东营联合石化采购制度

PAGE东营联合石化采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范东营联合石化的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，实现物资采购的质量可靠、价格合理、供应及时，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于东营联合石化公司内部各部门涉及的物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、零部件、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益，杜绝不正当交易。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营要求。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。负责市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。负责采购计划的编制、执行和监控，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购合同的起草、审核、签订、执行和管理，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购成本的控制和分析，提出降低采购成本措施和建议。通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商，组织采购活动。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购物资符合要求。负责与内部各部门沟通协调，了解物资需求，提供采购相关服务。采购人员职责严格遵守采购制度和流程，廉洁奉公，保守公司商业秘密。按照采购计划进行采购活动，及时与供应商沟通，确保物资供应进度。对采购物资的质量、价格、交货期等进行综合评估，选择最优供应商。参与采购合同的谈判和签订，确保合同条款明确、合理、合法。负责采购合同的执行和跟踪，及时处理合同变更和违约事宜。负责采购物资的验收工作，对验收中发现的问题及时与供应商协商解决。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.需求部门需求部门职责根据公司生产经营计划和实际需求，提出物资采购申请。负责对采购物资的技术规格、质量要求等进行明确和细化，提供准确的需求信息。参与采购合同的评审，对合同条款中涉及的技术、质量、服务等方面提出意见和建议。负责采购物资的试用、验收工作，并及时反馈使用情况和意见。协助采购部门进行供应商管理，提供供应商评价相关信息。需求部门负责人职责审核本部门物资采购申请，确保采购需求合理、必要。协调本部门与采购部门之间的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。对本部门采购物资的使用效果负责，监督采购合同的执行情况。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、质量标准等信息。《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、必要性、预算情况等。对于金额较大、重要物资的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审，会审人员包括采购部门、需求部门、财务部门、技术部门等，根据各自职责对采购申请进行评估和审核。采购申请经审核通过后，按照公司审批权限规定，报公司领导审批。3.采购计划制定采购部门根据审批通过的采购申请，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划应合理安排采购进度，确保物资按时供应，避免因采购不及时影响公司生产经营。同时，采购计划应考虑市场波动、供应商生产能力等因素，预留一定的弹性空间。4.供应商选择与管理供应商开发采购部门通过市场调研、行业推荐、网络搜索等多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、质量认证、业绩信誉等方面，筛选出符合基本条件的供应商。采购部门对初步筛选的供应商进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量管理体系等情况，评估供应商的综合实力。供应商选择根据采购物资的特点和要求，从供应商数据库中选择若干家供应商作为候选对象。采购部门向候选供应商发送询价文件，要求其提供报价、交货期、质量标准、售后服务等方面的信息。采购人员对供应商的报价进行分析比较，结合其质量、交货期、售后服务等因素，综合评估各供应商的优势和劣势，选择最优供应商。对于重大采购项目，采购部门应组织招标、谈判等采购活动，按照相关规定确定中标供应商或成交供应商。供应商管理采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货及时性、物资质量、售后服务、价格变动情况等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、市场动态等信息，共同应对可能出现的问题和风险。5.采购实施采购部门根据采购计划和选定的供应商，向供应商发送采购订单或签订采购合同。采购订单或合同应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、验收标准等内容。采购人员跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商交货延迟、物资质量问题等情况，采购人员应及时采取措施，要求供应商整改或解决问题，必要时按照合同约定追究供应商违约责任。在采购过程中，采购人员应严格遵守公司采购制度和流程，不得擅自变更采购内容、降低采购标准、增加采购成本等。如因特殊情况需要变更采购订单或合同，应按照规定程序进行审批。6.验收与付款验收物资到货前，采购部门通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货后，并由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验。检验合格的物资办理入库手续，检验不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换、补货或退货等。需求部门负责对采购物资的试用情况进行反馈，如发现问题及时与采购部门沟通，采购部门协调供应商进行处理。付款采购物资验收合格且手续齐全后，采购部门根据合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门。财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。采购部门负责跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款，维护公司良好信誉。四、采购方式1.招标采购适用范围：对于金额较大、技术复杂、影响重大的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在公司内部网站、行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布。对投标供应商进行资格审查，确定符合要求的投标供应商名单。组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.询价采购适用范围：对于标准化程度较高、市场价格透明、采购金额较小的物资采购项目，可采用询价采购方式。询价程序：采购部门向多家供应商发送询价文件，要求其提供报价、交货期、质量标准等信息。采购人员对供应商的报价进行分析比较，选择报价合理、交货期合适、质量可靠的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。3.谈判采购适用范围：对于独家供应、技术复杂、有特殊要求的物资采购项目，或采购金额较大、需要与供应商进行深入沟通协商的项目，可采用谈判采购方式。谈判程序：采购部门与选定的供应商进行谈判前准备工作，明确谈判目标、策略和重点。组织谈判会议，与供应商就物资价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。根据谈判结果，与供应商达成一致意见，签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购物资情况、供应商信息等内容。《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至公司领导审批。审批通过后，与选定的供应商签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。采购合同由采购部门起草，经法律部门或法律顾问审核后，报公司领导审批。审批通过后由采购部门与供应商签订合同。2.合同执行采购部门负责采购合同的执行和跟踪，确保供应商按照合同约定履行义务。采购人员应定期与供应商沟通，了解合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，按照合同约定对采购物资进行试用、验收等工作，并及时反馈使用情况和意见。3.合同变更在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款。合同变更协议经法律部门或法律顾问审核后，报公司领导审批。审批通过后，采购部门与供应商按照变更协议执行。4.合同终止采购合同履行完毕后，合同自然终止。如因合同解除、不可抗力等原因导致合同提前终止，采购部门应及时与供应商协商处理善后事宜，包括物资交付、货款结算、违约责任承担等方面。合同终止后，采购部门应将合同相关资料整理归档，妥善保管。六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。市场风险主要包括市场价格波动、物资供应短缺、市场竞争加剧等因素；供应商风险主要包括供应商违约、破产、质量下降、交货延迟等因素；质量风险主要包括采购物资不符合质量标准、引发安全事故等因素；合同风险主要包括合同条款不明确、合同执行不力、合同纠纷等因素；法律风险主要包括违反法律法规、合同无效、知识产权纠纷等因素。2.风险评估采购部门对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对策略，优先处理高风险因素，降低采购风险对公司生产经营的影响。3.风险应对市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，避免因价格波动造成采购成本增加。与供应商签订长期合作协议，锁定价格和供应数量，降低市场价格波动风险。拓展供应商渠道，增加供应商选择范围，提高市场应对能力。供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，选择信誉良好、实力雄厚且稳定的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，加强对供应商的约束和监督。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保物资供应不受影响。质量风险应对严格执行采购物资质量标准和验收程序，加强对采购物资的检验检测，确保采购物资质量合格。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题承担相应责任。定期对采购物资进行质量跟踪和评估，及时发现和解决质量问题。合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程和审批程序操作，确保合同条款明确、合理、合法。定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。加强与法律部门或法律顾问的沟通协作，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。法律风险应对采购人员应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，由法律部门或法律顾问对合同进行审核，避免合同存在法律漏洞和风险。关注法律法规变化，及时调整采购制度和流程，确保公司采购活动始终符合法律法规要求。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同管理等方面的内容。审计部门对发现的问题提出整改意见和建议，要求采购部门及时整改，并跟踪整改落实情况。公司纪检监察部门对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.供应商监督采购部门定期对供应商进行监督评估，检查供应商的合同履行情况、物资质量、售后服务等方面的表现。采购部门根据供应商监督评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告整改或淘汰处理，并将供应商评价结果反馈给供应商。3.考核公司建立