珠海市紧急采购管理制度

PAGE珠海市紧急采购管理制度一、总则（一）目的为规范珠海市各部门及相关单位在紧急情况下的采购行为，确保紧急采购活动合法、高效、有序进行，满足紧急工作需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于珠海市各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他依法设立的组织在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发紧急情况时的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：紧急采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.高效性原则：以满足紧急工作需求为首要目标，简化采购程序，提高采购效率和时效性，确保紧急任务能够迅速得到响应和解决。3.公开透明原则：在确保紧急采购顺利进行的前提下，尽可能保证采购信息的公开透明，接受社会监督。4.效益原则：在紧急采购过程中，充分考虑采购成本和效益，确保所采购的物资、服务和工程能够满足实际需求，同时避免资源浪费。二、紧急采购的定义与情形（一）定义紧急采购是指在突发紧急情况下，为满足公共利益和紧急工作需要，不按照常规采购程序而采取的特殊采购行为。（二）适用情形1.因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等不可抗力因素导致需要紧急采购物资、服务或工程，以保障人民生命财产安全、维护社会稳定和恢复正常生产生活秩序。2.由于公共突发事件引发的紧急需求，如抢险救援、医疗救治、疫情防控、应急物资储备等，需要迅速采购相关物资和服务。3.其他经珠海市相关部门认定的紧急情况，确需立即采购以应对紧急状况的。三、紧急采购的组织与职责（一）采购组织架构1.紧急采购领导小组成立由珠海市相关领导担任组长，财政、审计、监察等部门负责人以及采购单位代表为成员的紧急采购领导小组。负责统筹协调全市紧急采购工作，研究决策重大紧急采购事项，监督检查紧急采购活动的执行情况。职责制定紧急采购工作方针和政策，指导全市紧急采购工作。审核批准紧急采购预算和采购计划，确保采购资金的合理使用。根据紧急情况的性质和严重程度，决定紧急采购的方式和程序。协调解决紧急采购过程中出现的重大问题，对违规行为进行调查处理。2.采购实施部门各采购单位负责具体实施紧急采购工作。采购单位应指定专门的采购机构或人员，负责紧急采购项目的组织、执行和管理。职责根据紧急工作需求，提出紧急采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等详细信息。按照规定的采购方式和程序，组织开展紧急采购活动，确保采购过程的规范、公正、透明。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责采购项目的验收工作，确保所采购的物资、服务和工程符合要求，并及时办理资金支付手续。3.监督管理部门财政、审计、监察等部门按照各自职责，对紧急采购活动进行监督管理。财政部门负责审核紧急采购预算，保障采购资金的及时足额到位。对紧急采购活动的合法性、合规性进行监督检查，依法处理采购过程中的违规行为。会同相关部门建立紧急采购信息共享机制，加强对紧急采购资金的管理和监督。审计部门对紧急采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况以及资金使用的效益性等。依法对审计发现的问题提出处理意见和建议，督促采购单位和相关部门进行整改落实。监察部门对紧急采购活动中涉及的公职人员违纪违法问题进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。加强对紧急采购工作的廉政监督，确保采购活动廉洁高效。（二）职责分工1.紧急采购领导小组全面领导紧急采购工作，对重大紧急采购事项进行决策。协调各部门之间关于紧急采购的工作关系，确保采购工作顺利进行。监督检查紧急采购工作的执行情况和效果，及时发现并解决存在的问题。2.采购实施部门负责紧急采购项目的具体组织实施，包括采购需求的确定、采购方式的选择、采购文件的编制、供应商的邀请与评审、合同的签订与履行等。及时向紧急采购领导小组汇报紧急采购工作进展情况，接受领导小组的指导和监督。建立健全紧急采购项目档案管理制度，妥善保存采购过程中的各类文件资料，以备审计和检查。3.监督管理部门财政部门负责对紧急采购资金的预算安排、资金拨付、使用情况进行监督管理，确保资金安全、合理、有效使用。审计部门负责对紧急采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等，提出审计意见和建议。监察部门负责对紧急采购活动中涉及的公职人员廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处违法违纪行为。四、紧急采购的程序（一）采购申请1.采购单位在遇到紧急情况需要进行采购时，应立即填写紧急采购申请表，并详细说明紧急采购的原因、采购项目的名称、规格、数量、预算等信息。2.紧急采购申请表经采购单位负责人签字确认后，报紧急采购领导小组审批。审批通过后，方可进入采购程序实施阶段。（二）采购方式选择根据紧急情况的性质、紧急程度以及采购项目的特点，选择合适的采购方式：1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的情形。采购程序采购单位向紧急采购领导小组提交单一来源采购申请，说明采用单一来源采购的理由和依据。紧急采购领导小组组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，如论证通过，批准采用单一来源采购方式。采购单位与单一供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商谈判，签订采购合同。2.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的情形。采购程序采购单位制定竞争性谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。成立谈判小组，由采购单位代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组与供应商进行谈判，供应商应在规定时间内提交报价文件和技术方案。谈判小组对供应商的报价和技术方案进行评审，确定成交供应商。采购单位与成交供应商签订采购合同。3.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序采购单位向不少于三家供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商在规定时间内提交报价文件，采购单位对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购单位与成交供应商签订采购合同。（三）采购实施1.采购方式确定后，采购实施部门按照选定的采购方式组织开展采购活动，并严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行操作。2.在采购过程中，采购实施部门应及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成，并做好采购过程中的记录工作。（四）合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，采购单位应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购单位应严格按照采购合同的约定履行义务，及时支付采购款项。供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、服务或工程。3.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购单位应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知监督管理部门。（五）验收与结算1.采购项目完成后，采购单位应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，采购单位应出具验收报告。2.采购单位凭验收报告和采购合同等相关资料办理资金结算手续。财政部门按照国库集中支付制度的规定，及时将采购资金支付给供应商。五、紧急采购的预算管理（一）预算编制1.采购单位应根据本单位的工作职责和紧急工作需求，结合历史数据和实际情况，编制紧急采购预算。紧急采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购的原因和紧急程度。2.紧急采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，确保预算资金能够满足紧急工作需要，同时避免浪费和重复采购。（二）预算审批1.采购单位编制的紧急采购预算报紧急采购领导小组审批。紧急采购领导小组应组织相关部门对预算进行审核，重点审查预算的合理性、必要性和资金来源的合规性。2.经审批后的紧急采购预算作为紧急采购资金安排的依据，采购单位应严格按照预算执行。（三）预算调整1.在紧急采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购单位应及时向紧急采购领导小组提交预算调整申请，说明调整的原因、调整的内容和金额等情况。2.紧急采购领导小组对预算调整申请进行审核，如审核通过，则批准调整预算。采购单位应按照调整后的预算执行采购活动。六、紧急采购的监督与管理（一）内部监督1.采购单位应建立健全内部监督管理制度，加强对紧急采购活动的全过程监督。采购单位内部审计、纪检监察等部门应定期对紧急采购项目进行检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.采购单位应要求采购人员严格遵守采购纪律和职业道德规范，确保采购活动公正、公平、公开。对采购过程中发现的违规行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.财政、审计、监察等部门按照各自职责，对紧急采购活动进行监督检查。财政部门负责对紧急采购资金的管理和使用情况进行监督，审计部门负责对紧急采购项目进行审计监督，监察部门负责对紧急采购活动中涉及的公职人员违纪违法问题进行调查处理。2.各部门应加强协作配合，建立信息共享机制，及时通报紧急采购活动中的相关情况，形成监督合力。对监督检查中发现的问题，采购单位应按照要求进行整改落实，并将整改情况及时反馈给相关监督管理部门。（三）绩效评价1.建立紧急采购绩效评价制度，对紧急采购项目的实施效果进行评价。绩效评价内容包括采购项目的完成情况、采购资金的使用效益、采购对紧急工作需求的满足程度、采购过程的合规性等方面。2.采购单位应定期对紧急采购项目进行绩效自评，并将自评结果报紧急采购领导小组。紧急采购领导小组可根据工作需要，委托第三方机构对部分重大紧急采购项目进行绩效评价。绩效评价结果作为改进紧急采购工作、完善采购制度、安排后续采购预算等方面的重要参考依据。七、紧急采购的档案管理（一）档案内容紧急采购项目档案应包括采购申请文件、采购方式审批文件、采购文件（采购公告、谈判文件、询价通知书、报价文件等）、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购单位应指定专人负责紧急采购项目档案的整理和保管工作，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.档案管理人员应按照档案管理的要求，对档案资料进行分类整理、编号归档，并妥善保管。档案保管期限应按