中小学校物品采购制度

PAGE中小学校物品采购制度一、总则（一）目的为了规范中小学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保证采购物品的质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中小学校各类教学用品、办公用品、设备设施、图书资料等物品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受学校师生及社会监督。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合教学及使用需求的物品。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由学校领导、相关部门负责人及教师代表等组成。2.职责负责审议学校年度采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序等。对采购过程进行监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购工作小组1.组成：由学校后勤部门负责人担任组长，成员包括采购人员及相关专业技术人员等。2.职责负责具体实施采购项目，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。对采购物品进行验收，确保物品符合采购要求。整理采购档案资料，建立采购物品台账。（三）采购监督小组1.组成：由学校纪检监察人员、教师代表等组成。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正公平。受理采购过程中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.学校各部门应根据教学、办公等实际需求，于每年年底前提出下一年度的采购申请，明确采购物品的名称、规格、数量及预算金额等。2.后勤部门对各部门的采购申请进行汇总审核，结合学校财力状况和发展规划，编制年度采购预算草案。3.采购预算草案经学校采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，最终提交学校教代会审议批准。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购工作小组制定详细的采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等。2.采购计划应根据实际情况进行动态调整，如因教学任务变化、设备更新等原因需要调整采购计划的，应按规定程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告、发售招标文件（资格预审文件）、组织开标评标、确定中标供应商、发布中标公告、签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照公开招标程序组织采购活动。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与单一供应商协商确定采购价格、合同条款等，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.学校各部门根据实际需求填写采购申请表，并详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，报学校后勤部门审核。3.后勤部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、预算金额的准确性等，审核通过后报采购工作小组。4.采购工作小组根据采购预算和采购计划，对采购申请进行审批，审批通过后进入采购实施阶段。对于紧急采购项目，由使用部门提出申请，经学校领导批准后可先行采购，但事后应及时补办相关审批手续。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，采购工作小组编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式、投标人资格要求等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应向符合资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书。（四）供应商选择与确定1.采购工作小组对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证资质证书经营范围、业绩信誉等。2.对于通过资格审查的供应商，采购工作小组按照采购文件规定的评标标准进行评标或谈判确定成交供应商。3.评标或谈判过程应记录在案，参与评标的人员应签署评审意见。在确定成交供应商前，采购工作小组可以对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、产品质量等情况。选择的供应商应具有良好的信誉、较强的经济实力和售后服务能力，能够提供符合质量要求和价格合理的物品。（五）采购合同签订1.采购工作小组与成交供应商签订采购合同，合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格付款方式、交货时间地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前应进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等，审核通过后加盖学校公章。合同签订后，采购工作小组应将合同副本送学校财务部门、监督小组备案。（六）采购验收1.采购物品到货后，采购工作小组应组织相关人员进行验收，验收人员应包括采购人员、使用部门代表、专业技术人员等。2.验收人员应按照采购合同和采购文件的要求，对采购物品的数量、规格、质量、性能等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。3.验收合格后应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的采购物品，采购工作小组应及时与供应商协商解决，要求供应商限期更换或退货等。（七）采购付款1.采购物品验收合格后，学校财务部门应按照采购合同的约定及时支付货款。2.支付货款时应提供合法有效的票据，并按照财务管理制度进行审批和账务处理。3.对于分期付款的采购项目，应按照合同约定的付款期限和金额进行支付。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购工作结束后，采购人员应及时整理采购档案资料，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订成册。2.采购档案应由学校后勤部门指定专人负责保管，保管期限按照国家有关规定执行。3.采购档案应妥善保管防止丢失、损坏、泄密等情况发生。查阅采购档案应履行审批手续，并做好查阅记录。七、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购物品的质量情况等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.学校应建立采购活动内部审计制度，定期对采购项目进行审计监督，确保采购活动合法合规、资金使用效益。’（二）外部监督1.学校应主动接受教育主管部门、财政部门监察部