外贸英语函电 课件 第一章 商务信函的组成部分和格式

外贸英语函电EnglishCorrespondenceinInternationalTrade第一章商务信函的组成部分和格式学习目标通过本章学习，了解英文商务信函的各组成部分熟悉英语商务信函的格式能够规范，正确，专业地写好商务信函的每一部分商务英语信函写作的原则商务英语信函是进出口双方的主要沟通形式。通过信函沟通，买卖双方获得各自需要的产品或市场需求等相关信息，进行产品或服务的价格、付款方式、装运时间等条款条件的磋商。高质量的信函有助于发展客户之间的关系和促进交易的达成。商务英语信函写作遵循7C原则，即清晰(Clearness)、简洁（Conciseness）、正确（Correctness)、具体（concreteness）、体谅（Consideration）、礼貌(Courtesy)以及完整(Completeness)。商务信函的组成部分

PartsofBusinessLettersLetterhead（信头）ReferenceNumber（发文编号）Date（日期）InsideAddress（封内地址）

AttentionLine（经办人栏）Salutation（称呼）SubjectLine（主题栏）____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ComplimentaryClose（客套结束语）Signature（签字）Enclosure（附件）Carboncopy（副本抄送）Postscript（附言）IdentificationMarks（内部代号）信函的标准部分STANDARDPARTSOFABUSINESSLETTER信函的标准部分指信函必须有的部分：信头（heading/letterhead）日期（date）封内地址(insideaddress)称呼(salutation)正文(bodyoftheletter)结尾敬语(complimentaryclose)签字(signature)信头组成部分COMPONENTSOFLETTERHEAD信头一般包括以下内容:发信人公司名称(CompanyNameoftheWriter)地址(Address)联系电话(TelephoneNumber)传真(FaxNumber)公司网址(CompanyWebsite）E-mail地址（EmailAddress)公司标志等(CompanyLogo)信头示例CIMCContainerCo.Ltd.CIMCIndustrialArea,DaaoTown,XinhuiDistrict,JiangmenCityGuangdongProvince,529144P.R.China.Tel:

0086-750-6245391;Fax:

0086-750-6245555;6245699

E-mail:

peter@日期DATE写信日期位于信头的下方日期的标准写法

英英：2February,2026

美英：February2,2026请注意，“年”和“日“均用数字表达，而月份用文字表达。“年”应完全写出，如2026，不能简写成26；在正式信函中“月”最好不缩写，而是完整地写出来；例如不要用“Jan.”代替“January”。封内地址组成部分COMPONENTSOFINSIDEADDRESS(1)Nameofpeopleaddressed(收信人姓名)(2)Titleofpeopleaddressed(收信人职位、头衔)(3)Nameoforganization(单位名称)(4)numberandname(门牌号码、街道名称)(5)City,state,code(城市，州和邮编)(6)Country(所达国名称)封内地址封内地址位于日期下方，即为收信人的名称和地址。例1：Dr.RobertDixonDeanofStudentActivitiesDistrictofColumbiaPolytechnic945AvenueE.NYWashington,DC20025例2：Ms.LindaCook,AssistantDirectofPublicRelations3117AvenueEWashington20103称呼、正文、结尾敬语封内地址之后便是称呼（salutation)：(对群体正式）DearSirs;DearSir/Madam;LadiesandGentlemen/DearProfessors/DearCustomers/ToWhomItMayConcern（对个人正式）DearSirorMadam;DearSir;DearMadam;DearMr.Zhang;DearDr.Black;DearPresident;DearCustomer;ToWhomItMayConcern(对个人非正式）DearJohn;John称呼之后便是信的正文（message）：(1:Opening)ThankyouforyourinquiryofMay20,andappreciateyourinterestinour“Yiren”T-shirt.(2.Middlepart:detailedexplanation)....(略）(3.Closing)Wearewritingtoyouinthehopeofestablishingbusinessrelationsbetweenus.正文后为结尾敬语或客套语（complimentaryclose）：（从正式到非正式依次排列：Yoursrespectfully,Yoursverytruly;Yoursfaithfully;Yourscordially;Yourssincerely;Sincerely;Yours;Bestregards;Bestwishes;WarmestRegards;Regards;RGDs;Cheers;Asalways;Love)结尾敬语与前面称呼相呼应，称呼正式，结尾敬语也正式，而非正式结尾客套语对应非正式称呼。签名1.有时签名处可以加上签名者代表的公司或者单位名称，如：。Yoursfaithfully,ZhangHaijunZhangHaijunGeneralManagerAgriculturalMachineryIndustryCompany或者Yoursfaithfully,AgriculturalMachineryIndustryCompanyZhangHaijunZhangHaijunGeneralManager2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打印的姓名前用括号注明Miss,Mrs.或Ms。SincerelyyoursZhangHai(Ms)ZhangHai3.当负责人不在而以授权书或者口头方式授权经办人员代签名时：Yourssincerely,p.p.ZhangMinJohnSmith信函的可选部分（OptionalParts）信函的任选或可选部分指在需要时可选择使用，非必要部分，如：(1)参考或发文或内部代号，一般放在日期上方：

Yourref:OF206

Ourref:OR123

姓名首字母缩写也可以用来为信件临时编号，如这封信是由LouiseDunscombe要秘书ShirlyTaylor撰写并打印处理的一封信，那么编号可为：DT/st，可放在日期上方或信件结尾左下方。(2)如信件写给一个群体，但希望某人关注这封信，此时可在封内地址和称呼之间加上经办人这一项。

如：Attention:AccountingDepartment，

但称呼依然是针对群体的称呼，如DearSirorMadam。

(3)事由即为信件的主题，一般位于称呼与正文之间，如：

Subject：NewProductCatalogue(4)当信件有附件时可以在签字部分下方予以附件说明：

Enclosures：1.PriceList

2.Catalogue(5)副本抄送指信件的副本寄给了其他人或部门，在信件结尾予以说明，如：

c.c.:After-salesServiceDepartment(6)附言是在信件结束后的补充说明,如：

p.s.:Don’tforgetthedeadlineisJune13.商务英语信函的格式各行开头都左边顶格的是齐头式(Blockstyle)，齐头式在极度尊重工作效率的美国很流行，是最现代的易操作的一种格式；改良齐头式与齐头式的区别在于日期和客套结束语连同签字部分被移向右边。从视觉上感觉平衡些，改变了齐头式一边倒的感觉。缩进式与改良齐头式的唯一区别在于采用缩进式的信件正文的每段第一个词缩进去4-6个空格，英国常用此格式。齐头式Letterhead

January21,2026

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DearSirorMadam:

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LetterheadJanuary21,2026

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Re:Hardwoodforfinefurniture

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Sincerelyyours,

PepperStebbins

MarketingManager

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Encl.CatalogueCc.PreciousWoodsAmazon,HongkongOfficePS:Pleasevisitourwebsite:/.缩进式LetterheadJanuary21,2026

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Re:Hardwood