医院档案管理制度

XX医院档案管理制度

1.总则

1.1.为进一步加强医院档案管理，使档案工作有效地为医院临床、教学、科研、预

防、保健、管理服务。根据《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作

的有关要求，结合本院实际，特制定本规定。

1.2.本院档案工作是全院各项工作基础的组成部分，是维护单位利益和保证合法

权益的保障，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是记录医院历史真实

面貌的一项重要工作。

1.3.本院各职能部门在工作活动中形成的具有保存价值，并按归档制度进行归档

的全部档案由综合档案室统一管理，以维护档案的完整和开发利用。严禁将

应归档的文件材料再放在任何部门和个人手中。

2.声像档案的管理声像档案的载体类型有；光盘、照片、照片底

片、录音带、录像带。

2.1.医院各职能部门结合本科职责范围和'业务分工，收集整理本部门重要活动（重要

会议、重要学术交流、发奖、剪彩、项目竣工、科研成果鉴定、签字仪式、

院内重大活动、重要领导讲话以及其它有保存价值的声像资料）的全部声像

档案均应归档。

各职能部门档案收集表:

部门收集内容责任人

1.医院党支部各种会议资料及党支部领导重要讲话

党办2.党支部及各党小组组织生活资料许玲

3.由党支部主办的其它活动。

1.团委召开的重要会议及选举

团委孙娜

2.团委及各个团支部活动资料及其它活动资料

1、工会召开的各类会议

工会2、由工会组织的各类员工活动张文彬

3、由工会主办的其它活动

办公室1.重要领导参观、视察尹程

2.医院重大历史时间：如签约、剪彩等

3.医院重大活动及各类节日、庆典

4.医院各种会议及重要领导讲话

5.新闻媒体对医院各种形式报道

6.其它涉及医院及院领导的资料

1、各类继续教育课程资料

医教部杨诚

2、各类学术交流会议

1、各类科研成果的鉴定

事业发展部桑晓君

2、其它关于医疗工作的资料及医教研部主办的各类活动。

1、护理部组织召开的各类活动资料

护理部2、各医疗部门患者与医务工作者间所发生的事件马力

3、由护理部主办的各类活动

其它职能部门各职能部门主办的各类活动资料

2.2.收集方式：各职能部门负责本部门各项活动资料的收集、整理、保管工作，外

联宣传部协助拍摄工作。

2.3.归档时间：活动完全结束后的第二个月。对于重要资料移交院办档案室。

2.4.档案移交归档时要注意填写移交目录一式两份，经本部门领导审核后，办理移

交手续。本部门要保留复印或复制件。

2.5.声像档案的管理：各职能部门摄影、编写人员共同对照片、录音、录音带、文

字材料进行审查，核对无误后进行编号入盒（袋、集、册）并在空隙中用钢

笔、水性笔填写简练的文字说明（照片文字说明包括事由、时间、地点、人

物、背景、摄影者六个方面的要索）。录音带由讲话人审阅后签字，并注明录制

人。

2.6.声像资料载体：根据目前状况，除光学照片•外，其它影像资料全部刻光盘存档。

对于刻在同一张光盘内的若干事件的照片，须按文件夹分类，并用事件所发

生的日期及事件名称作为文件名，否则档案室将拒绝接收。

2.7.声像档案的保管：根据档案管理有关规定俣存。

2.8.声像档案保管期限：应视内容重要程度，分别定为永久、长期保存。

3.档案工作的职责分工根据上级档案工作有关要求，并结合医院档案工作管理情

况，特制定本计划，以

明确各级领导及工作人员工作责任制。

3.1.主管院长职责

3.1.1.统一领导全院档案工作，认真贯彻国家《档案法》和上级关于档案工作方针。

政策、规定在本院的实施、审批本院档案T作规划、规章制度.

3.1.2.负责将本院档案，作列入领导议事日程，定期研究解决档案，作中存在的

问题。

3.1.3.审批购买档案装备的经费开支。负责专、兼职档案管理人员的调配工作。

3.2.办公室主任职责

3.2.1.审批或拟定本院档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并听取部

门工作汇报、检查档案工作实施情况。

3.2.2.主持召开全院档案工作会议，并积极参加上级档案工作会议。及对档案的

鉴定销毁审批工作。

3.2.3.组织协调院内各部门档案工作的关系。

3.2.4.监督执行档案工作岗位责任制的考核和奖惩。

3.2.5.负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批，及时销毁档案鉴定的组织

工作。

3.2.6.组织各类档案T作的交流、学习°

3.3.专职档案管理员职责

3.3.1.贯彻执行档案工作指示、规定，全面完成档案工作。

3.3.2.拟定医院档案管理工作的各项管理制度，编制工作规划计划，并检查实施

情况。

3.3.3.协助办公室主任做好各类档案会议、培训的组织、联络工作。

3.3.4.做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保归档文件材料的齐全、

完整、准确、系统和安全。

3.3.5.做好档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立

卷归档工作，把住质量关。

3.3.6.负责医院各种大型活动的资料收集工作。

3.3.7.负责全院档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。

3.3.8.认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工

作，做到帐物相符。

3.3.9.负责档案的保密工作，保管档案的完整和安全。

3.3.10.负责对档案、设备、设施添置和档案管理中的问题，及时向领导提出意见。

3.4.各职能部门主任职责

3.4.1.掌握医院档案工作有关制度规定，熟知涉及列本科室的具体要求。

3.4.2.将档案工作列入本部门的工作内容之一，做到档案工作与本部门其它工作

布置、检查、总结。

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3.4.3.监督档案人员按时完成文件材料的形成，积累和立卷归档，作，并对本部

门档案进行把关、检查、签字。

3.4.4.监督搞好文书材料平时立卷和科技档案的予立卷工作，部门领导带头并号召

每一位工作人员将开会带回、承办完毕的适应本部门工作需要的档案人员，

以保证文件材料的齐全完整。

3.5.兼职档案员职责

3.5.1.实施本院档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、

整理，按规定立卷后向档案室移交。

3.5.2.熟悉本部门各个阶段文件材料的形成情况，指导、督促、协助本部门内人

员做好文件材料的积累、整理并进行平时立卷（预立卷）工作。

3.5.3.对保存本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。

3.6.行政干部及专业技术人员

3.6.1.对本人在'Ik务、行政、科研、管理等T作中所形成的文件材料的完整、准确、

系统负责。

3.6.2.将办理完毕的文件材料，应根据医院文件材料归档范围交部门档案管理人员，

任何人不准将材料归为己有或拖延不办。

3.6.3.在科研课题研究结束或告一段落时，必须将文件资料收集齐全，及时立卷归

档，并保持材料字迹工整，图样清晰。并协同本部门兼职档案员做好档案保

管期限和密级划分工作。

4.档案管理的奖惩规定

4.1.为了维护医院档案的齐全、完整，使档案更好的为医院各项工作服务，对

档案专、兼职人员做出以下成绩之一者应给予表扬或一次性奖励：

4.1.1.在发展档案事业中做出了突出贡献的；

4.1.2.对保护档案有显著成绩的；

4.1.3.提供档案利用成绩显著者；

4.1.4.将重要或珍贵档案捐赠国家的；

4.1.5.各科室每年根据本部门的职责范围所形成的文件材料和上级颁发的文件应

归档率达到100%的；

4.1.6.同违反国家档案法规行为做斗争表现突出的。

4.2.对档案工作不重视、不负责任、导致以下错误之一，根据情节轻重给予批评、

扣发当月绩效、行政处分，构成犯罪的依法追究刑事责任；

4.2.1.损坏、丢失或擅自销毁档案的；

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4.2.2.擅自提供、抄录、公布或出土档案的；

4.2.3.涂改、伪造档案的；

4.2.4.为经允许擅自复印、携运机密档案的。

5.档案库房的管理

5.1.档案库房要保持整洁，并有防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防污染等措施。

5.2.档案排列上架规范系统，案卷保管采用密闭的方式，保持集架箱柜的干净

整齐。

5.3.每年进行一次室藏档案检查，发现损坏和丢失立即报告并定期施放防虫剂

和灭鼠药品。

5.4.库房设备完善，温度保持在15—25摄氏度相对湿度应保持在45—60%,日变化

幅度不得超过±5%,如出现温度高，湿度大时，应采取措施进行调节并做好

温、湿度记录。

5.5.档案室配备防火设施及灭火器材，档案管理员应了解相应的灭火知识。

5.6.档案室不得存放易燃、易爆、物品及与档案无关的物品。

5.7.非本科室工作人员不得私自入库，施工等工作须有档案室工作人员陪同。

5.8.本室工作人员每日下班前要对库房进行一次安全检查，应关窗、断电、锁门。

6.档案的接收

6.1.定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值，经过整理立卷后的不同载

体的文件材料。

6.2.档案部门要对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。每年归档后

考核评比一次。

6.3.接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：（1）应归档的文件材料齐全

完整；（2）文件按其内容的联系，合理整理、立卷；（3）归档的文件材料，保

持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确

切，便于保管和利用。

6.4.接收档案时间和手续：党政部门和能按年度归档的部门在次年底以前归档。科

研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后及时归档。

随时接收上级规定应接收的档案。

接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文

件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

7.档案借阅制度

7.1.医院职能科室工作人员因工作需要查阅本科室档案，须经档案人员同意后，

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方可办埋借阅手续。还卷时应按原样交回，检查后当面办埋注销手续。

7.2.借阅非本科、室的档案，须经归档部门领导批准后在档案室阅卷。如确需要

带出档案室要经档案部门负责人批准，填写借阅申请单方可借出。

7.3.查阅院级会议记录和密级档案，需经过院办主任批准后可在档案室查阅，一

律不准外借。

7.4.兄弟单位借阅档案，须持有单位介绍信，经院办主任同意后查阅。如确需要

摘录档案内容，需在摘抄及夏印件上盖医院章。

7.5.借出档案需在七个工作日内归还。确因工作需要不能如期归还，应办理再借

阅手续。

7.6.借阅档案期间如遇“五一”“十一”及春节等节假日（不包括双休日内），需将

档案暂归还档案室保管，节日后再办理借阅手续。

7.7.阅档人员有责任爱护档案，保持案卷清洁，不准在文件上随意勾抹、临摹、

涂改、裁剪或拆卷、抽取有关材料，违者按《档案法》第五章规定严肃处罚。

7.8.借出档案室只限本科室有关人员查阅，不得转借其它单位、部门或个人，如

需转借时，应到档案室办转借手续，违者追究其责任。

7.9.借阅档案人员不得将危险用品携带至档案室内。

8.档案的统计

8.1.档案统计工作应作为档案工作的主要任务之一，由专职档案管理员负责档

案的统计。

8.2.统计资料的原始记录要准确、真实可靠，能够全面反映医院档案工作情况。

8.3.档案的接收、移出和销毁应及时进行登记、补充、消减，做到帐物相符。

8.4.医院档案工作在机构、人员、设施、库房、档案信息开发利用等有变化

时，应随时记载，以便进行统计。

8.5.各种档案统计报表应按照事件要求报送，做到准确无误。

8.6.遵守统计制度，注意保守机密，一切统计数字未经领导批准，不得擅自对

外提供。

9.档案的鉴定与销毁

9.1.对于已过保存期限且无保存价值的档案，由档案管理员逐项填写销毁清

单。并由科主任及办公室主任进行审批，并签字确认。

9.2.对于符合销毁要求的档案，需在两人以上的监督下利用碎纸机进行销毁，

监销人员在鉴定销毁清册上签字，同时注明销毁方法和日期。

10.档案的保密

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10.1.档案