法院采购制度管理规定

PAGE法院采购制度管理规定一、总则（一）目的为了规范法院采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合法院实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于法院机关及所属各部门、派出法庭等在履行职能过程中，使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动，协调采购过程中的相关事宜，对采购项目进行监督和管理。2.需求部门提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行采购项目的验收等工作。3.财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，对采购资金的使用情况进行监督。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违法违纪行为。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.需求部门应根据工作实际需要，提前制定采购需求计划，并详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额等内容。2.采购需求计划应经部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据需求部门申报的采购需求计划，结合法院年度预算安排和实际工作情况，编制年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购预算等内容，并经相关领导审批后执行。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要确需调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门应对调整申请进行审核，并报相关领导审批。经批准后，对采购计划进行相应调整。三、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求，编制投标文件并提交投标。采购管理部门组织开标、评标活动，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判小组与供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。谈判文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的，谈判结束后，谈判小组应当要求所有继续参加谈判的供应商在规定时间内提交最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购管理部门组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证。单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组出具论证意见，明确采购项目是否符合单一来源采购条件，并推荐拟邀请的供应商。采购管理部门将单一来源采购论证意见报相关领导审批。经批准后，与拟邀请的供应商进行协商，确定成交价格，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.需求部门应及时跟踪采购合同的履行情况，发现问题及时与采购管理部门沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。（五）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目进行付款审核。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经审核无误后，按照规定程序办理付款手续。五、采购监督管理（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否公平等。2.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，防范采购风险。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计等部门的监督检查。法院应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的相关资料和情况。2.采购信息应按照规定在相关媒体上公开，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有质疑或投诉的，应在规定时间内以书面形式向采购管理部门提出。采购管理部门应及时受理，并组织相关人员进行调查核实。2.对于供应商的投诉，采购管理部门应在规定时间内作出处理决定，并将处理结果通知投诉供应商。投诉供应商对处理结果不服的，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。六、采购档案管理（一）档案收集采购管理部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同及相关补充协议、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案资料的