档案转递通知单模版

档案转递通知单模版一、档案转递通知单的基本要素一份规范的档案转递通知单应包含以下核心要素，以确保信息的清晰与完整：1.发件单位信息：包括单位全称、加盖的单位公章、联系人姓名及有效联系方式（如固定电话或官方邮箱）。这是明确责任主体的首要信息。2.收件单位信息：同样需要单位全称、准确的部门（若有）、以及接收档案的联系人信息（可选，但推荐）。确保档案能够准确送达。3.档案基本信息：*档案编号/案号：若档案有唯一标识符，务必填写，便于快速检索与核对。*姓名/名称：针对个人档案，填写个人姓名；针对文书档案或其他类型档案，填写档案核心主题名称或项目名称。*档案材料名称及份数：详细列出所转递档案材料的具体名称，并注明每份材料的页数或件数，确保与实物相符。4.转递原因：简要说明转递档案的缘由，如“工作调动”、“离职”、“归档”、“借阅归还”、“协作需要”等。5.转递方式：注明档案的传递方式，如“机要邮寄”、“专人送取”、“EMS标准快递”（需确保其安全性）等，以便双方跟踪。6.转递日期：即发出档案的日期，是重要的时间节点记录。7.附件说明：如随档案一同转递的还有其他辅助材料或清单，应在此处列明。8.交接双方签字：*发件人签字：发件单位经办人的亲笔签名。*收件人签字及日期：此栏由收件单位经办人在确认接收档案无误后填写，并注明接收日期。这是完成档案交接、明确责任转移的关键凭证。9.备注栏：用于填写其他需要说明的特殊事项，如档案的密级、特殊保管要求等。二、档案转递通知单模版示例以下提供一个通用性较强的档案转递通知单模版，单位可根据自身档案管理的具体要求进行适当调整。---档案转递通知单No：[自行编制的通知单编号，如年份+序号]一、发件单位信息单位全称：___________________________（单位公章）联系人：___________________________联系电话：___________________________联系邮箱：___________________________二、收件单位信息单位全称：___________________________接收部门（如有）：___________________________接收联系人（可选）：___________________________联系电话（可选）：___________________________三、档案基本信息序号档案编号/案号姓名/档案名称档案材料具体名称份数/页数备注(如材料属性):---:------------:----------------:---------------------------:--------:----------------123..................**合计****共[]人/宗****共[]份材料**四、转递原因：□工作调动□离职□退休□升学□归档□借阅归还□协作交流□其他：___________________________五、转递方式：□机要邮寄□专人送取□EMS标准快递□其他安全方式：_________________六、转递日期：_______年_______月_______日七、附件：（如有，请列明）1.___________________________2.___________________________八、交接确认发件人签字：___________________________收件人确认：本人已收到上述所列档案材料，经核对数量相符，材料完好。收件人签字：___________________________接收日期：_______年_______月_______日联系电话：___________________________九、备注：（可填写档案密级、特殊处理要求等）__________________________________________________________________________________________________________________________________________________---（通知单骑缝章处）三、使用说明与注意事项1.填写规范：通知单内容应力求字迹清晰、信息准确、项目完整，避免涂改。如有修改，需在修改处加盖发件单位相关印章或由经办人签字确认。2.编号管理：建议对档案转递通知单进行统一编号管理，便于内部查询、统计与归档。3.多联设计：为确保双方有据可查，档案转递通知单通常采用多联复写形式。例如，一联（存根联）由发件单位留存，一联（回执联或交接联）由收件单位签收后返还发件单位，一联（接收联）由收件单位留存。上述模版可根据需要调整为多联格式。4.骑缝章：若为多联单或档案材料较多、需装订成册时，发件单位应在通知单与档案材料的骑缝处加盖单位公章，以保证材料的完整性和防篡改性。5.专人负责：档案转递工作应指定专人负责，确保交接过程的规范与安全。对于重要或涉密档案，必须严格按照相关保密规定选择转递方式和交接人员。6.回执跟踪：通过邮寄等非当面交接方式转递档案时，发件单位应保留邮寄凭证，并及时向收件单位确认接收情况。若设计有回执联，应督促收件单位及时返还。7.存档备查：发件单位和收件单位均应将签收回执完整的档案转递通知单与相关档案管理记录一同存档，以备后续查验。四、总结档案转递通知单不仅是档案流转的“身份证”，更是明晰责任、保障档案安全的“护身符”。各单位应高度重视档案转递工作的规范性，根据本单位档案的性质和管理要求，科学设计并严格使用档案转