泸州数投集团采购制度

PAGE泸州数投集团采购制度一、总则（一）目的为规范泸州数投集团（以下简称“集团”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善集团采购管理制度，并组织实施和监督检查。汇总各单位采购计划，编制集团年度采购预算，报集团审批后执行。建立和维护集团供应商库，组织供应商的选择、评估和管理。负责采购项目的招标、谈判、询价等采购方式的组织实施。负责采购合同的签订、履行、变更、终止等管理工作。定期统计分析采购数据，为集团决策提供参考依据。2.需求部门根据本单位业务需求，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等详细信息。参与采购项目的技术谈判、验收等工作，对采购项目的质量、技术等方面负责。配合采购管理部门做好采购合同的履行和验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，负责采购款项的支付结算工作。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。对采购项目的合规性、效益性进行审计评价，提出审计意见和建议。二、采购计划与预算管理（一）采购计划1.各单位应根据年度业务发展规划和实际工作需要，提前编制本单位的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照规定的时间节点报送采购管理部门。采购管理部门对各单位报送的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合集团年度预算安排，编制集团年度采购计划，报集团审批后下达执行。3.采购计划一经批准，应严格执行。如因特殊原因需要调整采购计划，应按照规定的程序办理审批手续。（二）采购预算1.采购管理部门应根据集团年度采购计划，结合市场价格行情和历史采购数据，编制集团年度采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容。2.采购预算应报集团财务部门审核，经集团审批后纳入集团年度预算管理。3.各单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。三、供应商管理（一）供应商库建设1.采购管理部门负责建立和维护集团供应商库。供应商库应涵盖各类采购项目的供应商信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.采购管理部门应定期对供应商库进行更新和维护，剔除不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商选择与评估1.采购项目实施前，采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。如供应商库中没有合适的供应商，采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，广泛征集供应商。2.采购管理部门应对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质和能力。资格审查应包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等方面的内容。3.采购管理部门应组织对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。评估结果应作为供应商选择和后续合作的重要依据。（三）供应商合作与管理1.采购管理部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购管理部门应定期对供应商的合作情况进行跟踪和评估，及时发现和解决合作过程中出现的问题。如供应商出现违约行为，采购管理部门应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的措施，如暂停合作、取消供应商资格等。3.采购管理部门应建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价。评价结果应作为供应商后续合作、调整采购份额等的重要依据。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应通过国家指定的媒体或平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经本单位负责人审核签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算情况等。如采购项目符合要求，采购管理部门应按照规定的审批权限报集团领导审批。3.采购实施：采购项目经批准后，采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购管理部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。邀请招标：采购管理部门应向选定的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：采购管理部门应向选定的供应商发出询价通知书，要求其报价，确定成交供应商。单一来源采购：采购管理部门应与供应商进行协商，确定成交供应商，并签订采购合同。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经双方签字盖章后生效。5.合同履行与验收：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务。需求部门应组织对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。6.付款结算：采购项目验收合格后，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。付款结算应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格（单价和总价）、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等方面。审核通过后，采购合同应报集团领导审批。3.采购合同签订应加盖集团或各单位的公章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务。如供应商不能按时履行合同义务，应提前通知采购管理部门，并承担相应的违约责任。3.需求部门应按照合同约定的验收方式对采购项目进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。2.如采购合同因不可抗力、政策调整、双方协商一致等原因需要终止，双方应签订书面的合同终止协议，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同档案管理1.采购管理部门应负责采购合同的档案管理工作，建立采购合同台账，对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。2.采购合同档案应包括采购合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等相关资料。采购合同档案应妥善保管，以备查阅。六、采购监督与审计（一）采购监督1.采购管理部门应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购监督应包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行等方面。2.采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决采购过程中存在的问题。如发现违规行为，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。3.集团内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，评价采购活动的合规性、效益性。审计部门应出具审计报告，提出审计意见和建议。（二）采购审计1.采购审计应包括采购项目的立项、预算、采购方式、供应商选择、合同签订、合同履行、验收、付款等环节。审计内容应包括采购活动是否符合法律法规