公路工程合同管理监理实施细则

公路工程合同管理监理实施细则一、总则1.1编制目的为规范公路工程建设项目全过程合同管理行为，强化监理单位在合同履约过程中的监督、核查、协调与纠偏职能，保障合同各方合法权益，防范履约风险，提升工程质量、安全、进度与投资控制效能，依据国家及交通运输行业现行法律法规、技术标准和管理制度，结合公路工程建设特点与监理工作实际，制定本实施细则。1.2编制依据本细则依据以下法律、法规、规章及技术文件编制：《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例《中华人民共和国合同法》（现为《中华人民共和国民法典》合同编）《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）《建设工程安全生产管理条例》（国务院令第393号）《公路建设监督管理办法》（交通运输部令2022年第5号）《公路工程施工监理规范》（JTGG10—2016）《公路工程标准施工招标文件》（2018年版）及《公路工程标准施工招标资格预审文件》（2018年版）《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发〔2010〕65号）《交通运输部关于加强公路水运工程质量安全监督管理的若干意见》（交安监发〔2021〕45号）项目招标文件、中标通知书、施工合同协议书、专用合同条款、通用合同条款、技术规范、图纸、补遗书等全部合同性文件1.3适用范围本细则适用于由交通运输主管部门批准立项、纳入国家或地方公路建设计划，且委托具备相应资质的监理单位实施全过程监理服务的所有新建、改扩建、养护改善类公路工程项目。包括但不限于高速公路、一级至四级公路、独立桥梁、隧道及附属设施工程。凡纳入本项目监理服务范围内的施工合同、专业分包合同、材料设备采购合同、试验检测合同、监测监控合同、第三方咨询合同等，均属本细则监管对象。监理单位对建设单位（项目法人）负责，依法依约对合同履行实施独立、公正、科学的监督管理。1.4基本原则公路工程合同管理监理工作须严格遵循以下基本原则：依法合规原则：所有监理行为必须以国家法律、行政法规、部门规章及强制性技术标准为底线，不得超越法定职责或违反合同约定。契约严守原则：以经备案的招标文件、中标通知书、合同协议书及全部附件为根本依据，尊重合同双方真实意思表示，维护合同严肃性与稳定性。全程管控原则：覆盖合同策划、签订、交底、履约、变更、计量支付、索赔、争议调解、终止与归档等全生命周期环节，实行闭环管理。权责对等原则：明确建设单位、施工单位、监理单位三方在合同管理中的权利边界与责任分工，监理不替代施工单位的合同主体责任，亦不越位行使建设单位的合同决策权。证据为本原则：所有监理指令、审核意见、签认结论、往来函件、会议纪要、影像资料、原始记录等均须及时形成、完整归档，确保可追溯、可验证、可举证。风险预控原则：坚持“关口前移、源头治理”，通过合同交底、履约评估、动态预警、专项检查等方式，主动识别、研判、提示并推动化解合同履约风险。1.5术语定义为统一理解与执行，对本细则中关键术语作如下界定：合同性文件：指构成合同整体的所有书面文件，包括合同协议书、中标通知书、投标函及附录、专用合同条款、通用合同条款、技术标准和要求、图纸、已标价工程量清单、其他合同文件等，按合同约定的优先解释顺序构成整体。合同交底：监理单位组织或参与的，由建设单位主导、施工单位全员参加的，就合同主要条款、权利义务、履约要求、违约后果等进行系统性解读与确认的正式活动。合同履约评估：监理单位依据合同约定及履约实际，定期对施工单位人员、设备、资金、技术、管理等履约能力与状态开展的量化分析与等级评定。工程变更：指根据合同约定，在施工过程中对工程范围、质量标准、工期、技术方案、工程数量、单价或费用等所作的调整，包括设计变更、施工条件变化引起的变更、建设单位指令变更及施工单位合理化建议被采纳形成的变更。计量支付：监理单位依据合同约定、技术规范、设计图纸及现场实际完成合格工程量，审核确认施工单位申报的工程量与支付申请，并签发中期支付证书或最终支付证书的行为。合同索赔：合同一方因另一方未履行或未适当履行合同义务，或因不可抗力、法律法规变化等原因遭受损失，依据合同约定向对方提出经济补偿或工期顺延的正式主张。合同争议：合同当事人在合同履行过程中，就合同的成立、效力、解释、履行、变更、解除、终止、违约责任等事项产生的分歧与对立，尚未进入仲裁或诉讼程序的状态。合同归档：将合同签订、履约、变更、支付、索赔、争议处理等全过程形成的具有保存价值的原始文件、电子数据、影像资料等，按照档案管理规定进行系统整理、分类编号、装订成册并移交存档的行为。二、监理机构合同管理职责与组织体系2.1监理单位总体职责监理单位作为受建设单位委托的独立第三方，对公路工程合同管理承担以下法定与约定义务：对建设单位与施工单位签订的主合同及所有补充协议、备忘录的合法性、完整性、一致性进行形式审查，并向建设单位出具书面意见；组织或参与合同交底，确保施工单位全面、准确理解合同条款及履约要求；建立健全本项目合同管理监理工作制度、流程、台账与信息管理系统；对施工单位合同履约能力实施动态评估与预警；依据合同约定，独立、公正地审核工程变更、工程计量、工程支付、费用索赔、工期延期等事项；对施工单位提交的各类合同性报审文件（如分包申报、材料设备进场报验、施工组织设计、专项施工方案等）进行符合性审查；及时发现、记录、报告合同履约偏差与潜在风险，提出整改要求与纠偏建议；主持或参与合同相关专题会议、协调会议、争议初步调解会议；审核施工单位报送的竣工结算资料，参与竣工决算审计配合工作；负责本项目全部合同管理过程文件的收集、整理、立卷与移交，确保档案真实、完整、准确、系统、安全。2.2总监理工程师核心职责总监理工程师是本项目合同管理监理工作的第一责任人，须履行以下关键职责：组织编制并审批《合同管理监理实施细则》《合同履约评估办法》《工程变更管理流程》《计量支付管理办法》《索赔处理工作规程》等配套制度；主持重大合同交底会议，对合同关键条款、风险点、履约红线进行重点阐释与签字确认；签发涉及重大合同权利义务变动的监理指令，包括但不限于：暂停施工令、复工令、工程变更指令、支付证书、索赔处理决定、合同违约警告函；主持合同履约评估结果审定会，签署《季度/年度合同履约评估报告》；对重大工程变更、大额费用索赔、关键工期延误等事项组织专题论证，形成书面评估意见并报建设单位决策；代表监理单位参与重大合同争议的协商、调解，必要时出具独立第三方评估意见；定期向建设单位提交《合同管理监理月报》，全面反映合同履约状况、风险态势及管理建议；对专业监理工程师、合同管理工程师的合同审查意见负最终审核与签认责任。2.3合同管理工程师岗位职责项目监理机构应配备专职合同管理工程师（可由具有造价、法律或合同管理背景的注册监理工程师兼任），其具体职责包括：建立并动态更新《项目合同文件总台账》《工程量清单动态对照表》《合同变更登记台账》《计量支付台账》《索赔事件登记台账》《分包单位管理台账》等核心管理台账；牵头组织日常合同履约检查，重点核查施工单位项目经理、技术负责人、专职安全员等关键岗位人员到岗履职情况，主要施工机械设备进场与使用状态，工程款专户管理与农民工工资支付落实情况；审核施工单位报送的工程变更申请、费用索赔申请、工期延期申请，组织现场核实、资料审查、成本测算与因果关系分析，提出初审意见；复核专业监理工程师签署的中间交工证书、检验批验收记录、隐蔽工程验收记录等基础资料，确保其与计量支付的关联性、真实性与合规性；审核施工单位编制的工程量计算书、单价分析表、费用汇总表等支付支撑材料，核查其是否符合合同约定的计量规则、计价方式与取费标准；负责合同管理相关往来函件的起草、编号、登记、签发与归档；指导、培训监理员掌握合同管理基本知识与现场核查要点；每月汇总分析合同管理数据，形成《合同管理运行分析简报》，供总监理工程师决策参考。2.4专业监理工程师协同职责各专业监理工程师（道路、结构、桥梁、隧道、交通安全、机电、环保等）须将合同管理要求融入日常监理工作，履行以下协同职责：在审查施工组织设计、专项施工方案、首件工程认可、材料设备报验等环节，同步核查其与合同技术标准、工期节点、质量目标、安全文明施工条款的一致性；在巡视、旁站、见证取样、平行检验等活动中，实时记录施工单位是否存在转包、违法分包、挂靠、偷工减料、以次充好等违反合同约定的行为；对现场发生的可能引发合同变更或索赔的事件（如地质条件突变、地下障碍物、极端天气、第三方干扰等），第一时间进行现场勘查、影像取证、文字记录，并及时向合同管理工程师及总监理工程师报告；在分项、分部工程验收时，严格依据合同约定的质量标准与验收程序，签署明确的验收意见，杜绝“模糊验收”“默认验收”；配合合同管理工程师完成工程量现场实测实量、隐蔽工程联合验收、变更工程现场确认等工作。2.5监理员基础职责监理员作为现场合同管理的“神经末梢”，须切实履行以下基础职责：准确、完整、及时填写《监理日志》，详细记录当日施工内容、人员设备投入、关键工序进展、质量安全隐患、异常事件及处理情况，特别注明与合同履约相关的信息；对施工单位现场管理人员、特种作业人员的资格证件、到岗签到情况进行日常核查与记录；对进场材料、构配件、设备的品牌、规格、型号、数量、质量证明文件进行外观检查与台账登记；对混凝土浇筑、桩基施工、沥青摊铺等关键工序实施全过程旁站，如实记录施工参数、异常情况及处置措施；协助专业监理工程师、合同管理工程师完成现场测量、拍照、录像等基础性取证工作；发现严重违约苗头或紧急风险，立即向专业监理工程师或总监理工程师口头报告，并在2小时内提交书面快报。三、合同签订与交底管理3.1合同签订前监理审查要点监理单位应在施工合同正式签订前，依据建设单位委托，对合同文本进行前置性审查，重点核查以下方面：主体适格性：施工单位营业执照、资质证书、安全生产许可证、主要管理人员执业资格证书是否真实有效，是否与投标文件一致；合同完整性：合同协议书、通用条款、专用条款、技术规范、图纸、工程量清单、补遗书等是否齐全，是否存在缺页、漏章、错印等瑕疵；条款一致性：专用合同条款与通用合同条款是否存在实质性冲突；招标文件与中标通知书、合同协议书在工期、质量、价格、付款方式等核心条款上是否完全一致；风险分配合理性：对不可抗力、物价波动、地质风险、政策调整等非承包人原因导致的风险，其责任划分、调价机制、索赔程序是否公平、明确、可操作；履约担保有效性：履约保函的格式、金额、有效期、开具银行、索赔条件等是否符合招标文件及法律法规要求；农民工工资保障条款：是否明确设立农民工工资专用账户、实行总包代发、按月足额支付、公示维权信息等强制性要求；知识产权与保密条款：对施工过程中产生的技术成果、BIM模型、监测数据等知识产权归属及保密义务是否约定清晰；争议解决机制：仲裁或诉讼地点、机构、程序是否明确，是否排除了法定管辖权。3.2合同交底组织与实施合同交底是确保合同顺利履行的基石，监理单位须深度参与并发挥关键作用：交底主体与时间：由建设单位牵头组织，于施工单位进场后15日内完成。监理单位负责拟定交底方案、编制交底提纲、准备交底资料，并全程参与主持。交底范围与对象：覆盖施工单位项目经理、技术负责人、合约商务负责人、财务负责人、各专业工长、分包单位负责人及主要班组长。监理单位全体监理人员须全员参加。交底核心内容：合同结构与解释顺序：逐条解读合同协议书、专用条款、通用条款、技术规范的核心条款，明确其法律效力层级；关键履约指标：合同工期（含关键节点）、质量标准（含创优目标）、安全文明施工等级、环保水保要求、农民工工资支付时限与方式；计量支付规则：工程量清单项目特征描述、计量方法、计量周期、支付申请流程、支付证书签发时限、保留金扣留与返还条件；工程变更程序：变更发起主体、申报格式、审批权限、现场确认要求、费用与工期影响评估方法；索赔管理要点：索赔事件识别、时效要求（28日）、申报文件组成（事实陈述、证据链、计算依据、法律依据）、监理审核时限与流程；违约责任界定：对工期延误、质量缺陷、安全事故、违法分包、拖欠工资等典型违约行为的认定标准、处理程序与处罚措施；合同终止情形：建设单位单方解约、施工单位单方解约、不可抗力导致合同终止的条件与善后处理要求。交底成果固化：交底结束后，由监理单位整理形成《合同交底会议纪要》，列明交底内容、问题答疑、各方承诺及后续行动项，经建设单位、施工单位、监理单位三方签字盖章确认。施工单位须在7日内提交《合同交底落实计划》，明确内部宣贯、制度修订、责任分解的具体安排。四、合同履约全过程动态管理4.1合同履约能力动态评估监理单位须建立常态化履约能力评估机制，每季度开展一次全面评估，并视情况开展专项评估：评估维度与指标：评估维度核心指标数据来源评估频次人员履约项目经理、技术负责人等关键人员到岗率、履职记录、变更手续完备性监理日志、考勤记录、现场核查季度+动态设备履约主要施工机械（拌合站、摊铺机、架桥机、盾构机等）进场数量、完好率、使用台班记录设备台账、维修记录、现场巡查季度资金履约工程款专户余额、农民工工资发放凭证、分包工程款支付凭证账户流水、工资表、支付凭证季度技术履约施工组织设计执行率、专项方案审批与落实率、首件工程合格率方案台账、验收记录、检测报告季度管理履约质量保证体系运行记录、安全教育培训记录、隐患排查治理台账、分包管理台账内业资料、现场抽查季度评估方法：采用“定量打分+定性分析”相结合。定量部分按设定权重赋分（满分100分），定性部分重点描述突出问题与风险等级。评估结果应用：90分及以上为“优秀”，予以通报表扬；80–89分为“良好”，提出持续改进建议；70–79分为“一般”，下发《履约改进建议书》，限期整改；70分以下为“差”，认定为重大履约风险，立即向建设单位提交《履约风险预警报告》，建议启动约谈、停工整顿或合同解除程序。评估报告：形成《XX项目合同履约评估报告（X季度）》，包含评估概况、分项得分、主要问题、典型案例、风险预警及管理建议，经总监理工程师签字后，于每季度末25日前报建设单位。4.2合同履约偏差识别与处置监理单位须建立履约偏差分级响应机制，确保问题早发现、早干预、早纠正：一级偏差（轻微）：如个别人员临时离岗、小型设备维修、非关键工序轻微滞后（≤3天）、一般性质量通病等。由专业监理工程师现场口头指令整改，并在监理日志中记录。二级偏差（一般）：如关键岗位人员长期缺位（≥7天）、主要设备闲置、关键线路工序滞后（3–7天）、局部质量缺陷需返工、安全防护不到位等。由监理工程师签发《监理通知单》，明确问题、依据、整改要求与时限，施工单位须在3日内书面回复。三级偏差（严重）：如项目经理擅自更换、主要设备长期缺失、关键线路严重滞后（＞7天）、发生一般及以上质量/安全事故、存在违法分包或转包嫌疑、拖欠农民工工资等。由总监理工程师签发《工程暂停令》，同时向建设单位提交《重大履约偏差报告》，提出处理建议。偏差闭环管理：所有偏差处置均须形成“问题发现→指令下达→整改落实→复查验证→资料归档”的完整闭环。监理单位须建立《履约偏差处置台账》，动态跟踪销号。4.3分包合同管理监理监理单位对施工单位的分包行为实施穿透式监管：事前审查：施工单位拟分包前，须向监理单位提交《分包申请报告》，附分包单位资质证书、业绩证明、拟承担工程范围、分包合同草案等。监理单位重点审查：分包内容是否属于主体、关键性工作；分包单位资质等级、类似工程业绩、履约能力是否匹配；分包合同条款是否与主合同相抵触，特别是质量、安全、工期、付款、违约责任等核心条款。事中监管：对已批准的分包单位，监理单位将其纳入统一管理：要求施工单位对分包单位进行合同交底，并将交底记录报监理备案；将分包单位管理人员、作业人员、设备、材料纳入施工单位统一台账管理；对分包工程实施与主合同同等标准的质量、安全、环保监理；审核分包工程的计量支付申请，确保其与主合同支付节奏、质量验收结果挂钩。事后追责：如发现施工单位未经批准擅自分包、违法分包或分包单位严重违约，监理单位须立即签发《监理通知单》责令改正，并向建设单位报告，建议依据合同约定对施工单位处以违约金、暂停支付或解除合同。五、工程变更与现场签证管理5.1工程变更分类与权限划分依据变更性质、金额及影响程度，实行分级分类管理：I类变更（重大变更）：涉及工程规模、技术标准、路线走向、结构形式、重大施工方案调整，或单项变更费用增减≥合同价1%且绝对值≥50万元。须由建设单位组织专家评审，报原审批部门批准后方可实施。II类变更（较大变更）：不改变工程规模与技术标准，但单项变更费用增减≥合同价0.5%且绝对值≥20万元，或影响关键工期≥7天。由建设单位审批，监理单位组织技术经济论证。III类变更（一般变更）：单项变更费用增减＜合同价0.5%且绝对值＜20万元，且不影响关键工期与结构安全。由总监理工程师组织审查，建设单位书面确认后实施。IV类变更（微小变更）：仅为优化施工工艺、完善细部构造、消除设计错漏等，费用增减＜5万元，且不改变功能与标准。由总监理工程师直接审批。5.2工程变更申报与审核流程申报：施工单位须在变更事件发生后7日内，向监理单位提交《工程变更申请表》，附：变更原因说明、设计修改图（如有）、现场影像资料、工程量计算书、费用估算书、工期影响分析等完整资料。受理与初审：合同管理工程师在2日内完成资料完整性、合规性初审，资料不全的，一次性告知补正要求。现场核查与技术论证：由总监理工程师组织专业监理工程师、合同管理工程师、必要时邀请设计代表、勘察单位进行现场联合核查与技术可行性论证。费用与工期审核：合同管理工程师依据合同约定的计价原则、市场询价、定额套用等方法，独立核算变更费用；结合施工网络计划，审核工期影响。审批与签发：总监理工程师根据核查、论证、审核结果，在14日内签署《工程变更令》，明确变更内容、工程量、单价、合价、工期调整、生效日期。I、II类变更须附建设单位书面批复意见。实施与计量：施工单位凭《工程变更令》组织施工。变更工程完工并经验收合格后，按合同约定程序申报计量支付。5.3现场签证管理对合同约定外、无法预见、零星发生的临时性工作，实行严格的现场签证制度：签证原则：“一事一签、随做随签、先签后做”。严禁事后补签、批量签证、模糊签证。签证主体：由施工单位提出申请，监理单位组织建设单位、施工单位、必要时设计单位四方现场共同确认。签证内容：必须载明时间、地点、事由、工作内容、完成工程量（须有尺寸、数量、规格等量化描述）、用工用料、机械台班、各方确认人签字及日期。影像佐证：所有签证必须附带施工前后、过程的清晰、连续、带时间水印的数码照片或视频。时效要求：签证事件发生后24小时内提出申请，48小时内完成四方现场确认，7日内完成全部签认手续。逾期视为自动放弃。六、工程计量与支付管理6.1计量原则与依据合格前提：仅对经验收合格、符合合同技术标准与规范要求的永久性工程进行计量。不合格工程、返工工程、超挖超填、浪费损耗一律不予计量。图纸为准：除合同另有约定外，工程量计算以经批准的设计图纸、技术规范及合同工程量清单为基准。现场实测：对土石方、路面结构层、混凝土构件等易产生量差的项目，必须进行现场实测实量，并由监理、施工、建设三方共同签认。清单对应：计量项目必须严格对应工程量清单子目，特征描述不符、新增项目须按变更程序办理。时间界限：计量周期为上月26日至当月25日。施工单位须于每月26日前申报上月计量。6.2计量支付审核流程施工单位申报：填报《中期支付申请表》，附：《已完成工程量汇总表》《工程量计算书》《质量验收证明文件》《中间交工证书》《变更支付明细表》《索赔支付明细表》《农民工工资支付凭证》等全套支撑材料。专业监理工程师审核：对所申报工程的质量验收结论、形象进度、现场完成情况进行复核，签署“质量合格、进度属实”意见。合同管理工程师审核：对工程量计算的准确性、单价的合规性、费用汇总的正确性、支撑材料的完整性进行复核，重点核查：是否重复计量、是否高估冒算、是否虚报工程量、是否混淆合同内与合同外费用。总监理工程师审批：综合各方意见，在收到申请后14日内完成最终审核，签发《中期支付证书》。证书须载明：本期应支付金额、累计支付金额、保留金扣留与返还、本期支付净额、支付时限等。建设单位支付：建设单位依据《中期支付证书》，在合同约定时限（通常为28日）内将款项支付至施工单位指定账户。6.3保留金与最终支付管理保留金扣留：按合同约定比例（通常为签约合同价的3%）分期扣留，从每期支付证书中扣除，直至累计扣足。保留金返还：第一次返还：工程交工验收合格后，监理单位审核施工单位提交的《保留金返还申请》，确认无重大质量缺陷及未完工作后，签发《第一次保留金返还证书》，返还总额的50%。第二次返还：缺陷责任期（通常为2年）满，且监理单位确认施工单位已按合同约定完成全部缺陷修复工作，签发《第二次保留金返还证书》，返还剩余50%。最终支付：在工程竣工验收合格、竣工决算审计完成、所有合同义务履行完毕后，施工单位提交《最终支付申请》，监理单位审核无误后，签发《最终支付证书》，结清全部余款。七、费用与工期索赔管理7.1索赔事件识别与预警监理单位须建立索赔风险预警机制，对以下高发索赔诱因保持高度敏感：建设单位原因：征地拆迁滞后、前期工作（如勘察设计、审批）延误、提供施工场地或条件不符合约定、指令错误或频繁变更、未及时支付工程款；客观原因：异常恶劣气候（超出历史统计极值）、不可抗力（地震、洪水、疫情等）、法律法规及政策重大调整、政府行为（如交通管制、环保禁令）；第三方原因：邻近工程干扰、地下文物发现、军用设施保护、管线迁改受阻；设计原因：图纸错漏碰缺、技术标准不明确、设计深度不足导致施工困难。发现上述情形，监理单位须立即在《监理日志》中记录，并向总监理工程师报告，启动预警。7.2索赔处理工作规程索赔意向通知：施工单位须在知道或应当知道索赔事件发生后28日内，向监理单位提交《索赔意向通知书》，简述事件、初步影响及保留索赔权利。监理单位须在24小时内签收并登记。索赔报告提交：施工单位须在发出意向通知后28日内，提交正式《费用/工期索赔报告》，详述：事件经过、合同依据、影响分析（工期延误天数计算、费用增加明细及计算依据）、证明材料（合同条款、来往函件、会议纪要、气象资料、影像记录、费用票据等）。监理审核：合同管理工程师牵头，组织专业监理工程师、必要时聘请造价咨询机构，对索赔报告进行实质性审核；重点审核：索赔事件的真实性、因果关系的唯一性、索赔时效的合规性、计算方法的合理性、证据链的完整性；对于复杂索赔，可组织召开索赔专题听证会，听取各方陈述与质证。审核时限与决定：监理单位须在收到索赔报告后42日内完成审核，并向施工单位出具《索赔处理决定书》。决定书须明确：是否同意索赔、同意的工期顺延天数、同意的费用补偿金额、不同意的理由及依据。争议升级：施工单位对《索赔处理决定书》不服的，可依据合同约定，向建设单位申请协调，或进入合同约定的争议解决程序（如协商、调解、仲裁、诉讼）。八、合同争议调解与风险防控8.1争议预防与早期介入建立沟通平台：总监理工程师定期（至少每月一次）主持召开由建设单位、施工单位主要负责人参加的“合同履约协调会”，通报履约情况，提前沟通潜在分歧。风险提示函：对已显现但尚未激化的争议苗头（如对某项变更费用的分歧、对某道工序验收标准的理解差异），监理单位可向相关方发出《合同风险提示函》，指出风险点、合同依据及可能后果，促使其理性对待。履约诚信档案：监理单位建立《参建单位履约诚信档案》，记录各方在合同谈判、签订、履约、争议处理全过程中的诚信表现，作为后续合作评价的重要参考。8.2争议调解工作规范当合同争议发生时，监理单位应秉持中立、公正立场，积极履行调解职责：受理调解申请：任何一方均可向总监理工程师提交书面《争议调解申请》，载明争议事项、事实理由、诉求及初步证据。调查核实：总监理工程师组织合同管理工程师、专业监理工程师，全面查阅合同文件、监理日志、会议纪要、影像资料、往来函件等，必要时进行现场复勘与当事人访谈。组织调解会议：在查清事实基础上，召集争议双方举行调解会议。总监理工程师担任主持人，阐明调解原则、程序与纪律。鼓励双方陈述、质证、辩论，引导其寻求互利解决方案。形成调解意见：调解成功，形成《争议调解协议书》，由三方签字确认，具有合同约束力。调解不成，总监理工程师应出具《争议调解情况说明》，客观陈述争议焦点、调解过程、未达成一致的原因，并建议下一步解决途径。调解纪律：调解过程不公开，调解人员须严格保守商业秘密与个人隐私；调解意见不具有强制执行力，但可作为后续仲裁或诉讼的重要参考证据。九、合同终止、解除与归档管理9.1合同终止与解除的监理职责正常终止：工程竣工验收合格、缺陷责任期满、最终支付完成，合同自然终止。监理单位须协助建设单位完成《合同履行情况总结报告》。协商解除：建设单位与施工单位协商一致解除合同的，监理单位须审核解除协议的合法性、公平性，重点核查：已完工程结算、质量缺陷修复责任、农民工工资支付、资料移交、违约责任清算等条款是否完备。单方解除：当出现合同约定的单方解除情形（如施工单位严重违约、破产）时，监理单位须：审核建设单位提出的解除理由是否充分、证据是否确凿；组织对已完工程进行质量、数量、状态的全面清点与评估；审核建设单位拟定的《合同解除结算方案》，确保其符合合同约定与法律规定；对解除后的现场看护、资料封存、后续施工衔接等提出监理建议。9.2合同档案管理监理单位须对合同管理全过程文件实行全寿命、标准化、数字化管理：归档范围：包括但不限于：合同文本及全部附件、合同交底资料、履约评估报告、履约偏差处置文件、工程变更令及附件、计量支付证书及附件、索赔报告与处理决定、争议调解文件、分包管理文件、往来重要函件、会议纪要、影像资料等。归档要求：真实性：所有归档文件须为原件或经公证的复制件，电子文件须加盖电子签章；完整性：确保文件形成过程的完整链条，如一份变更，须包含申请、核查记录、审批文件、现场确认单、计量支付单；准确性：文件内容、数据、签字盖章须准确无误；系统性：按“合同管理”大类，下设“合同签订”“履约管理”“变更管理”“支付管理”“索赔管理”“争议处理”“档案移交”等子类，分类编号，编目清晰；时效性：文件形成后15日内完成整理归档，重大事件文件须即时归档。移交与保管：工程竣工后3个月内，监理单位将全部合同管理档案整理成册，编制《合同管理档案移交清单》，经总监理工程师签字、监理单位盖章后，向建设单位移交两套完整档