湛江市政府采购内控制度

PAGE湛江市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强湛江市政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湛江市政府各部门、各单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。合理确定采购需求，优化采购流程，降低采购成本。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不得偏袒任何一方。4.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等依法不予公开的内容外，政府采购活动应做到信息公开透明，接受社会监督。5.制衡性原则：建立健全内部机构之间、岗位之间的制衡机制，确保采购决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购单位应根据本单位事业发展规划和年度工作任务，科学合理地编制政府采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门规定的格式和要求进行填报。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，结合以往采购经验和实际需求，确保预算金额的准确性和合理性。对于大型采购项目或专业性较强的采购项目，应组织相关专家进行论证，提高预算编制的科学性。（二）预算执行1.采购单位应严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准。2.在采购过程中，采购单位应严格控制采购支出，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用或超预算采购。对于采购项目中涉及的预付款、保证金等资金，应按照合同约定和相关管理制度进行管理，确保资金安全。（三）预算监督1.财政部门应加强对政府采购预算编制和执行情况的监督检查，定期对采购单位的预算执行情况进行跟踪分析，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。2.采购单位应建立健全内部预算监督机制，加强对本单位政府采购预算执行情况的自查自纠，自觉接受财政部门和审计部门的监督检查。对于违反预算管理规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。三、采购需求管理（一）需求确定1.采购单位应根据实际工作需要，结合事业发展规划和年度工作计划，科学合理地确定采购项目的需求。需求确定应明确采购项目的功能、性能、质量、服务等要求，并形成详细的采购需求文件。2.在确定采购需求时，采购单位应充分征求内部相关部门和人员的意见，必要时可组织专家进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。对于涉及国家安全、国家秘密等特殊采购项目，应按照国家有关规定进行需求确定。（二）需求审核1.采购单位的采购需求文件应报经本单位内部审核部门进行审核。审核部门应重点对采购需求的合法性、合理性、完整性等进行审核，确保采购需求符合法律法规和政策要求，避免出现超标准、超预算等不合理需求。2.审核部门应建立健全审核工作机制，明确审核流程和审核责任，提高审核工作效率和质量。对于审核过程中发现的问题，应及时反馈给采购单位，并提出修改意见和建议。采购单位应根据审核意见对采购需求文件进行修改完善，确保采购需求文件的质量。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购单位应按照规定的程序进行审批。需求变更应充分考虑对采购项目的影响，包括对采购预算、采购时间、采购质量等方面的影响，并及时通知相关供应商。2.采购单位应组织相关部门和人员对需求变更进行评估，必要时可组织专家进行论证。评估通过后，采购单位应与供应商协商签订补充合同或变更合同，明确变更后的采购需求、价格、交货时间等条款，并按照规定的程序报经财政部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，确保信息公开透明。2.采购单位应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标过程公正、公平、公开。评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应符合法定要求。评标结果应及时向社会公布，接受社会监督。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购单位应按照规定的程序确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等内容。邀请招标的评标程序和方法应与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购单位应按照规定的程序成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应根据谈判情况编写谈判报告，推荐成交候选人。采购单位应根据谈判报告确定成交供应商，并与其签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购单位应按照规定的程序进行单一来源采购公示，并组织专家进行论证。公示无异议后，采购单位应与单一来源供应商签订采购合同，并报财政部门备案。（五）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.采购单位应按照规定的程序成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据询价情况编写询价报告，推荐成交候选人。采购单位应根据询价报告确定成交供应商，并与其签订采购合同。（六）采购方式变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购方式的，采购单位应按照规定的程序进行审批。采购方式变更应充分考虑对采购项目的影响，包括对采购效率、采购质量、采购成本等方面的影响，并及时通知相关供应商。2.采购单位应组织相关部门和人员对采购方式变更进行评估，必要时可组织专家进行论证。评估通过后，采购单位应按照规定的程序报经财政部门批准，并向社会公布采购方式变更的原因和结果。五、采购程序管理（一）采购计划申报1.采购单位应根据批准的政府采购预算和采购需求，编制政府采购计划，并按照规定的程序报经财政部门审核。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。2.财政部门应加强对采购计划的审核管理，重点审核采购项目的合法性、合理性、合规性等。对于不符合要求的采购计划，财政部门应及时通知采购单位进行修改完善。采购单位应根据财政部门的审核意见对采购计划进行调整，确保采购计划的质量。（二）采购文件编制1.采购单位应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。2.在编制采购文件时，采购单位应充分征求内部相关部门和人员的意见，必要时可组织专家进行论证。采购文件应按照规定的程序进行审核和备案。审核部门应重点对采购文件的合法性、合理性、公正性等进行审核，并提出修改意见和建议。采购单位应根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件的质量。（三）采购信息发布1.采购单位应按照规定的程序在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告、成交公告等。采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保供应商和社会公众能够及时获取采购信息。2.采购信息发布应严格遵守国家有关法律法规和政策规定，不得泄露国家秘密、商业秘密等信息。采购单位应建立健全采购信息发布管理制度，明确信息发布的流程和责任，确保采购信息发布工作的规范有序。（四）供应商选择1.采购单位应按照采购文件规定的资格条件和评标标准，对供应商进行资格审查和评标。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等内容。评标应按照规定的程序和方法进行，确保评标过程公正、公平、公开。2.采购单位应建立健全供应商信用评价机制，对供应商提供的产品质量、售后服务、合同履行情况等进行评价。对于信用良好的供应商，采购单位可以在今后的采购活动中给予优先考虑；对于信用不良的供应商，采购单位应按照规定的程序进行处理，直至禁止其参与政府采购活动。（五）合同签订与履行1.采购单位应在中标、成交供应商确定后，按照规定的程序与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并按照规定的程序报经财政部门备案。2.采购单位应严格按照采购合同约定履行义务，及时支付采购资金，督促供应商按时、按质、按量履行合同。供应商应按照采购合同约定提供货物、工程和服务，并接受采购单位的监督检查。对于违反采购合同约定的行为，采购单位和供应商应按照合同约定承担相应的违约责任。（六）验收管理1.采购项目完成后，采购单位应按照规定的程序组织验收。验收应成立验收小组，验收小组应由采购单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应符合法定要求。验收小组应按照采购合同约定和相关验收标准对采购项目进行验收，并出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收情况等内容。验收合格的采购项目，采购单位应及时办理付款手续；验收不合格的采购项目，采购单位应按照采购合同约定要求供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。六采购风险管理（一）风险识别建立风险识别机制，定期对政府采购活动进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、操作风险、廉政风险等。（二）风险评估对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，采取相应的风险应对措施（三）风险应对1政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策变化及时调整采购策略和流程确保政府采购活动符合政策要求。2市场风险应对：加强市场调研分析市场价格波动趋势合理确定采购预算和采购时机降低市场风险对采购活动的影响。3操作风险应对：完善采购内部控制制度规范采购操作流程加强对采购人员的培训和管理提高采购人员的业务水平和风险意识减少操作失误和违规行为的发生。廉政风险应对：加强廉政教育强化廉洁自律意识建立健全廉政监督机制加强对采购活动全过程监督防止腐败行为的发生。（四风险监控建立风险监控机制定期对政府采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估及时发现和解决风险应对过程中存在的问题确保风险得到有效控制。七、监督检查管理（一）内部监督1.采购单位应建立健全内部监督机制，加强对本单位政府采购活动的内部监督检查。内部监督检查应包括采购预算执行情况采购需求确定情况采购方式选择情况采购程序执行情况合同签订与履行情况验收管理情况等方面。2.采购单位应定期对内部监督检查情况进行总结分析及时发现和纠正存在的问题完善内部管理制度提高内部管理水平。（二）财政监督1.财政部门应加强对政府采购活动的财政监督检查，定期对采购单位的政府采购预算执行情况采购计划申报情况采购文件编制情况采购信息发布情况供应商选择情况合同签订与履行情况验收管理情况等进行监督检查。2.财政部门应建立健全财政监督检查工作机制明确监督检查的内容、程序和方法加强对监督检查人员的培训和管理提高监督检查工作效率和质量。对于违反政府采购法律法规和政策规定的行为财政部门应依法依规进行处理。（三）审计监督1.审计部门应加强对政府采购活动的审计监督，定期对采购单位的政府采购项目进行审计。审计内容应包括采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。2.审计部门应建立健全审计监督工作机制，明确审计的内容、程序和方法，加强对审计人员的培训和管理，提高审计工作效率和质量。对于审计过程中发现的问题，审计部门应依法依规提出审计意见和建议，督促采购