机关单位档案管理岗位职责及操作规范

机关单位档案管理岗位职责及操作规范档案工作是机关单位工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、促进各项工作科学开展的基础性工作。为进一步规范机关单位档案管理，明确岗位职责，提升操作水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本规范。一、总则机关单位档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，坚持依法治档、安全保密、规范有序、服务利用的方针。各单位应高度重视档案工作，将其纳入整体工作规划，建立健全档案管理机构，配备必要的人员和设施，保障档案工作的正常开展。本规范适用于各级各类机关单位的档案管理活动。二、岗位职责（一）领导职责机关单位分管档案工作的领导对本单位档案工作负总责，其主要职责包括：1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，将档案工作纳入单位重要议事日程。2.领导本单位档案管理机构和人员开展工作，定期研究和解决档案工作中的重大问题。3.审定本单位档案工作发展规划、规章制度和年度工作计划，并组织实施。4.保障档案工作所需的人员编制、经费预算、库房及设备等条件。5.监督、检查本单位各项档案管理制度的落实情况，确保档案安全。（二）档案管理人员职责档案管理人员是档案工作的具体承担者，应具备良好的政治素质、专业知识和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。其主要职责包括：1.具体执行档案工作的法律法规和本单位档案管理制度，负责本单位各类档案的统一管理。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、数字化及保密工作。3.指导和督促本单位各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。4.负责档案库房的日常管理，做好温湿度调控、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等工作，确保档案实体与信息安全。5.编制必要的检索工具，积极开发档案信息资源，为机关工作提供优质高效的档案利用服务。6.负责对已超过保管期限的档案进行鉴定，并按规定程序进行销毁。7.学习和研究档案管理业务知识，不断提高自身专业素养和工作水平。8.完成领导交办的其他与档案工作相关的任务。三、操作规范（一）档案的收集与归档1.收集范围：凡是本单位在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围依据国家及本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。2.归档要求：*各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作，并在规定时间内向档案管理部门移交。*归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。文件材料的制成材料应符合耐久性要求。*电子文件的归档，应连同其元数据、背景信息及相应的支持软件一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.归档时间：文书档案一般应在次年上半年完成归档；专门档案、声像档案等应根据其特点及时或定期归档。（二）档案的整理与编目1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照《归档文件整理规则》及相关专业档案整理规范进行。通常包括分类、排列、编号、编目等环节。*分类：根据档案的形成规律、内容性质和管理需要，采用适当的分类方法，如年度、组织机构、问题等。*排列：在分类的基础上，对文件材料进行系统排列，一般按事由结合时间、重要程度等顺序排列。*编号：对排列好的文件材料编制档号，档号应具有唯一性和稳定性。*编目：依据档号和文件材料内容，编制归档文件目录等检索工具，著录项目应规范、准确。3.装盒与排架：整理好的档案应装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。档案盒应按档号顺序在档案库房内排列上架。（三）档案的保管与保护1.库房管理：*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等条件。*建立库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。*库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。*定期对库房温湿度进行监测和调控，使其保持在适宜范围内。2.档案实体保护：*定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。*合理使用档案装具，确保档案得到有效保护。*严格按照规定管理和使用档案修裱、复制等设备和材料。3.档案信息安全：*建立健全档案信息安全保密制度，严格执行国家保密法律法规，确保涉密档案的安全。*对档案管理系统及电子档案数据进行定期备份，并做好备份介质的保管工作。*采取必要的技术措施，防止档案信息被非法访问、篡改、丢失或泄露。（四）档案的利用与服务1.利用原则：档案利用应遵循为机关工作服务、为社会发展服务的原则，同时严格遵守国家有关保密规定和本单位档案利用制度。2.利用手续：*本单位工作人员因工作需要查阅档案，须出示有效工作证件，并履行必要的借阅登记手续。*外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。*查阅涉密档案，必须严格按照保密规定办理审批手续。3.利用要求：*查阅档案时，应在指定的阅览场所进行。未经允许，不得擅自将档案带出阅览场所。*爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。确因工作需要复制的，须经批准并遵守保密规定。4.服务方式：档案管理部门应积极拓展服务渠道，通过提供档案阅览、复制、证明、咨询等多种方式，满足利用者的合理需求。编制必要的档案参考资料，主动提供档案信息服务。（五）档案的鉴定与销毁1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定程序：按照档案保管期限表，对到期档案逐卷（件）进行审查，确定其存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。3.销毁规定：*销毁档案须严格按照规定程序报批，经单位领导批准后方可执行。*销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。*电子档案的销毁，除了删除电子数据外，还应确保存储介质上的档案信息无法恢复。四、保障措施与职业要求机关单位应加强对档案管理人员的政治思想教育和业务培训，鼓励其参加各类专业学习和学术交流，不断提升综合素质。同时，建立健全档案工作考核奖惩机制，对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励，对违反档案管理规定、造成档