公司合同管理制度范本

公司合同管理制度范本第一章总则为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同管理效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在确保公司合同从谈判、起草、评审、签署、履行到归档的全过程均得到有效控制与管理，促进公司各项业务的健康、有序开展。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中与外部自然人、法人或其他组织之间订立的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件。公司内部管理性文件及员工劳动合同的管理，另行规定。合同管理应遵循以下基本原则：1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。2.平等自愿原则：合同当事人法律地位平等，遵循公平、等价有偿、诚实信用的原则。3.审慎严谨原则：合同谈判、条款拟定、对方当事人资质审查等环节应细致周全，严防风险。4.效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益与社会效益最大化。5.统一管理原则：公司对合同实行统一领导、分级负责的管理体制。第二章合同管理机构与职责公司合同管理实行分层负责、专业归口的管理体系。设立合同管理领导小组，由公司主要领导担任组长，成员包括各相关业务部门及法务部门负责人。合同管理领导小组负责审定公司合同管理的重大事项，协调解决合同管理中出现的重大问题。法务部门是公司合同管理的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订公司合同管理制度及相关标准文本；2.参与公司重大合同的谈判、起草与评审工作；3.对合同文本的合法性、合规性、严谨性进行审核，提供法律意见；4.监督、检查合同管理制度的执行情况；5.负责合同专用章的保管与规范使用；6.组织合同管理培训，提供合同相关的法律咨询服务；7.参与合同纠纷的处理与诉讼、仲裁活动。各业务部门是合同的承办部门，负责本部门职责范围内合同的发起、谈判、履约跟踪及相关资料的收集与归档。业务部门应指定专人（可兼职）担任合同管理员，协助法务部门开展合同管理工作，具体负责本部门合同的初步审核、流转、台账登记及与法务部门的日常沟通。财务部门负责对合同中涉及的价款、支付方式、税务条款等财务事项进行审核，依据生效合同办理款项收付，并对合同履行过程中的财务风险进行把控。第三章合同的订立合同订立前，承办部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行充分调查与评估，并收集相关证明材料（如营业执照、资质证书、授权委托书等），必要时可要求对方提供履约担保。调查评估情况应形成书面记录，作为合同评审的依据之一。合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则。重大或复杂合同的谈判，应有法务部门及相关专业人员参与。谈判过程中应注意收集和保存相关信息资料，重要谈判内容应形成会议纪要。合同文本的起草应优先采用公司发布的标准合同文本。无标准文本的，由承办部门根据谈判内容及双方约定起草，或要求对方提供合同草案。合同条款应明确、具体、完整，避免使用含糊不清或易产生歧义的表述。合同一般应包含以下主要条款：当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。合同在正式签署前必须履行评审程序。评审流程为：承办部门填写《合同评审表》，连同合同草案、相对方资质材料及其他相关文件，按审批权限依次提交部门负责人审核、财务部门审核、法务部门审核，必要时还需报请分管领导或总经理审批。评审意见应明确、具体，评审过程中发现的问题应及时与承办部门沟通并予以修改。第四章合同的履行合同一经签署生效，承办部门即为合同履行的责任部门，应严格按照合同约定全面、及时履行合同义务，并积极督促对方当事人履行其义务。在合同履行过程中，承办部门应密切关注对方的履约情况，定期检查合同履行进度，确保合同目标的实现。合同履行过程中，如发生可能影响合同正常履行的情况（如对方经营状况恶化、市场行情重大变化等），承办部门应立即向分管领导及法务部门报告，并采取相应的应对措施，防止或减少损失。对于重要合同的履行情况，承办部门应定期向合同管理领导小组汇报。合同履行过程中涉及的各类单据、凭证（如送货单、验收单、付款凭证、发票、往来函件等），承办部门应妥善保管，并及时整理归档。对合同履行中的变更、补充协议，应按原合同评审程序办理。第五章合同的变更、解除与终止经双方协商一致，可以对原合同内容进行变更或解除。合同的变更或解除，应采用书面形式，并履行与原合同相同的评审和审批程序。任何部门或个人不得擅自变更或解除已生效的合同。出现法律规定或合同约定的变更、解除情形时，承办部门应及时向法务部门咨询，并在法务部门指导下采取相应措施，维护公司合法权益。合同终止后，承办部门应及时对合同履行情况进行总结，评估合同目标的实现程度，并将相关资料整理后移交档案室归档。第六章合同的归档与保管合同签订后，承办部门应在合同生效之日起规定期限内，将合同正本及相关附件、评审文件、履约过程中的重要凭证等资料整理齐全，移交档案室归档。法务部门留存合同副本或复印件。合同档案的保管应符合公司档案管理规定，做到专人负责、分类存放、查阅方便、安全保密。合同档案的保管期限应根据合同性质及重要程度确定，原则上不少于合同有效期届满后三年。查阅、复制合同档案须经相关领导批准，并办理登记手续。严禁涂改、抽换、损毁或擅自销毁合同档案。第七章合同纠纷处理合同履行过程中发生争议或纠纷时，承办部门应首先尝试与对方协商解决。协商不成的，应在规定时限内将纠纷情况书面报告法务部门，并提供相关证据材料。法务部门接到报告后，应及时组织分析研究，提出处理方案，报合同管理领导小组审批。根据审批意见，法务部门可牵头组织调解、仲裁或诉讼等法律程序。在纠纷处理过程中，任何部门和个人均应积极配合，提供必要的支持和协助，不得推诿扯皮。第八章责任追究对于严格遵守本制度，在合同管理工作中做出显著成绩，有效避免或挽回公司重大损失的部门或个人，公司将给予表彰或奖励。凡违反本制度规定，有下列情形之一，给公司造成损失的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经授权擅自对外签订合同的；2.签订合同前未对相对方进行必要调查，或提供虚假信息的；3.合同文本未经审核或审批擅自签署的；4.违反合同评审程序，擅自变更或解除合同的；5.未按合同约定履行义务，或在履约过程中发现问题未及时报告和处理的；6.擅自使用合同专用章，或因保管不善导致合同专用章遗失、被盗用的；7.未按规定保管合同档案，导致重要资料丢失或泄露的；8.在合同纠纷处