采购及供应商控制制度

PAGE采购及供应商控制制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司物资供应的质量和及时性，降低采购成本，特制定本采购及供应商控制制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动及与之相关的供应商管理工作，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则采购活动必须严格遵守国家相关法律法规、政策以及行业标准，确保所有采购行为合法合规。2.公平公正原则在采购过程中，对待所有供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购活动的公平公正性，维护市场竞争秩序。3.效益优先原则在保证采购物资和服务质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，追求经济效益最大化，实现公司资源的最优配置。4.质量第一原则始终将采购物资和服务的质量放在首位，确保所采购的产品和服务符合公司生产经营及业务发展的要求，满足相关质量标准。5.诚实守信原则公司与供应商之间应秉持诚实守信的态度，严格履行合同约定，维护双方的良好合作关系，共同营造健康稳定的商业环境。二、采购流程控制（一）采购需求提出1.各部门根据生产计划、业务需求等，定期或不定期提出采购申请采购申请应详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.对于紧急采购需求，应及时填写紧急采购申请表，并说明紧急原因紧急采购申请表需经部门负责人签字确认后，优先提交采购部门进行处理。（二）采购申请审批1.采购申请提交后，由采购部门进行初步审核审核内容包括采购申请的必要性、合理性、与预算的匹配性等。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通并要求其修改完善。2.根据公司审批权限规定，采购申请依次提交相关领导审批一般采购申请由部门负责人、财务负责人及分管领导审批；重大采购项目或金额较大的采购申请，还需经过总经理或董事会审批。审批通过后的采购申请方可进入采购流程。（三）采购方式选择1.采购部门根据采购物资或服务的特点、市场供应情况、采购金额等因素，选择合适的采购方式常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.招标采购适用于采购金额较大、技术规格复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照相关法律法规和公司内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动，确定中标供应商。3.竞争性谈判采购对于采购时间紧迫或者招标未能成立的项目，可采用竞争性谈判采购方式。采购部门应邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。4.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向多家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择报价合理、交货期合适的供应商作为成交对象。5.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，并按照规定的审批程序进行审批。（四）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求和采购方式，开展供应商选择工作通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行资格审查审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格要求的供应商才能进入后续评估环节。3.组织对供应商进行实地考察实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况，以全面了解供应商的实际情况和能力水平。4.综合评估供应商采购部门会同相关部门，从产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面对供应商进行综合评估，确定合格供应商名单。评估结果应记录在供应商评估档案中，作为后续合作的重要参考依据。（五）采购合同签订1.采购部门在确定中标或成交供应商后，应及时签订采购合同采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式及违约责任等条款。2.采购合同签订前，必须由公司法律顾问对合同条款进行审核确保合同内容合法合规，避免潜在的法律风险。审核通过后的采购合同，经双方签字盖章后生效。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单采购订单应明确采购合同的主要条款，确保供应商准确理解采购要求。采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.对于采购订单的变更，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议变更协议应明确变更的内容、对合同价格和交货期的影响等事项，确保双方权益得到保障。（七采购验收1.采购物资到货前采购部门应通知相关验收部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，制定详细验收计划，明确验收人员、验收内容、验收方法等。2.采购物资到货时验收人员应按照验收计划对物资的数量和外观进行初步检查，确保物资与采购订单一致。对于需要进行质量检验的物资，应按照规定的检验方法和标准进行检验。3.验收合格的物资验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括物资名称规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。验收合格的物资方可办理入库手续。4.验收不合格的物资验收人员应及时通知采购部门与供应商协商处理。根据不合格情况的严重程度，可要求供应商补货、换货、退货或采取其他补救措施。如因供应商原因导致验收不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任（八）采购付款1.采购部门应在收到供应商发票后核对发票信息与采购合同及验收报告是否一致。核对无误后，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，按照公司财务审批流程提交审批。2.财务部门根据审批通过后的付款申请单按照合同约定的付款方式和时间安排，及时办理付款手续。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全、准确三、供应商管理（一）供应商准入管理1.建立供应商准入标准明确供应商应具备的基本条件，如合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产供应能力、完善的质量管理体系等。只有符合准入标准的供应商才能进入公司供应商名单。2.供应商准入流程供应商向公司提交准入申请，包括企业基本信息、营业执照、税务登记证、产品介绍、业绩证明等资料。采购部门对申请资料进行初审，初审合格后组织实地考察和综合评估，评估通过后报公司领导审批，审批通过的供应商纳入公司供应商信息库。（二）供应商日常管理1.建立供应商档案采购部门应为每个供应商建立独立的档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、合同执行情况、售后服务等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.定期对供应商进行评价采购部门会同相关部门，每年至少对供应商进行一次全面评价根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、警示供应商和淘汰供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于警示供应商，发出警示通知，要求其限期整改；对于连续评价不合格的淘汰供应商，终止合作关系。3.加强与供应商的沟通与协调采购部门应定期与供应商沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、交货期执行情况等，及时解决合作过程中出现的问题。对于重大采购项目或紧急采购需求，应与供应商共同协商解决方案，确保采购任务顺利完成。（三）供应商绩效管理1.建立供应商绩效评估指标体系从产品质量、交货期、价格、服务水平、创新能力等方面设定评估指标，如产品合格率、按时交货率、价格优惠率、售后服务响应时间等，并明确各指标的权重。2.定期对供应商绩效进行评估采购部门按照设定的评估指标体系，定期收集供应商的相关数据，对供应商绩效进行量化评估。评估结果应及时反馈给供应商，要求其分析原因，制定改进措施。3.根据供应商绩效评估结果实施相应的激励措施或惩罚措施。对于绩效优秀的供应商，给予增加采购份额、延长付款期限、提供培训支持等奖励；对于绩效较差的供应商，减少采购份额、要求降价、暂停合作等惩罚。通过绩效管理，促进供应商不断提高自身水平，为公司提供更优质的产品和服务。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别通过对采购流程、供应商管理、市场环境等方面的分析，识别可能存在的风险，如采购质量风险、采购价格风险、交货期风险、合同风险、供应商违约风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，明确重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险制定相应的风险应对措施。对于采购质量风险，加强供应商质量管理，增加检验频次，建立质量追溯机制；对于采购价格风险，加强市场调研，建立价格监控体系，采用招标、谈判等多种采购方式降低价格波动影响；对于交货期风险，与供应商签订详细的交货期条款，加强订单跟踪，建立应急采购预案；对于合同风险，加强合同审核，明确合同条款，严格履行合同变更程序；对于供应商违约风险，建立供应商信用评估体系，加强合同管理，追究违约责任。2.定期对风险应对措施的有效性进行评估根据评估结果及时调整和完善风险应对策略，确保采购风险始终处于可控状态。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计审查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、供应商管理的有效性、采购成本控制情况等。审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.内部审计部门应定期向公司管理层提交审计报告汇报采购审计工作情况，揭示存在的问