授权协议等。（四）供应商选择1.采购部门通过乡镇政府采购网、公共资源交易平台等渠道发布采购公告，邀请符合条件的供应商参与投标或响应采购文件。2.对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、软件销售代理资质、业绩情况、信誉状况等。3.组织评标委员会或谈判小组对供应商的投标文件或响应文件进行评审，按照采购文件规定的评标标准或谈判原则，评选出中标供应商或成交供应商。（五）合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订软件采购合同。合同应明确软件的名称、版本、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.在合同中应明确约定供应商提供正版软件的相关责任和义务，如保证软件的合法性、提供软件升级服务、承担因软件侵权引发的法律责任等。3.合同签订后，应报乡镇财政部门和信息化管理部门备案。四、软件验收（一）验收准备1.采购部门在软件到货前，应通知信息化管理部门、使用部门等相关人员组成验收小组，并明确验收人员的职责分工。2.验收小组应熟悉采购合同条款、采购文件要求和软件技术规格，制定验收方案。（二）验收内容1.软件的数量、规格、型号是否与采购合同一致。2.软件的功能是否满足采购文件要求，是否能够正常运行。3.软件的质量是否符合相关标准，是否存在质量问题。4.检查供应商提供的软件正版证明材料是否齐全、有效。（三）验收方式1.外观检查对软件包装、标识、介质等进行检查，确保软件外观无损坏、无缺失。2.功能测试按照采购文件要求，对软件的各项功能进行逐一测试，记录测试结果。3.性能测试对软件的性能指标进行测试，如系统响应时间、吞吐量、并发用户数等，评估软件性能是否满足要求。4.正版验证通过软件管理工具、官方网站查询等方式，验证软件的正版授权情况。（四）验收报告1.验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收内容、验收结果、存在问题及整改建议等内容。2.验收报告经验收小组成员签字确认后，报采购部门、信息化管理部门和乡镇分管领导审批。3.对于验收合格的软件，应办理资产入账手续；对于验收不合格的软件，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或更换软件产品，直至验收合格。五、软件使用与管理（一）使用培训1.软件采购到货后，供应商应负责为使用部门提供软件使用培训服务，确保使用人员熟悉软件的操作方法和功能特点。2.使用部门应组织相关人员参加培训，并做好培训记录。培训记录应包括培训时间、培训内容、培训人员等信息。（二）使用规范1.各部门、各单位应按照软件的使用说明书和操作手册，规范使用软件，不得擅自修改软件的功能和配置。2.严禁使用未经授权的盗版软件，不得将正版软件用于非工作目的或擅自复制、传播给第三方。（三）软件维护与更新1.信息化管理部门应建立软件维护与更新机制，定期对软件进行检查和维护，确保软件正常运行。2.根据软件供应商提供的软件升级计划和安全补丁，及时对软件进行升级更新，提高软件的安全性和稳定性。3.对于软件使用过程中出现的问题，使用人员应及时向信息化管理部门反馈，信息化管理部门应协调供应商及时解决。（四）软件资产管理1.乡镇财政部门应建立软件资产台账，对采购的软件进行详细登记，包括软件名称、版本、采购时间、采购金额、使用部门等信息。2.各部门、各单位应指定专人负责软件资产管理，定期对软件资产进行清查盘点，确保软件资产账实相符。3.软件资产发生变更、处置等情况时，应及时办理相关手续，并更新软件资产台账。六、监督与检查（一）内部监督1.乡镇审计部门应定期对软件采购、使用和管理情况进行审计监督，检查采购程序是否合规、软件使用是否规范、资产管理是否到位等。2.信息化管理部门应加强对软件采购和使用过程的日常监督检查，及时发现和纠正存在问题。（二）外部监督1.接受财政、工信等相关部门的监督检查，积极配合相关部门开展的软件正版化工作专项检查。2.主动接受社会监督，对公众反映的软件采购和使用方面的问题，及时进行调查处理，并公开处理结果。（三）违规处理1.对于违反本制度规定，采购、