中学校采购制度

PAGE中学校采购制度一、总则（一）目的为规范我校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级因教学、科研、管理等工作需要进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商享有平等的机会，按照公正的程序进行采购决策。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校利益和供应商合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制和发布、供应商选择和评审、合同签订与执行等工作。(三)相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等采购信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。4.其他相关部门：根据各自职责配合采购办公室做好采购相关工作，如参与采购评审、提供技术支持等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校年度工作计划和财力状况，编制本部门年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购办公室负责汇总各部门采购预算，编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后报上级主管部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序报采购领导小组审批，并报上级主管部门备案。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保预算执行的严肃性和资金使用的合理性。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购办公室。2.采购办公室对采购申请进行初审，审核采购项目是否符合学校采购政策和预算安排，申请内容是否完整、准确。初审通过后，报采购领导小组审批。3.采购领导小组对采购申请进行审议，根据采购项目的性质、金额等因素做出审批决定。对重大采购项目，应进行集体研究决策。（二）采购文件编制与发布1.采购办公室根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经采购办公室负责人审核、采购领导小组批准后，通过学校官网、政府采购平台等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。（三）供应商选择与评审1.供应商应在规定时间内按照采购文件要求提交响应文件。采购办公室对供应商提交的响应文件进行初审，检查响应文件的完整性、符合性和有效性。2.采购办公室组织成立评审小组，评审小组由学校相关部门人员、技术专家等组成。评审小组按照采购文件规定的评标标准对供应商的响应文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。3.评审过程应严格按照规定程序进行，评审小组成员应独立评审，不得泄露评审情况和结果信息。（四）采购合同签订1.采购办公室根据评审结果，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间和地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款清晰、明确、合法有效。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购文件要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，经需求部门负责人签字确认后报采购办公室备案。对验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）采购资金支付1财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请。审核无误后，按照规定的付款方式和时间办理资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照国库集中支付制度和学校财务管理制度执行，确保资金支付安全、规范、及时。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、供应商评审、合同签订与执行等方面。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护学校采购工作的正常秩序。（二）外部监督1采购活动应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合外部监督部门的工作，如实提供采购相关资料和信息。2我们应主动接受社会监督，对采购活动中的违法违规行为，任何单位和个人有权向学校或相关部门举报。学校应及时受理举报，并按照规定进行调查处理。（三）采购档案管理采购办公室应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的采购申请、采购文件、评审记录、合同文本、验收报告等资料进行分类整理、归档保存，并按照规定期限进行保管。采购档案应妥善保管，不得擅自销毁或涂改，以备查阅和审计。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证明，以及供应商的业绩、信誉、财务状况、售后服务能力等方面。2.只有通过资格审查的供应商才能参与学校采购活动。采购办公室应定期更新供应商资格审查名单，确保参与采购活动的供应商具备相应的资格条件。（二）供应商评价与考核1.采购办公室应建立供应商评价与考核制度，对供应商的供货质量责任、售后服务质量、合同履行情况等进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用、淘汰等决策的重要依据。2.采购办公室应定期组织对供应商的评价与考核工作，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集供应商评价与考核信息，并按照规定的评价与考核标准进行评分。对评价与考核结果较差的供应商，应及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施，并要求供应商限期整改。（三）供应商诚信管理1.采购办公室应建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的诚信表现，包括遵守法律法规、履行合同约定、提供优质产品和服务等方面。诚信档案应作为供应商管理的重要依据，对诚信记录良好的供应商给予优先考虑，对诚信记录不良