追收欠款工作制度

PAGE追收欠款工作制度一、总则（一）目的为加强公司应收账款管理，规范追收欠款工作流程，有效防范经营风险，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户之间因销售商品、提供劳务等业务往来所形成的应收账款的追收管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：追收欠款工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保追收行为合法合规。2.风险控制原则：在追收欠款过程中，要充分评估风险，采取有效措施降低风险，避免给公司造成不必要的损失。3.及时高效原则：对逾期欠款要及时跟进，采取有效措施尽快收回，提高资金回笼速度。4.责任明确原则：明确各部门及人员在追收欠款工作中的职责，确保追收工作有序进行。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款，并确保合同的有效性和可执行性。2.及时掌握客户的经营状况和财务状况，对客户的信用进行评估，为追收欠款工作提供信息支持。3.负责与客户沟通协调，了解欠款原因，督促客户按时还款。对于逾期欠款，要及时向客户发送催款通知，并跟进催款情况。4.协助追收部门开展追收欠款工作，提供相关业务资料和信息。（二）财务部门1.负责应收账款的核算和管理，定期与销售部门核对账目，确保数据准确无误。2.对应收账款进行账龄分析，及时向管理层汇报逾期欠款情况，为追收决策提供依据。3.协助追收部门制定追收方案，提供财务数据支持，参与与客户的财务谈判。4.根据追收欠款工作的需要，负责开具发票、办理收款手续等相关财务工作。（三）追收部门1.负责制定追收欠款工作计划和方案，组织实施追收工作。2.对逾期欠款进行分类整理，根据欠款金额、逾期时间、客户信用等因素，确定追收策略和方法。3.与客户进行沟通协商，通过电话、函件、面谈等方式，要求客户还款。对于拒不还款的客户，要采取法律手段追收欠款。4.定期向管理层汇报追收欠款工作进展情况，及时反馈追收过程中出现的问题和风险。（四）法务部门1.为追收欠款工作提供法律咨询和支持，确保追收行为合法合规。2.协助追收部门起草、审核催款函、律师函等法律文书，指导追收人员正确运用法律手段追收欠款。3.参与重大欠款案件的处理，提供法律意见和建议，必要时代表公司提起诉讼或申请仲裁。（五）其他部门其他部门应根据公司整体安排，配合销售部门、财务部门、追收部门和法务部门开展追收欠款工作，提供相关信息和协助。三、欠款预警与监控（一）预警指标设定1.财务部门应根据应收账款账龄分析情况，设定以下预警指标：逾期1个月以内的应收账款占比达到[X]%以上。逾期3个月以上的应收账款占比达到[X]%以上。逾期6个月以上的应收账款占比达到[X]%以上。2.销售部门应根据客户信用评估情况，设定以下预警指标：信用等级下降的客户数量达到[X]个以上。出现重大经营风险或财务危机的客户数量达到[X]个以上。（二）预警信息发布1.当预警指标达到设定值时，财务部门应及时向销售部门、追收部门和管理层发布预警信息。2.预警信息应包括预警指标名称、预警值、实际值、预警原因、可能产生的风险等内容。（三）监控措施1.销售部门应加强对客户的日常跟踪和管理，及时掌握客户的经营状况和财务状况变化，发现异常情况及时向财务部门和追收部门通报。2.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析和风险评估，及时调整预警指标和监控措施。3.追收部门应根据预警信息，对逾期欠款客户进行重点监控，制定针对性的追收方案，加大追收力度。四、追收流程（一）催款通知1.对于逾期欠款，追收部门应在逾期后的[X]个工作日内，向客户发送催款通知。催款通知应明确欠款金额、逾期时间、还款期限、逾期利息等内容，并要求客户在接到通知后的[X]个工作日内回复。2.催款通知可采用电话、函件、电子邮件等方式发送。函件应加盖公司公章，并通过邮政特快专递或挂号信的方式送达客户。（二）沟通协商1.追收人员应及时与客户沟通，了解欠款原因，协商还款方案。对于客户提出的合理诉求，应积极协调解决，争取达成还款协议。2.在沟通协商过程中，追收人员应注意收集客户的相关信息，如经营状况、财务状况、还款能力等，为制定追收策略提供依据。（三）法律手段1.对于拒不还款或恶意拖欠的客户，追收部门应在充分评估风险的基础上及时采取法律手段追收欠款。法律手段包括但不限于发送律师函、申请财产保全、提起诉讼、申请仲裁等。2.在采取法律手段前，追收部门应会同法务部门制定详细的法律方案，明确法律措施、法律依据、诉讼或仲裁请求等内容，并报管理层审批。3.法律手段实施过程中，追收部门应积极配合法务部门开展工作，提供相关证据和资料，确保法律程序顺利进行。（四）追收记录与报告1.追收人员应建立追收欠款工作记录，详细记录与客户沟通协商的过程、采取的追收措施、取得的进展等情况。追收记录应妥善保存，以备查阅。2.追收部门应定期向管理层汇报追收欠款工作进展情况，报告内容包括逾期欠款客户数量、欠款金额、追收措施、回收金额、未回收金额、存在的问题及风险等。五、追收措施（一）协商还款1.与客户协商制定合理的还款计划，如分期还款、延期还款等。还款计划应明确还款金额、还款期限、还款方式等内容，并要求客户签字确认。2.对于有还款意愿但暂时资金困难的客户，可考虑给予一定的宽限期或减免部分逾期利息，但应要求客户提供相应的担保或承诺。（二）财产保全1.在提起诉讼或申请仲裁前，如发现客户有转移财产、逃避债务的迹象，可向法院申请财产保全措施，冻结客户的银行账户、查封客户的资产等，防止客户财产流失。2.申请财产保全应提供充分的证据和担保，并按照法律程序办理相关手续。（三）强制执行1.在胜诉后，如客户未履行生效法律文书确定的义务，可向法院申请强制执行。强制执行措施包括查询、冻结、划拨客户的银行存款，查封、扣押、拍卖客户的财产等。2.申请强制执行应及时向法院提交相关法律文书和执行申请书，并配合法院开展执行工作。（四）信用惩戒1.对于恶意拖欠欠款的客户，可将其列入公司信用黑名单，并通过媒体、行业协会等渠道予以曝光，降低其信用评级和商业信誉。2.限制客户与公司的业务往来，不再为其提供赊销信用，直至其还清欠款。六、风险防范（一）风险评估1.在追收欠款过程中，追收部门应会同法务部门、财务部门等相关部门对追收风险进行评估，分析可能出现的风险因素，如客户破产、无力偿还、法律诉讼风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）证据收集1.在与客户签订销售合同、发送催款通知、沟通协商、采取法律手段等过程中，要注重证据的收集和保存。证据包括合同、发票、送货单、对账单、催款函、律师函、法院判决书、仲裁裁决书等。2.证据应真实、合法、有效，能够充分证明公司与客户之间的债权债务关系及追收欠款的过程和事实。（三）保密措施1.在追收欠款过程中，要注意保护公司的商业秘密和客户的隐私信息，避免因信息泄露给公司或客户造成不必要的损失。2.追收人员应严格遵守公司的保密制度，不得向无关人员透露追收欠款工作的相关信息。七、考核与奖惩（一）考核指标1.逾期应收账款回收率：考核追收部门在一定时期内收回逾期应收账款的比例。计算公式为：逾期应收账款回收率=收回逾期应收账款金额/逾期应收账款总额×100%。2.逾期应收账款周转天数：考核公司逾期应收账款的周转速度。计算公式为：逾期应收账款周转天数=期末逾期应收账款余额/平均每日赊销额×365。3.客户满意度：考核客户对公司追收欠款工作的满意度。通过客户反馈、问卷调查等方式进行评价。（二）奖励措施1.对于在追收欠款工作中表现突出、成绩显著的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.对成功收回大额逾期欠款或通过创新追收方式为公司挽回重大损失的部门和个人，给予特别奖励。（三）惩罚措施1.对于因工作失误或不尽职导致逾期应收账款未能及时收回或造成公司损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、扣发奖金、降职降薪