食品三方询价采购制度

PAGE食品三方询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司食品采购行为，确保采购食品的质量安全，降低采购成本，提高采购效率，特制定本三方询价采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有食品采购活动，包括但不限于原材料、成品、包装材料等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购食品符合质量要求。3.公平公正原则：在询价、比价、议价过程中，遵循公平公正原则，确保所有供应商享有平等机会。4.成本效益原则：在保证食品质量的前提下，通过合理的询价采购流程，降低采购成本，提高经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责组织实施食品三方询价采购工作，制定采购计划，明确采购需求。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。3.向潜在供应商发出询价函，组织开标、评标等活动，确定中标供应商。4.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）质量控制部门1.参与食品采购标准的制定，对采购食品的质量进行检验和监督。2.协助采购部门评估供应商的质量保证能力，审核供应商提供的产品质量证明文件。3.在采购食品到货时，进行现场检验，确保所采购食品符合质量要求。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，对采购成本进行核算和控制。2.负责采购资金的支付和结算，审核采购合同及相关票据，确保资金支付的准确性和合规性。（四）其他部门根据实际需要，配合采购部门提供采购需求信息，参与采购过程中的相关工作。三、供应商管理（一）供应商选择1.供应商资质要求具有合法经营资格，具备有效的营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证等相关证照。具有良好的商业信誉和财务状况，无不良经营记录。具备相应的生产或供应能力，能够满足公司的采购需求。具有完善的质量保证体系，能够提供质量合格的食品及相关证明文件。2.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，建立潜在供应商名单。（二）供应商评估1.实地考察：采购部门会同质量控制部门等相关人员，对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况，了解供应商的实际生产能力和质量控制水平。2.样品检验：要求潜在供应商提供样品，由质量控制部门进行检验。检验内容包括食品的外观、口感、营养成分、卫生指标等，确保样品符合公司的采购标准。3.综合评估：根据实地考察和样品检验结果，对潜在供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。按照评估结果，对潜在供应商进行排序，确定入围供应商名单。（三）供应商动态管理1.定期评估：采购部门每年对入围供应商进行定期评估。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格变动情况、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。2.实时监控：采购部门建立供应商实时监控机制，及时了解供应商的生产经营状况、市场动态等信息。如发现供应商存在质量问题、交货延迟、价格异常等情况，及时采取措施进行处理，确保采购活动的顺利进行。3.供应商淘汰：对于出现严重质量问题、多次交货延迟、拒不履行合同义务等情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商名单，并停止与其合作。同时，采购部门应及时寻找新的供应商，确保采购工作不受影响。四、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写食品采购申请表。采购申请表应包括采购食品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购需求进行详细分析，明确采购食品的具体要求和技术标准。2.采购部门根据采购需求，在供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发出询价函。询价函应包括采购食品的名称、规格、数量、质量要求、交货期、报价要求等内容。（三）供应商报价1.潜在供应商收到询价函后，应在规定时间内按照询价函要求进行报价。报价应包括食品的单价、总价、交货期、付款方式等内容。2.供应商应确保报价的真实性和准确性，并提供相关的产品质量证明文件、营业执照副本、食品生产许可证或食品经营许可证副本等资料。（四）开标评标1.采购部门在规定时间内收集供应商的报价文件，并组织开标。开标过程应公开、公正、透明，确保所有供应商的报价文件均能得到妥善处理。2.采购部门会同质量控制部门、财务部门等相关人员组成评标小组，对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价合理性、产品质量、交货期可靠性、售后服务等方面。3.评标小组根据评审结果，对供应商进行排序，确定中标候选人名单。（五）中标确定1.采购部门将中标候选人名单提交至公司管理层进行审批。公司管理层根据评标小组的评审意见和公司的实际情况，确定中标供应商。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书，通知其中标结果。中标通知书应包括采购食品的名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式等内容。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括食品的名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括食品的名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应会同法律部门等相关人员对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规，并符合公司的利益。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付货款。在支付货款前，采购部门应审核供应商提供的发票、送货单、验收报告等相关凭证，确保支付款项的准确性和合规性。2.供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量交付食品。采购部门应跟踪供应商交货情况，如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务、违约责任等条款。2.在签订合同变更协议前，采购部门应会同法律部门等相关人员对变更条款进行审核，确保变更条款合法合规，并符合公司的利益。（四）合同终止1.在采购合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同终止协议。合同终止协议应明确终止的原因、双方的权利和义务、违约责任等条款。2.在签订合同终止协议前，采购部门应会同法律部门等相关人员对终止条款进行审核，确保终止条款合法合规，并符合公司的利益。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对食品采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等情况。2.公司内部纪检监察部门对食品采购活动中的违规行为进行监督