采购与供应合同谈判制度

PAGE采购与供应合同谈判制度一、总则（一）目的为规范公司采购与供应合同谈判行为，确保合同谈判过程的合法性、规范性和公正性，维护公司的合法权益，提高采购效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购与供应合同的谈判活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：合同谈判必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保合同的有效性和可执行性。2.公平公正原则：谈判双方应在平等、自愿、公平的基础上进行谈判，不得采取不正当手段谋取利益。3.诚实守信原则：谈判双方应诚实守信，如实提供相关信息，履行承诺，不得隐瞒或欺诈。4.效益原则：合同谈判应注重经济效益，降低采购成本，提高采购效益。二、谈判准备（一）组建谈判团队1.团队构成：谈判团队由采购部门负责人、相关专业技术人员、法务人员等组成。根据谈判项目的复杂程度和规模，可适当增加或减少人员。2.职责分工采购部门负责人：负责谈判的整体组织和协调工作，制定谈判策略和目标，把握谈判进度和方向。专业技术人员：负责对采购标的物的技术规格、质量标准、性能要求等进行审核和评估，提供技术支持和建议。法务人员：负责对合同条款的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和风险防范建议。（二）收集谈判信息1.市场信息：了解市场供需情况、价格走势、竞争对手情况等，为谈判提供参考依据。2.供应商信息：收集供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等信息，评估供应商的综合实力。3.采购需求信息：明确采购标的物的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点等要求，确保谈判围绕采购需求进行。（三）制定谈判方案1.谈判目标：根据采购需求和市场情况，确定谈判的目标，包括价格目标、质量目标、交货期目标等。2.谈判策略：根据谈判目标和供应商情况，制定谈判策略，如强硬策略、温和策略、妥协策略等。3.谈判议程：安排谈判的时间、地点、议程等，确保谈判有序进行。三、谈判过程（一）开场阶段1.介绍双方人员：谈判双方互相介绍参加谈判的人员，包括姓名、职务、职责等。2.说明谈判目的和议程：由采购方介绍谈判的目的和议程安排，确保双方对谈判内容和流程有清晰的了解。3.营造良好的谈判氛围：通过友好的交流和沟通，营造良好的谈判氛围，为谈判的顺利进行奠定基础。（二）实质性谈判阶段1.阐述采购需求：采购方详细阐述采购标的物的需求，包括技术规格、质量标准、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商报价：供应商根据采购方的需求，报出产品或服务的价格、交货期、售后服务等条款。3.双方协商：双方就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，寻求双方都能接受的解决方案。在协商过程中，应充分听取双方的意见和建议，尊重对方的合理诉求，同时也要坚持公司的利益底线。4.争议解决：如果双方在谈判过程中出现争议，应通过友好协商、沟通交流等方式解决。如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规，通过仲裁或诉讼等方式解决。（三）结束阶段1.总结谈判成果：谈判结束后，双方应对谈判成果进行总结，明确达成共识的条款和未达成共识的条款。2.形成谈判纪要：根据谈判结果，形成谈判纪要，记录谈判的主要内容、达成的共识、未达成的共识等，双方签字确认。四、合同起草与审核（一）合同起草1.起草人员：由采购部门负责合同的起草工作，根据谈判纪要和双方达成的共识，拟定合同条款。2.合同内容：合同应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。同时，应根据采购标的物的特点和谈判情况，增加或细化相关条款，如包装要求、验收标准、售后服务等。（二）合同审核1.审核人员：合同起草完成后，应提交法务人员进行审核。法务人员应对合同条款的合法性、合规性进行审查，确保合同不存在法律风险。2.审核内容：法务人员主要审核合同的主体资格、合同条款的完整性、合法性、明确性、可操作性等方面。如发现合同存在问题或风险，应及时提出修改意见，采购部门根据修改意见进行修改完善。五、合同签订（一）签订流程1.合同审批：合同审核通过后，应提交公司领导进行审批。公司领导根据合同的重要性、金额大小等因素，进行审批决策。2.签订合同：合同经公司领导审批通过后，由采购方与供应商签订合同。签订合同应使用公司统一的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章。3.合同备案：合同签订后，应及时进行备案。采购部门将合同副本提交给相关部门存档，以备查阅。（二）注意事项1.合同签订时间：合同应在双方达成共识并审核通过后及时签订，避免因拖延导致合同风险增加。2.合同签订地点：合同签订地点应选择在公司或双方认可的地点，确保签订过程的安全和规范。3.合同签订人员：合同签订人员应具有相应的授权，确保签订行为的有效性。六、合同执行与监督（一）合同执行1.履行通知：合同签订后，采购方应及时向供应商发出履行通知，明确合同的履行要求和时间节点。2.供应商履行：供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供产品或服务。3.采购方验收：采购方应按照合同约定的验收标准对供应商提供的产品或服务进行验收，确保符合要求。（二）合同监督1.监督部门：公司设立专门的合同监督部门，负责对合同执行情况进行监督检查。2.监督内容：合同监督部门主要监督合同的履行情况、双方的权利义务履行情况、合同变更情况等。如发现问题或风险，应及时采取措施进行处理。3.信息反馈：合同监督部门应定期向公司领导汇报合同执行情况，及时反馈合同执行过程中出现的问题和风险，为公司决策提供参考依据。七、合同变更与解除（一）合同变更1.变更原因：在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更合同条款的，应按照本制度的规定进行变更。2.变更程序：合同变更应经双方协商一致，并签订书面协议。变更协议作为原合同的补充文件，并按照合同签订流程进行审批和备案。（二）合同解除1.解除原因：在合同履行过程中，如因不可抗力、一方违约、双方协商一致等原因需要解除合同的，应按照本制度的规定进行解除。2.解除程序：合同解除应经双方协商一致，并签订书面协议。解除协议作为原合同的终止文件，并按照合同签订流程进行审批和备案。同时，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权益得到保障。八、违约责任（一）违约情形1.采购方违约：采购方未按照合同约定支付价款、未按照合同约定履行验收义务、擅自变更合同条款等行为属于违约情形。2.供应商违约：供应商未按照合同约定提供产品或服务、提供的产品或服务不符合质量标准、擅自变更合同条款等行为属于违约情形。（二）违约责任承担1.继续履行：违约方应按照合同约定继续履行义务，确保合同的正常履行。2.采取补救措施：违约方应采取合理的补救措施，弥补对方的损失。如供应商提供的产品不符合质量标准，应负责更换、修理或赔偿损失。3.赔偿损失：违约方应赔偿对方因违约行为造成的损失。损失赔偿额应相当于因违约所造成的损失，包括合同履行后可以获得的利益，但不得超过违反合同一方订立合同时预见到或者应当预见到的因违反合同可能造成的损失。4.支付违约金：合同双方可在合同中约定违约金条款。违约方应按照合同约定支付违约金。违约金的数额应合理，不得过高或过低。九、争议解决（一）协商解决合同双方在履行合同过程中发生争议的，应首先通过友好协商解决。协商解决争议应遵循平等、自愿、公平、诚信的原则，充分听取双方的意见和建议，寻求双方都能接受的解决方案。（二）仲裁解决如双方协商不成，可根据合同约定或相关