采购卫生局物资采购制度

PAGE采购卫生局物资采购制度一、总则（一）目的为加强卫生局物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证物资质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关及下属各医疗卫生机构（以下统称“各单位”）的物资采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，满足医疗卫生工作的实际需求。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立卫生局物资采购领导小组，由卫生局主要领导担任组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责审定物资采购计划、采购预算、采购方式及采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门卫生局设立物资采购办公室，作为采购执行部门，负责具体组织实施物资采购活动。其职责包括：1.制定物资采购管理制度和工作流程。2.编制物资采购计划，经审批后组织实施。3.收集、整理供应商信息，建立供应商库。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。6.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）需求部门各单位的相关业务科室为物资需求部门，负责提出物资采购需求，配合采购执行部门做好采购工作。其职责包括：1.根据本单位业务发展和工作需要，准确提出物资采购需求。2.协助采购执行部门对采购物资进行技术参数确认和验收工作。3.反馈物资使用过程中的问题，为采购决策提供参考依据。（四）监督部门卫生局纪检监察部门为物资采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各单位需求部门应于每年[具体时间]前，根据本单位下一年度业务发展规划、工作任务和物资库存情况，编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2...采购计划应按照轻重缓急进行分类排序，优先保障医疗卫生业务急需的物资采购需求。（二）采购计划的审批1.物资采购计划编制完成后，由各单位负责人审核签字，并报卫生局物资采购办公室。2.物资采购办公室对各单位上报的采购计划进行汇总、审核，结合全局资金预算情况，提出调整建议，报卫生局物资采购领导小组审批。3.经审批后的采购计划作为年度物资采购工作的依据，各单位应严格按照计划组织实施采购活动。确因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序重新申报审批。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的物资采购项目，应当采用公开招标方式：采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上的。采购项目技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告：通过指定的媒体（如政府采购网、卫生局官方网站等）发布招标公告，公告应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。发售招标文件：潜在投标人应在规定时间内，按照招标公告要求获取招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件参加投标。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标，开标过程应公开进行。开标后，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。中标公示：招标人应将中标候选人在指定媒体上进行公示，公示期不得少于[具体天数]。公示无异议后，向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定时间内与招标人签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：发布邀请招标公告：招标人应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出邀请招标公告，公告内容与公开招标公告基本相同。发售招标文件：受邀供应商应在规定时间内获取招标文件，并按照要求编制投标文件参加投标。开标评标：开标、评标程序与公开招标相同。中标公示：中标候选人公示及签订合同等程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1..符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定时间内与采购人签订采购合同...（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小及采购单项或批量金额较小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成...确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定时间内与采购人签订采购合同。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购人代表和有关专家组成。确定单一来源供应商：采购小组对拟采用单一来源采购方式的原因及相关情况进行论证，形成论证意见。采购人根据论证意见，确定单一来源供应商，并将情况报卫生局物资采购领导小组批准。谈判：采购小组与单一来源供应商就采购价格、技术规格、服务要求等事项进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购执行部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，一式多份，由采购执行部门、需求部门、中标（成交）供应商等各方签字（盖章）后生效。（二）合同履行跟踪1.采购执行部门应建立采购合同履行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应配合采购执行部门做好合同履行跟踪工作，及时反馈物资使用过程中的问题，确保采购物资符合实际需求。**（三）合同变更与解除**1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购执行部门应与中标（成交）供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的...应按照合同约定及相关法律法规的规定办理解除手续，并承担相应的法律责任。（四）合同验收1.采购物资到货后，需求部门应按照采购合同约定及相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告，并签字确认。验收不合格的，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与中标（成交）供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定及相关法律法规的规定追究供应商的违约责任。六、采购资金管理（一）预算管理1.物资采购资金应纳入卫生局年度预算管理，各单位应按照预算编制要求，合理申报采购资金预算。2.卫生局物资采购办公室应根据各单位上报的采购计划，结合全局资金情况，编制年度物资采购资金预算，报卫生局物资采购领导小组审批后执行。（二）资金支付1.采购合同签订后，采购执行部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照财务管理制度执行，确保资金支付安全、规范、准确。（三）资金核算与监督1.财务部门应建立物资采购资金核算台账，对采购资金的收支情况进行详细记录，定期进行核对和分析。2.卫生局纪检监察部门应加强对物资采购资金的监督检查，防止资金挪用、截留等违规行为的发生。七、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的生产或供应能力、完善的售后服务体系等条件。2.物资采购办公室应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对申请入库的供应商，应进行资格审查，符合条件的纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商续库、采购份额分配等的重要依据。2.建立供应商评价档案，记录供应商的基本信息、评价考核结果等内容，并及时更新。（三）供应商淘汰对出现下列情形之一的供应商，应予以淘汰：1.提供虚假材料谋取中标（成交）的。2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。3.与采购人或者其他供应商恶意串通的。4.向采购人、采购执行部门工作人员行贿或者提供其他不正当利益的。5.在采购活动中存在严重违反法律法规和采购制度行为的。6.连续多次出现供货质量问题、交货期延误等情况，经整改仍无明显改善的。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购论证意见等）、投标文件、评标报告、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购项目结束后，及时对采购档案进行整理，按照档案管理要求进行分