学校采购内控制度及流程

PAGE学校采购内控制度及流程一、总则（一）目的为了加强学校采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中发生的采购行为，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格遵守相关程序和规定。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，合理选择采购方式和供应商，降低采购费用。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，接受学校内部和外部的监督。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购工作中的职责和权限，确保采购工作的协调和统一。5.不相容岗位分离原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应当相互分离，避免权力集中和利益输送。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责对重大采购项目进行决策。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度和流程；2.审批采购预算和采购计划；3.决策重大采购项目的采购方式、采购文件和中标（成交）供应商等。（二）采购执行部门学校设立采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门可以根据学校实际情况，设置专门的采购科室或配备专职采购人员，其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和流程；2.编制采购预算和采购计划；3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标（谈判、询价）等；4.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同；5.负责采购项目的验收工作；6.整理和归档采购文件和资料。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行监督检查。采购监督部门可以是学校内部审计部门或纪检监察部门，其职责包括：1.监督采购管理制度和流程的执行情况；2.审查采购文件和采购合同；3.在采购活动现场进行监督，确保采购活动的公平、公正、公开；4.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。（四）使用部门使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术论证和验收工作，其职责包括：1.根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，提出采购需求；2.对采购项目的技术要求进行论证，提供技术参数和技术方案；3.参与采购项目的验收工作，对验收结果进行确认。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应当根据本部门的工作任务和发展规划，结合学校年度预算安排，编制本部门的采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购执行部门应当对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合学校实际情况，提出学校年度采购预算草案，报学校采购决策机构审批。3.学校采购决策机构应当根据学校发展战略和财务状况，对采购预算草案进行审议和批准。经批准的采购预算应当严格执行，不得随意调整。（二）采购计划制定1.采购执行部门应当根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应当报学校采购决策机构备案。采购执行部门应当按照采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。（三）采购预算与计划调整1.在采购预算和计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算和计划的，应当由使用部门提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，经采购执行部门审核后，报学校采购决策机构审批。2.采购预算和计划调整应当遵循必要性、合理性和可行性原则，确保调整后的采购预算和计划符合学校实际情况和发展需要。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应当经使用部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，应当对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核。审核通过后报采购监督部门备案。2.对于采购金额较大、技术复杂、涉及重大利益等采购项目，采购执行部门应当组织相关部门和专家进行论证，并将论证结果报采购决策机构审批。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，制定采购文件。采购文件应当包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款等内容。2.采购执行部门应当按照规定的采购方式组织采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应当发布采购公告，邀请潜在供应商参加投标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应当向符合相应资格条件的供应商发出采购文件，组织谈判或询价。3.在采购活动过程中，采购执行部门应当对供应商的资格进行审查，对投标文件（响应文件）进行评审，按照评审结果确定中标（成交）供应商。（四）合同签订1.采购执行部门应当与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款，并加盖学校公章和供应商公章。2.采购合同签订后，采购执行部门应当将采购合同副本送采购监督部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应当组织使用部门、相关技术人员等成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应当按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试，确保采购项目符合要求。2.验收小组应当出具验收报告，验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。验收报告应当作为支付采购款项的依据之一。（六）采购付款1.采购执行部门应当根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》并附相关证明材料，报财务部门审核。2.财务部门应当对《付款申请表》及相关证明材料进行审核，审核通过后按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应当定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商选择不当、采购价格不合理、采购质量不达标、采购合同纠纷等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行综合评估，选择优质供应商；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和管理。2.采购价格风险应对：加强市场调研，了解同类产品的价格行情，合理确定采购价格；采用招标、谈判、询价等多种采购方式，进行价格比较，选择价格合理的供应商；建立采购价格监控机制，及时发现价格异常波动情况，采取相应的措施进行调整。3.采购质量风险应对：在采购文件中明确采购质量标准和验收要求；加强对采购项目的验收工作，严格按照验收标准进行验收；对采购质量不合格的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、终止合作等。4.采购合同风险应对：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、完整；在合同履行过程中，严格按照合同约定执行，及时处理合同变更、解除等事项；建立采购合同纠纷处理机制，妥善解决合同纠纷。（三）风险监控与改进1.采购执行部门应当定期对采购风险管理措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险问题。2.根据风险监控结果，总结经验教训，及时调整和完善采购风险管理措施，不断提高采购风险管理水平。七、采购档案管理（一）档案收集采购执行部门应当在采购活动结束后，及时收集和整理采购文件和资料，包括采购申请表、采购预算和计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等，并按照档案管理的要求进行分类和编号。（二）档案整理与归档采购执行部门应当对收集到的采购档案进行整理和归档工作，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。采购档案应当按照年度、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案保管与查阅1.档案保管：采购档案应当妥善保管，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。档案保管期