建立健全应急采购制度

PAGE建立健全应急采购制度一、总则（一）目的为有效应对各类突发事件，确保公司/组织在紧急情况下能够迅速、高效地采购所需物资和服务，保障应急处置工作的顺利进行，特制定本应急采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在面临自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等各类突发事件时的应急采购活动。（三）基本原则1.及时性原则：应急采购应在最短时间内完成，以满足应急处置工作的紧急需求。2.有效性原则：采购的物资和服务应能够切实有效地支持应急处置工作，确保应急任务的顺利完成。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保应急采购活动合法合规。4.成本效益原则：在保证应急需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组成立应急采购领导小组，由公司/组织高层管理人员担任组长，相关部门负责人为成员。主要职责包括：1.全面领导和决策应急采购工作，制定应急采购策略和方针。2.审核应急采购计划和预算，协调解决应急采购过程中的重大问题。3.监督应急采购活动的执行情况，确保应急采购工作符合规定要求。（二）应急采购工作小组设立应急采购工作小组，由采购部门负责人担任组长，成员包括采购人员、相关技术专家等。其职责如下：1.负责具体实施应急采购工作，制定详细的采购计划和流程。2.收集、整理应急采购需求信息，进行市场调研和供应商筛选。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保采购物资和服务的质量和供应及时性。4.跟踪采购进度，协调解决采购过程中的具体问题，及时向领导小组汇报工作进展情况。（三）其他相关部门职责1.需求部门：及时提出应急采购需求，提供准确的技术规格和质量要求，配合采购部门进行供应商选择和验收工作。2.财务部门：负责应急采购资金的保障和管理，审核采购预算，监督资金使用情况，确保资金安全。3.质量控制部门：参与应急采购物资和服务的验收工作，对采购产品的质量进行检验和评估，确保符合相关标准和要求。三、应急采购的启动与流程（一）启动条件当公司/组织面临突发事件，且现有物资和服务无法满足应急处置需求时，由应急处置指挥机构或相关部门提出应急采购申请，经应急采购领导小组批准后启动应急采购程序。（二）采购流程1.需求确认需求部门对所需物资和服务进行详细描述，明确规格、数量、质量要求、交付时间等关键信息，并提交给应急采购工作小组。2.采购计划制定应急采购工作小组根据需求确认情况，结合市场供应情况和公司/组织实际，制定应急采购计划，包括采购方式、采购时间安排、预算安排等。3.供应商选择通过多种渠道收集供应商信息，如平时建立的供应商库、行业推荐、网络搜索等。根据应急采购需求和供应商的信誉、实力、产品质量、供应能力等因素，筛选出若干潜在供应商。对于紧急且关键的物资和服务，必要时可直接联系少数信誉良好、供应能力强的供应商进行询价或谈判。4.采购实施根据采购计划和选定的采购方式进行采购操作。对于单一来源采购、竞争性谈判等方式，按照相关法律法规规定的程序进行谈判、签订合同等工作。在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购方式或采购内容，应及时报应急采购领导小组批准。5.合同签订采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交付时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订应遵循合法、合规、公平、公正的原则。6.物资验收质量控制部门和需求部门共同对采购物资和服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。对于重要物资和关键服务，可邀请相关技术专家参与验收工作，确保验收结果准确可靠。验收合格后，出具验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时与供应商沟通协商解决，必要时按照合同约定追究供应商责任。7.资金支付财务部门根据合同约定和验收报告，审核无误后办理资金支付手续。确保资金支付及时、准确，符合公司/组织财务管理制度的要求。四、应急采购的方式及适用情形（一）单一来源采购1.适用情形只能从唯一供应商处采购的物资和服务，如专利产品、特定技术服务等。发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序由应急采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的物资或服务内容。经应急采购领导小组审核批准后，与选定的单一供应商进行谈判，确定采购价格、合同条款等。签订采购合同，并按照规定进行公示（如需）。（二）竞争性谈判1.适用情形招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中可对采购文件进行实质性变动，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订采购合同，并向社会公布成交结果（如需）。（三）询价1.适用情形采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商（如出现报价相同情况，可通过综合评估等方式确定成交供应商）。签订采购合同，并将询价情况记录存档。五、应急采购的预算管理（一）预算编制1.在应急采购工作启动前，应急采购工作小组应根据应急采购需求，结合以往类似应急事件的采购经验和市场价格情况，编制应急采购预算。2.预算内容应包括采购物资和服务的名称、规格、数量、预计价格、运输费用、税费等详细信息，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审批应急采购预算编制完成后，提交应急采购领导小组审核批准。领导小组应根据应急事件的实际情况和公司/组织的财务状况，对预算进行严格把关，确保预算合理可行。（三）预算执行与控制1.采购人员应严格按照批准的预算进行采购活动，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整预算，应及时报应急采购领导小组审批。2.财务部门负责对应急采购预算的执行情况进行监督和控制，定期核对采购支出与预算的差异，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。六、应急采购的信息管理（一）采购信息收集1.应急采购工作小组应建立应急采购信息收集渠道，及时收集与应急采购相关的市场信息、供应商信息、政策法规信息等。2.关注行业动态、市场价格变化等情况，为应急采购决策提供参考依据。（二）采购信息分析与共享1.对收集到的采购信息进行分析整理，评估其对应急采购工作的影响。2.建立信息共享机制，将采购信息及时传递给应急采购领导小组、各相关部门等，确保信息畅通，提高应急采购工作的协同效率。（三）采购档案管理1.对应急采购过程中的各类文件、资料进行分类整理和归档，包括采购申请、采购计划、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行，以便日后查阅和审计。七、应急采购的监督与评估（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对应急采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.应急采购领导小组和工作小组应加强对自身采购行为的监督，确保采购工作公正、透明、廉洁。（二）外部监督积极接受政府有关部门、社会公众等的监督检查，及时回应各方关切，对提出的意见和建议认真整改落实。（三）采购绩效评估1.建立应急采购绩效评估指标体系，对采购