单位内部采购三方询价制度

PAGE单位内部采购三方询价制度总则目的为规范单位内部采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金使用效益，保证采购质量，特制定本三方询价制度。适用范围本制度适用于单位内部各类物资、服务及工程项目的采购活动，但法律法规另有规定或涉及国家安全、国家秘密等特殊情况的采购除外。基本原则1.公平公正原则：询价过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与询价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视或不正当影响。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，包括询价文件、询价过程、询价结果等，接受单位内部监督。3.竞争择优原则：通过邀请多家供应商参与询价，充分引入竞争机制，选择质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。4.诚实守信原则：参与询价的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得提供虚假信息或进行不正当竞争。询价主体与职责采购部门1.负责编制询价文件，明确采购需求、技术规格、质量标准、交货期等要求。2.组织实施询价活动，包括发布询价公告、邀请供应商、发放询价文件、接收报价文件等。3.对供应商的报价文件进行初步审查，筛选出符合要求的供应商进入详细评审环节。4.协调与供应商的沟通，解答供应商的疑问，组织现场考察等活动。5.负责询价结果的汇总、分析和报告，提出推荐意见。询价小组1.由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成，成员应具备相关专业知识和经验。2.负责对供应商的报价文件进行详细评审，根据询价文件的要求和评审标准，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评估。3.对评审过程中发现的问题进行讨论和决策，确定最终的成交供应商。4.撰写询价评审报告，记录评审过程和结果，作为采购决策的依据。使用部门1.提出采购需求，明确所需物资、服务或工程项目的具体要求和技术规格。2.参与询价文件的编制，提供专业意见和建议，确保采购需求的合理性和准确性。3.协助采购部门对供应商进行考察和评估，提供使用体验和质量反馈。4.参与询价结果的评审，对成交供应商的产品或服务进行确认。财务部门1.参与询价文件的审核，对采购预算、资金来源等进行审核把关。2.协助采购部门对供应商的报价进行分析，评估采购成本的合理性。3.负责对采购合同的财务条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。4.监督采购资金的支付和使用情况，确保资金安全。询价程序采购计划制定1.使用部门根据工作需要，提前编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购项目需经单位领导班子集体研究决定。询价文件编制1.采购部门根据采购计划和使用部门的需求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：采购项目概述，包括项目名称、采购内容、技术规格、质量标准、交货期等要求。供应商资格要求，包括供应商的资质证书、业绩情况、信誉状况等。报价文件格式，明确报价内容、报价有效期、付款方式等。评审标准，包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面的评分细则。其他要求，如样品提供、实地考察等。2.询价文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报分管领导审批。询价公告发布1.采购部门通过单位内部网站、公告栏等渠道发布询价公告，邀请符合资格要求的供应商参与询价。询价公告应包括采购项目名称、采购内容、供应商资格要求、报价文件递交截止时间、地点等信息。2.询价公告发布时间不得少于[X]个工作日，以确保供应商有足够的时间准备报价文件。供应商邀请1.采购部门根据询价公告的要求，对潜在供应商进行筛选，确定邀请名单。邀请名单应包括至少三家符合资格要求的供应商。2.采购部门向邀请名单中的供应商发放询价文件，并告知其报价文件的递交截止时间、地点等要求。报价文件接收1.供应商应在询价文件规定的报价文件递交截止时间前，将报价文件密封送达指定地点。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺、资质证明文件等内容。2.采购部门负责接收供应商的报价文件，并进行登记和编号。对逾期送达或未按要求密封的报价文件，采购部门应予以拒收。初步审查1.询价小组对供应商的报价文件进行初步审查，主要审查报价文件的完整性、符合性、有效性等。审查内容包括：报价文件是否按照询价文件的要求编制，签字盖章是否齐全。供应商的资格证明文件是否有效，是否符合询价文件的要求。报价文件的内容是否清晰、准确，是否存在重大偏差。2.对初步审查合格的报价文件，询价小组进行详细评审；对初步审查不合格的报价文件，询价小组应告知供应商其报价文件存在的问题，并要求其在规定时间内进行澄清或补正。若供应商在规定时间内未进行澄清或补正，或澄清、补正后仍不符合要求的，其报价文件将被视为无效。详细评审1.询价小组根据询价文件规定的评审标准，对初步审查合格的供应商报价文件进行详细评审。评审过程中，询价小组可以要求供应商对其报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。2.评审标准应根据采购项目的特点和需求进行设定，一般包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面。具体评分细则如下：价格部分：以各供应商的有效报价为基础，按照低价优先的原则进行评分。价格得分计算公式为：价格得分=（最低报价/供应商报价）×价格权重。价格权重根据采购项目的性质和特点确定，一般不低于[X]%。技术方案部分：根据供应商提供的技术方案的合理性、先进性、可行性等进行评分。技术方案得分计算公式为：技术方案得分=技术方案评审得分×技术方案权重。技术方案权重根据采购项目的技术含量和复杂程度确定，一般不高于[X]%。售后服务部分：根据供应商提供的售后服务承诺、售后服务团队、售后服务响应时间等进行评分。售后服务得分计算公式为：售后服务得分=售后服务评审得分×售后服务权重。售后服务权重根据采购项目的售后服务需求确定，一般不高于[X]%。信誉部分：根据供应商的信誉状况、业绩情况、违法违规记录等进行评分。信誉得分计算公式为：信誉得分=信誉评审得分×信誉权重。信誉权重根据采购项目的重要性和风险程度确定，一般不高于[X]%。3.询价小组应按照评审标准对各供应商的报价文件进行打分，并计算出各供应商的综合得分。综合得分=价格得分+技术方案得分+售后服务得分+信誉得分。成交供应商确定1.询价小组根据各供应商的综合得分，按照得分由高到低的顺序推荐成交供应商。得分相同的，按照报价由低到高的顺序推荐；报价也相同的，可以由询价小组通过抽签等方式确定成交供应商。2.采购部门将询价小组推荐的成交供应商名单报分管领导审批。分管领导审批通过后，采购部门向成交供应商发出成交通知书，并同时将询价结果通知未成交供应商。采购合同签订1.采购部门与成交供应商按照成交通知书的要求，在规定时间内签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，以及双方的权利和义务。2.采购合同签订前，财务部门应对合同的财务条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。监督与管理内部监督1.单位内部审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行检查，审查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用情况。2.单位纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，对违反本制度的单位和个人，依法依规追究责任。供应商管理1.采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作情况等进行记录和管理。2.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的表现调整其在供应商名单中的等级。对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。档案管理1.采购部